Everhour ergänzt Zeiterfassung auf Aufgabenebene innerhalb von Asana-Projekten, sodass erfasste Arbeit mit Aufgaben, Budgets und Berichten verknüpft bleibt.
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Alejandro Luna0:00:00Kai Nani0:00:00Kai Nani0:00:00Click!
Dave Jung0:00:00Alejandro Luna0:00:00Dave JungDer Rechner liefert Ihnen die Zahl — Everhour übernimmt den Rest.
Ein Klick und die Zeit läuft. Starten Sie einen Timer, fügen Sie einen Eintrag hinzu, bearbeiten Sie die Details. Genau so fühlt es sich in Everhour an.
Legen Sie ein Budget fest, weisen Sie Sätze zu und werden Sie benachrichtigt, bevor Sie es überschreiten.
Messung
Verfolgen Sie Ihr Budget über Zeit oder Kosten
Jeder Bericht, den Sie brauchen — nach Ihren Wünschen konfiguriert, immer aktuell.
Erfasste Stunden fließen direkt in eine ansprechende Rechnung — kein Kopieren und Einfügen, kein manuelles Rechnen.
Verwenden Sie diesen Ablauf, wenn Projektarbeit bereits in Asana liegt und Sie Zeit mit genau der Aufgabe verknüpfen müssen, durch die sie entstanden ist. Eine Projektsumme zeigt den Gesamtverbrauch, ein Aufgabendatensatz zeigt jedoch das Arbeitselement hinter jedem Eintrag. Dieses Detail ist wichtig, wenn eine Führungskraft den Umfang prüft, ein Kunde einen Nachweis verlangt oder die Finanzabteilung abrechenbare und nicht abrechenbare Arbeit trennt.
Ein sauberer Datensatz beginnt mit Aufgabe, Projekt, Person, Erfassungsdatum, Dauer, Beschreibung und Status zur Abrechenbarkeit. Fügen Sie Schätzungen hinzu, wenn geplante Zeit wichtig ist, und vergleichen Sie anschließend in Berichten die tatsächlichen Minuten mit der Schätzung. Halten Sie jeden Eintrag nah an der Aufgabe, die er unterstützt, denn Datensätze auf Aufgabenebene werden schwach, wenn Personen breite Projektzeit erfassen und die Details später erklären.
Beginnen Sie mit dem Arbeitselement in Asana und erfassen Sie dann die Zeit aus demselben Aufgabenkontext. Ein Timer-Eintrag eignet sich für aktive Arbeit, weil er die verstrichene Dauer während der Arbeit der Person aufzeichnet. Ein manueller Eintrag funktioniert nachträglich, solange Datum, Dauer, Aufgabe, Projekt und Beschreibung zur ausgeführten Arbeit passen.
Für die Teamprüfung sollte der Eintragsstatus sichtbar bleiben, bevor die Zeit in die Abrechnung oder Lohnabrechnung gelangt. Der Genehmigungsstatus zeigt einer Führungskraft, ob der Eintrag noch wartet, genehmigt ist oder korrigiert werden muss. Der Status zur Abrechenbarkeit zeigt der Finanzabteilung, ob die Zeit auf eine Kundenrechnung gehört. Kategorien und Beschreibungen ergänzen den zusätzlichen Kontext, den Berichte brauchen, ohne die prüfende Person zu zwingen, jede Aufgabe erneut zu öffnen.
Zeiterfassung auf Aufgabenebene funktioniert am besten, wenn jeder Eintrag eine Frage beantwortet: Welche Asana-Aufgabe hat diese Zeit verursacht? Alles auf das Projekt zu buchen, verbirgt das Arbeitsmuster, das später Überschreitungen, Übergaben und unbezahlte Zeit erklärt. Jede winzige Unterbrechung als separaten Posten zu erfassen, erzeugt Rauschen. Verwenden Sie die Aufgabe als Standardeinheit und verlassen Sie sich dann auf die Beschreibung für klärende Details.
Der häufige Fehler besteht darin, Aufgabenzeit und projektbezogene Aufräumarbeit im selben Eintrag zu mischen. Halten Sie Zeit auf der Aufgabe, wenn die Arbeit zu einem bestimmten Element gehört. Verwenden Sie einen breiteren Projekteintrag nur, wenn die Arbeit zu keiner Aufgabe gehört. Diese Trennung hält Aufgabenberichte glaubwürdig und verhindert, dass Projektsummen ihre Erklärung verlieren.
Eine einmalige Prüfung der Aufgabenzeit reicht für ein einzelnes Projekt, einen kurzen Prüfzeitraum oder eine schnelle Kundenfrage aus. Exportieren Sie die Einträge, bestätigen Sie die Status zur Abrechenbarkeit und schließen Sie den Vorgang ab. Dieser Ansatz bricht zusammen, wenn dasselbe Team den Prozess jede Woche wiederholt, weil Genehmigungen, Korrekturen, Rechnungen und Budgetprüfung einen konsistenten Datensatz benötigen.
Everhour passt zur verwalteten Version dieses Ablaufs, indem es Timer-Steuerelemente innerhalb von Asana-Aufgaben platziert, Projekt- und Aufgabendetails in weniger als fünf Minuten synchronisiert und die Einträge in Timesheets, Budgetansichten für abrechenbare Zeit, Warnungen und Berichte überführt. Administratoren können konfigurierbare Budgetschwellen, Excel-Exporte und die Übergabe an die Abrechnung nutzen, statt denselben Aufgabenzeit-Datensatz von Hand neu aufzubauen.
Dieser Inhalt dient nur der allgemeinen Information, ist möglicherweise nicht vollständig aktuell und wird ohne jegliche Gewährleistung oder Haftung bereitgestellt.
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Erfassen Sie Dauer, Erfassungsdatum, Person, Aufgabe, Projekt, Status zur Abrechenbarkeit und eine kurze Beschreibung. Schätzungen gehören neben die tatsächliche Zeit, wenn Sie eine Prüfung von geplanter gegenüber tatsächlicher Zeit benötigen. Der Datensatz sollte das Arbeitselement klar genug identifizieren, damit eine Führungskraft oder ein Kunde den Eintrag versteht, ohne die arbeitende Person bitten zu müssen, den Tag zu rekonstruieren.
Verwenden Sie einen Timer für Arbeit, die während ihrer Ausführung erfasst wird, und einen manuellen Eintrag für Zeit, die nach Abschluss der Arbeit hinzugefügt wird. Beide Methoden benötigen dieselben Kernfelder: Datum, Dauer, Aufgabe, Projekt, Person und Beschreibung. Manuelle Einträge erfordern zusätzliche Disziplin, weil die arbeitende Person die Dauer aus dem Gedächtnis oder aus Notizen liefert.
Abrechenbare Arbeit benötigt eine klare Aufgabe, ein Projekt, eine Dauer, ein Erfassungsdatum, einen Status zur Abrechenbarkeit und eine Beschreibung. Berichte auf Basis von Stundensätzen benötigen außerdem den Benutzer- oder Projektstundensatz, der für die Arbeit gilt. Halten Sie nicht abrechenbare Posten separat markiert, denn sie mit abrechenbaren Einträgen zu mischen, bläht die Rechnungsprüfung auf und erschwert das Lesen von Rentabilitätsberichten.
Der größte Fehler ist, breite Projektzeit zu erfassen, obwohl die Arbeit zu einer bestimmten Aufgabe gehört. Projektsummen addieren sich weiterhin, aber der Aufgabenbericht verliert den Grund hinter den Stunden. Ein weiteres häufiges Problem sind leere Beschreibungen, besonders bei manuellen Einträgen, die genügend Kontext für Genehmigung, Abrechnung oder spätere Prüfung benötigen.
Aufgabenschätzungen geben prüfenden Personen eine geplante Zahl, mit der sie die tatsächlich erfasste Zeit vergleichen können. Tatsächliche Zeit zeigt die Minuten, die nach der Arbeit aufgezeichnet wurden. Der nützliche Bericht zeigt beide Zahlen nach Aufgabe, Projekt und Person, sodass eine Führungskraft sehen kann, welche Arbeitselemente im Plan bleiben und welche genauer betrachtet werden müssen.
Everhour Expenses hält Projektkosten neben erfasster Aufgabenzeit, indem Mitglieder erstattungsfähige Ausgaben mit Belegbildern oder PDFs, einheitenbasierten Kategorien und Status zur Abrechenbarkeit erfassen können. Administratoren können entscheiden, ob Ausgaben auf Projektbudgets angerechnet werden, und abrechenbare Ausgaben zusammen mit abrechenbarer Zeit zu Rechnungen hinzufügen.
Die Asana-Integration von Everhour synchronisiert Projekte, Aufgabentitel, benutzerdefinierte Felder und Tags in weniger als fünf Minuten in Everhour-Berichte. Teams können über eingebettete Steuerelemente innerhalb von Asana erfassen und anschließend Zeit nach derselben Aufgaben- und Projektstruktur prüfen, die für die tägliche Arbeit verwendet wird.
Verbinden Sie Belege, einheitenbasierte Kosten und abrechenbare Ausgaben mit Asana-Aufgabenzeit und nehmen Sie anschließend genehmigte Kosten mit Everhour Expenses in Rechnungen auf, um Projektprofitabilität und Erstattungsprüfung sauberer zu machen.
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