Google Sheets übernimmt die Kapazitätsberechnung, während Everhour Reporting genehmigte Zeit in gruppierte Berichte und Exporte umwandelt.
Messen Sie die abrechenbare Auslastung gegenüber der Gesamtkapazität und sehen Sie genau, wie viele Stunden Sie pro Zeitraum liegen lassen.
Arbeitsstunden in diesem Zeitraum
Branchendurchschnitt für Agenturen: 75-85 %
Der Rechner liefert Ihnen die Zahl — Everhour übernimmt den Rest.
Ein Klick und die Zeit läuft. Starten Sie einen Timer, fügen Sie einen Eintrag hinzu, bearbeiten Sie die Details. Genau so fühlt es sich in Everhour an.
Legen Sie ein Budget fest, weisen Sie Sätze zu und werden Sie benachrichtigt, bevor Sie es überschreiten.
Messung
Verfolgen Sie Ihr Budget über Zeit oder Kosten
Jeder Bericht, den Sie brauchen — nach Ihren Wünschen konfiguriert, immer aktuell.
Erfasste Stunden fließen direkt in eine ansprechende Rechnung — kein Kopieren und Einfügen, kein manuelles Rechnen.
Ein Google-Sheets-Kapazitätstracker beantwortet eine praktische Frage: Welcher Anteil der verfügbaren Arbeitskapazität wurde für abrechenbare Arbeit einer Person, Rolle, eines Teams, Projekts oder Zeitraums aufgewendet. Das Sheet beginnt in der Regel mit einer flachen Quelltabelle, die Datum, Person, Rolle, Team, Projekt, Stunden, Abrechenbarkeitskennzeichen, PTO und Feiertagsstatus enthält. Pivot-Tabellen oder QUERY-Zusammenfassungen fassen die Zeilen anschließend zu nutzbaren Kapazitätsansichten zusammen.
Der US-Nenner ist eine firmeneigene Richtlinienentscheidung, keine bundesweite Vollzeitregel. Der FLSA definiert keine Vollzeit- oder Teilzeitbeschäftigung. Viele Firmen verwenden 40 Wochenstunden als Bruttokapazität, weil die bundesweiten Überstundenregeln verlangen, dass erfasste nicht freigestellte Beschäftigte für Arbeitsstunden über 40 in einer festen 168-Stunden-Arbeitswoche Überstundenvergütung erhalten. Eine 40-Stunden-Basis entspricht 2.080 Bruttojahresstunden vor PTO, Feiertagen, unbezahltem Urlaub und anderer arbeitsfreier Zeit.
Google Sheets kann abrechenbare Stunden mit SUMIFS berechnen, indem eine Stundenspalte nur summiert wird, wenn Zeilen dem Abrechenbarkeitsstatus, der Person, dem Projekt, der Rolle, dem Team oder dem Datumsbereich entsprechen. Arbeitskapazität kann mit einer Struktur wie `NETWORKDAYS(start_date, end_date, holidays) * daily_capacity_hours - PTO_hours` aufgebaut werden. Das Standardwochenende von NETWORKDAYS ist Samstag und Sonntag, daher benötigen Firmen mit anderen Wochenenden NETWORKDAYS.INTL.
Das Sheet benötigt außerdem kontrollierte Bezeichnungen. Dropdowns oder Datenvalidierung verhindern, dass abrechenbare, nicht abrechenbare, PTO-, Feiertags-, Projekt- und Rollenwerte Summen über uneinheitliche Texte aufteilen. Wenn Zeiteinträge, PTO, Feiertage oder Kapazitätstabellen in separaten Dateien liegen, kann IMPORTRANGE nach erteiltem Zugriff Bereiche abrufen. Importierte Dashboards sind nicht in Echtzeit, weil IMPORTRANGE stündlich nach Aktualisierungen sucht, während das Zieldokument geöffnet ist, und sich über verkettete Importe hinweg verzögern kann.
Die Kernformel lautet: abrechenbare Stunden geteilt durch verfügbare Stunden. Angenommen, ein Berater hat 20 Arbeitstage in einem Monat, 8 tägliche Kapazitätsstunden, 16 PTO-Stunden und 8 Feiertagsstunden. Die verfügbare Kapazität beträgt 20 * 8 = 160 Bruttostunden, dann 160 - 24 = 136 verfügbare Stunden nach Urlaubs- und Feiertagszeit. Bei 102 abrechenbaren Stunden beträgt die Auslastung 102 / 136 = 0,75 oder 75 %.
Eine Google-Sheets-Formel muss vor einem Nenner von null schützen, weil DIVIDE nicht 0 als Divisor verwenden kann. Zeiträume ohne verfügbare Stunden sollten leer, ausgeschlossen oder mit einer klaren Statusbezeichnung zurückgegeben werden, statt einen falschen Auslastungsprozentsatz zu zeigen. Bezahlter Urlaub und bezahlte Feiertage sind nach dem FLSA für private Arbeitgeber nicht vorgeschrieben, daher sollte das Sheet der Unternehmensrichtlinie, Vertragsbedingungen oder einer anderen anwendbaren Regel folgen, wenn Urlaub von der Kapazität abgezogen wird.
Eine einmalige Google-Sheets-Berechnung reicht aus, wenn Sie eine schnelle monatliche Auslastungsprüfung, eine Projekt-Nachbetrachtung oder eine Zusammenfassung für ein kleines Team mit sauberen Quellzeilen benötigen. Das Sheet endet dort, wo Prüfung und Kontrolle beginnen. Manuelle Änderungen, verzögerte Importe, uneinheitliche Bezeichnungen und fehlende Genehmigungen verändern das Ergebnis, selbst wenn die Formel selbst korrekt ist.
Ein verwalteter Workflow passt zu Teams, die Auslastung für Abrechnung, Personalplanung, Payroll-Prüfung oder Rentabilitätsberichte verwenden. Everhour Reporting kann erfasste Zeit nach Projekt, Kunde, Mitglied, abrechenbarer Zeit, Arbeitskosten, Budgetkennzahlen und Integrationsfeldern gruppieren und anschließend CSV-, Excel/XLSX- oder PDF-Berichte exportieren. Dadurch erhält der Tabellenkalkulationsnutzer eine sauberere Quelle für Analysen, ohne das Sheet zum führenden System zu machen.
Dieser Inhalt dient nur der allgemeinen Information, ist möglicherweise nicht vollständig aktuell und wird ohne jegliche Gewährleistung oder Haftung bereitgestellt.
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Eine praktische Quelltabelle benötigt eine Überschrift pro Spalte, mit Feldern wie Datum, Person, Rolle, Team, Projekt, Stunden, Abrechenbarkeitskennzeichen, PTO und Feiertagsstatus. Pivot-Tabellen-Zusammenfassungen erfordern Überschriften, und saubere Überschriften erleichtern auch die Pflege von QUERY-Anweisungen. Zusätzliche Felder wie Kunde, Abteilung oder Genehmigungsstatus helfen, wenn derselbe Tracker Abrechnung, Personalplanung und Managementberichte unterstützt.
Google Sheets berechnet abrechenbare Auslastung, indem summierte abrechenbare Stunden durch ausgewählte verfügbare Stunden geteilt werden. SUMIFS kann die Stundentabelle nach Abrechenbarkeitsstatus, Person, Projekt, Rolle, Team und Datumsbereich filtern. Verfügbare Stunden können aus geplanter Kapazität, Nettoarbeitstagen oder einer firmeneigenen Richtlinientabelle stammen. Der Prozentsatz ändert sich, sobald sich eine Seite dieses Bruchs ändert.
Eine Person in vollständigem Urlaub, außerhalb des Datumsbereichs oder ohne zugewiesene Kapazität kann für einen Zeitraum null verfügbare Stunden haben. Eine Division durch null erzeugt einen Fehler, keine aussagekräftige Auslastungsrate. Ein gutes Sheet gibt leer, ausgeschlossen oder einen Status wie keine verfügbare Kapazität zurück, damit das Dashboard ein ungültiges Ergebnis nicht als Unterauslastung behandelt.
NETWORKDAYS kann Arbeitstage zwischen einem Startdatum und einem Enddatum zählen und dabei einen Feiertagsbereich ausschließen; anschließend kann das Sheet diese Tage mit täglichen Kapazitätsstunden multiplizieren. Das Standardwochenende ist Samstag und Sonntag. Teams mit anderen Wochenendmustern sollten NETWORKDAYS.INTL verwenden, damit der Nenner den tatsächlichen Arbeitskalender widerspiegelt.
Importierte Daten können sich verzögern. IMPORTRANGE sucht stündlich nach Aktualisierungen, während das Zieldokument geöffnet ist, und verkettete Importe können zusätzliche Verzögerungen verursachen. Ein Tracker, der durch importierte Zeiteinträge, PTO, Feiertage oder Kapazitätszeilen gespeist wird, sollte ein Aktualisierungsdatum oder einen Prüfschritt anzeigen, bevor jemand das Auslastungsergebnis für Abrechnung, Personalplanung oder Payroll-Prüfung verwendet.
Everhour Reporting wandelt erfasste Zeit, Budgets, Kosten und Projektdaten in konfigurierbare Berichte mit 45+ Spalten um. Sie können nach Projekt, Kunde, Mitglied, abrechenbarer Zeit, Arbeitskosten, Budgetkennzahlen und benutzerdefinierten Integrationsfeldern gruppieren und filtern und anschließend CSV-, Excel/XLSX- oder PDF-Dateien für die Tabellenanalyse exportieren.
Everhour kann gespeicherte Berichte einmalig oder nach einem wiederkehrenden Zeitplan per E-Mail senden, mit ausgewählten Empfängern, Betreff, Nachrichtentext und Versandzeitpunkt. Dieser Workflow unterstützt regelmäßige Kapazitätsprüfungen, wenn Manager dieselben Auslastungseingaben nach Woche, Monat, Team oder Projekt benötigen, ohne den Bericht in jedem Zeitraum neu aufzubauen.
Wandeln Sie erfasste Zeit in gruppierte Auslastungsberichte um und exportieren Sie anschließend die Zahlen für die Tabellenprüfung. Everhour Reporting gibt Teams sauberere wiederkehrende Kapazitätsdaten für Entscheidungen zu Abrechnung, Personalplanung und Rentabilität.
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