Everhour ergänzt kundenbezogene Arbeit auf ClickUp-Aufgabenbasis um Workflows für abrechenbaren Zeitaufwand, Ausgaben, Rechnungsstellung und Reporting.
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Alejandro Luna0:00:00Kai Nani0:00:00Kai Nani0:00:00Click!
Dave Jung0:00:00Alejandro Luna0:00:00Dave JungDer Rechner liefert Ihnen die Zahl — Everhour übernimmt den Rest.
Ein Klick und die Zeit läuft. Starten Sie einen Timer, fügen Sie einen Eintrag hinzu, bearbeiten Sie die Details. Genau so fühlt es sich in Everhour an.
Legen Sie ein Budget fest, weisen Sie Sätze zu und werden Sie benachrichtigt, bevor Sie es überschreiten.
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Jeder Bericht, den Sie brauchen — nach Ihren Wünschen konfiguriert, immer aktuell.
Erfasste Stunden fließen direkt in eine ansprechende Rechnung — kein Kopieren und Einfügen, kein manuelles Rechnen.
Verwandeln Sie abgeschlossene Arbeit an ClickUp-Aufgaben in Abrechnungsgrundlagen, die ein Kunde lesen und ein Manager vertreten kann. Die praktische Aufgabe besteht darin, abrechenbare Arbeit von interner Arbeit zu trennen, die richtige Grundlage des Stundensatzes anzuwenden, Projektausgaben zu prüfen und Rechnungsdetails vorzubereiten, ohne die Woche aus verstreuten Notizen neu aufzubauen.
Der stärkste Prozess beginnt vor dem Rechnungstag. Jeder Zeiteintrag benötigt die Aufgabe, Person, das Datum, die Dauer, den Abrechenbarkeitsstatus und eine kurze Beschreibung, die die Arbeit in kundenverständlichen Begriffen erklärt. Dieser Datensatz gibt der prüfenden Person genug Details, um die Arbeit zu bepreisen, interne Zeit zu entfernen und Kundenfragen zu beantworten, ohne jeden Aufgaben-Thread erneut zu öffnen.
Ein abrechnungsreifer Workflow behandelt jede ClickUp-Aufgabe als Kontext und bepreist die Arbeit dann über die Abrechnungsebene. Der Abrechenbarkeitsstatus entscheidet, ob der Zeitaufwand auf die Rechnung gelangt. Stundensätze entscheiden über den berechneten Betrag. Ausgaben entscheiden, ob erstattungsfähige Projektkosten in die Rechnung aufgenommen werden. Der Rechnungsstatus hält bereits abgerechnete Arbeit aus dem nächsten Lauf heraus.
Ein nützlicher Quelldatensatz für Rechnungen umfasst das Projekt, die Aufgabe, die zugewiesene Person, das Datum, den aufgewendeten Zeitaufwand, den Abrechnungsstatus, die Grundlage des Stundensatzes, Ausgabendetails und den Rechnungsstatus. Eine Zeile wie „Design-QA-Prüfung, 5. März 2026, 2,5 Stunden, abrechenbar, Stundensatz für Senior Designer" gibt dem Kunden genug Details, ohne interne Kommentare oder unfertige operative Notizen offenzulegen.
Rechnungsstreitigkeiten beginnen oft, wenn der Abrechnungsdatensatz die Entscheidung hinter der Zahl verbirgt. Ein Kunde kann eine Summe leichter akzeptieren, wenn die unterstützenden Einträge zeigen, wer gearbeitet hat, zu welcher Aufgabe die Arbeit gehört, ob der Zeitaufwand abrechenbar war und welche Ausgaben mit Belegen oder Kategoriedetails weiterbelastet wurden.
Nicht abrechenbarer Zeitaufwand sollte für das Abrechnungsteam sichtbar bleiben, auch wenn er nicht auf der Rechnung erscheint. Interne Prüfungen, Nacharbeit außerhalb der Kundenvereinbarung, Vertriebsgespräche und administrative Bereinigung können Margendruck und Probleme mit dem Projektumfang erklären. Diese Einträge aus der Managementansicht zu entfernen, macht die endgültige Rechnung sauberer, lässt dem Team aber weniger Nachweise für künftige Schätzungen.
Eine kostenlose einmalige Aufstellung reicht aus, wenn Sie eine einzelne Rechnung aus einer kleinen Menge geprüfter Einträge benötigen. Die manuelle Prüfung funktioniert für einen Freelancer, der einen Kunden abrechnet, ein kurzes Projekt mit einem Stundensatz oder eine Bereinigungsrechnung, nachdem die Arbeit abgeschlossen ist und alle Ausgaben bereits bekannt sind.
Ein verwalteter Workflow wird notwendig, wenn ClickUp-Aufgaben wiederkehrende Kundenabrechnung unterstützen. Everhour kann abrechenbaren und nicht abrechenbaren Zeitaufwand erfassen, Kosten- und abrechenbare Stundensätze trennen, Projektausgaben mit Belegen speichern, Rechnungen aus noch nicht abgerechnetem Zeitaufwand und Ausgaben erzeugen und den Rechnungsstatus in Everhour sichtbar halten.
Dieser Inhalt dient nur der allgemeinen Information, ist möglicherweise nicht vollständig aktuell und wird ohne jegliche Gewährleistung oder Haftung bereitgestellt.
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Die prüfende Person für die Abrechnung benötigt den Kunden, das Projekt, die Aufgabenliste, geprüfte Zeiteinträge, den Abrechenbarkeitsstatus, die Grundlage des Stundensatzes, erstattungsfähige Ausgaben, Steuer- oder Rabatteinstellungen, sofern sie gelten, und Zahlungsbedingungen. Die Rechnung sollte sich nicht allein auf Erinnerung oder Aufgabenkommentare stützen. Jede abgerechnete Zeile benötigt genug Details, um die Belastung zu erklären, ohne interne Notizen offenzulegen.
Ausgaben sollten geprüft werden, bevor sie in die Rechnungssumme einfließen. Halten Sie Kategorie, Beschreibung, Betrag, Beleg und Abrechenbarkeitsstatus beim Projektdatensatz. Einheitenbasierte Ausgaben, wie Kilometerpauschalen oder Druckmaterialien, benötigen eine Menge und einen Stückpreis. Interne Kosten, die nicht erstattungsfähig sind, sollten in Rentabilitätsberichten bleiben und nicht auf die Kundenrechnung gelangen.
Die Gruppierung sollte zur Prüfgewohnheit des Kunden passen. Die Gruppierung nach Aufgaben funktioniert, wenn der Kunde bestimmte Arbeitsergebnisse freigibt. Die Gruppierung nach Personen funktioniert, wenn der Vertrag Arbeit nach Rolle oder Teammitglied bepreist. Die Gruppierung nach Datum hilft bei wöchentlichen oder monatlichen Audits. Die Gruppierung nach Projekt funktioniert für eine einfachere Rechnung, wenn der Kunde nur eine Zusammenfassung benötigt und Nachweise separat verfügbar sind.
Der stärkste Datensatz verbindet jede Belastung mit einer Aufgabe, einem Datum, einer Person, einem Zeitaufwand, dem Abrechenbarkeitsstatus und der Grundlage des Stundensatzes. Eine kurze Arbeitsbeschreibung sollte die erbrachte Tätigkeit erklären, nicht den internen Prozess. Einträge wie „Kundenkorrekturen" sind schwach. Einträge wie „Überarbeitungsdurchgang der Homepage nach Feedback der Stakeholder" lassen sich leichter vertreten.
Doppelte Belastungen entstehen, wenn zuvor abgerechneter Zeitaufwand in einen neuen Abrechnungslauf übernommen wird. Der Abrechnungsdatensatz sollte Zeitaufwand als abgerechnet markieren, nachdem er verwendet wurde, und ihn dann aus dem nächsten Rechnungsentwurf ausschließen. Ein verlässlicher Prozess prüft außerdem Datumsbereiche, Kundenprojekte und erstattungsfähige Ausgaben, bevor der Entwurf gesendet wird.
Everhour Expenses erfasst Projektkosten mit Belegbildern oder PDFs, einheitenbasierten Kategorien, Abrechenbarkeitsstatus und Reporting auf Projektebene. Abrechenbare Ausgaben können zusammen mit abrechenbarem Zeitaufwand zu Rechnungen hinzugefügt werden, sodass erstattungsfähige Kosten mit demselben Kundenabrechnungsworkflow verbunden bleiben wie die Arbeit an ClickUp-Aufgaben.
Everhour Billing & Invoicing kann Rechnungen aus noch nicht abgerechnetem abrechenbarem Zeitaufwand und Ausgaben erzeugen und dabei Projekt-, Mitglieds- oder Aufgabenstundensätze verwenden, während nicht abrechenbare Arbeit ausgeschlossen wird. Nachdem Zeitaufwand abgerechnet wurde, markiert Everhour ihn als abgerechnet, sodass dieselben Stunden nicht erneut in einer späteren Rechnung erscheinen.
Erfassen Sie erstattungsfähige Projektkosten mit Everhour Expenses, hängen Sie Belege an, nehmen Sie abrechenbare Ausgaben in Rechnungen auf und halten Sie Erstattungsdetails mit der Kundenabrechnung verbunden.
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