Everhour erfasst Zeit und Abwesenheiten rund um Ihren Tabellenkalkulations-Workflow, während Excel die Auslastung anhand der Regeln berechnet, die Sie festlegen.
Messen Sie die abrechenbare Auslastung gegenüber der Gesamtkapazität und sehen Sie genau, wie viele Stunden Sie pro Zeitraum liegen lassen.
Arbeitsstunden in diesem Zeitraum
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Ein Klick und die Zeit läuft. Starten Sie einen Timer, fügen Sie einen Eintrag hinzu, bearbeiten Sie die Details. Genau so fühlt es sich in Everhour an.
Legen Sie ein Budget fest, weisen Sie Sätze zu und werden Sie benachrichtigt, bevor Sie es überschreiten.
Messung
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Erfasste Stunden fließen direkt in eine ansprechende Rechnung — kein Kopieren und Einfügen, kein manuelles Rechnen.
Eine Excel-Ressourcenplanungstabelle beantwortet eine praktische Frage: Wie viel der verfügbaren Zeit einer Person wurde im von Ihnen ausgewählten Zeitraum zu abrechenbarer Arbeit. Die Tabelle kann diese Quote nach Mitarbeiter, Rolle, Team, Kunde, Projekt, Woche oder Monat berechnen. Sie benötigt abrechenbare Stunden aus Timesheets und einen Nenner für verfügbare Stunden, der zur Richtlinie Ihres Unternehmens passt, nicht zu einem allgemeinen nationalen Ziel.
Excel eignet sich für diese Aufgabe, weil es Timesheet-Zeilen, Kapazitätsannahmen und Feiertagslisten in einer Arbeitsmappe kombinieren kann. Ein typischer Aufbau verwendet `SUMIFS`, um abrechenbare Stunden nach Mitarbeiter und Datumsbereich zu summieren, `NETWORKDAYS`, um Arbeitstage zu zählen, und strukturierte Tabellenverweise, damit Formeln erweitert werden, wenn neue Zeilen hinzugefügt werden. Das Ergebnis ist wichtig für Personalbesetzung, Preisgestaltung, Workload-Review und Margenprüfungen.
Der Nenner bestimmt die Bedeutung der Auslastungsquote. Abrechenbare Stunden geteilt durch insgesamt erfasste Stunden messen den Anteil der protokollierten Zeit, der abrechenbar war, aber die Quote steigt künstlich, wenn Personen nicht abrechenbare Einträge auslassen. Abrechenbare Stunden geteilt durch feste Kapazität, etwa 40 Stunden pro Woche, zeigen die Leistung gegenüber einer geplanten Basislinie und können 100 % überschreiten, wenn abrechenbare Stunden über der Kapazität liegen.
Für US-Teams definiert Bundesrecht weder Vollzeit- noch Teilzeitbeschäftigung, daher ist der Vollzeit-Nenner eine Richtlinienentscheidung des Arbeitgebers. Viele Unternehmen verwenden 40 Wochenstunden als Brutto-Basislinie, weil Bundesregeln zu Überstunden verlangen, dass erfasste nicht freigestellte Arbeitnehmer Überstundenvergütung für Arbeitsstunden über 40 in einer festen 168-Stunden-Arbeitswoche erhalten. Eine 40-Stunden-Woche entspricht 2.080 Brutto-Jahresstunden vor PTO, Feiertagen, unbezahltem Urlaub und anderen Abwesenheiten.
Die Kernformel lautet abrechenbare Stunden geteilt durch verfügbare Stunden für dieselbe Person und denselben Zeitraum. In Excel stammen abrechenbare Stunden normalerweise aus `SUMIFS`, gefiltert nach Abrechenbarkeits-Flag, Mitarbeiter und Datumsbereich. Verfügbare Stunden können aus einer festen Wochenkapazität oder aus Arbeitstagen multipliziert mit der täglichen Kapazität stammen und werden dann um PTO, Krankheitsurlaub, Feiertage oder andere genehmigte Abwesenheiten reduziert, wenn Ihr Unternehmen die Netto-Arbeitszeit-Auslastung misst.
Zum Beispiel hat ein zweiwöchiger Excel-Planungszeitraum 10 Arbeitstage mit 8 Stunden pro Tag, also 80 Brutto-Kapazitätsstunden. Der Mitarbeiter hat 16 Stunden PTO und 4 Stunden Krankheitsurlaub, sodass die netto verfügbaren Stunden 60 betragen. Wenn `SUMIFS` für diesen Mitarbeiter und Zeitraum 30 abrechenbare Stunden zurückgibt, beträgt die Auslastung 30 ÷ 60 = 0,50 oder 50 %.
Der häufigste Excel-Fehler ist, individuelle Auslastungsprozentsätze in einer Teamzusammenfassung zu mitteln. Rollups sollten summierte abrechenbare Stunden durch summierte verfügbare Stunden teilen. Eine PivotTable kann Timesheet- und Kapazitätsdaten nach Mitarbeiter, Rolle, Team, Projekt, Kunde oder Zeitraum gruppieren, und numerische Wertfelder verwenden standardmäßig `SUM`, was das korrekte Rollup unterstützt, wenn die berechnete Quote diese summierten Eingaben verwendet.
Excel benötigt außerdem eine klare Grenze für die Behandlung von Abwesenheiten. `NETWORKDAYS(start_date, end_date, [holidays])` schließt Wochenenden und alle Feiertagsdaten aus, die im optionalen Feiertagsbereich angegeben sind, kennt aber Ihre PTO-Genehmigungen, Krankheitsurlaub, FMLA-Freistellung oder Teilzeitpläne nicht, sofern Sie sie nicht hinzufügen. Berechtigte Beschäftigte erfasster Arbeitgeber können aus qualifizierenden Gründen eine unbezahlte, arbeitsplatzgeschützte FMLA-Freistellung von bis zu 12 Arbeitswochen nehmen, und tatsächlich genommener Urlaub sollte verfügbare Stunden reduzieren, wenn Sie einen Nenner für Netto-Arbeitsstunden verwenden.
Eine einmalige Excel-Berechnung reicht aus, wenn Sie eine schnelle Prüfung für eine Person, ein Projekt oder einen Monat benötigen. Halten Sie die Arbeitsmappe schlank: Quellstunden, Abrechenbarkeits-Flag, Datumsbereich, Kapazität, Abwesenheitsstunden und der finale Prozentsatz. Eine leichtgewichtige Tabelle funktioniert auch für kleine Teams, wenn eine Person die Eingaben kontrolliert und Formeln prüft, bevor Entscheidungen die Arbeitsmappe verlassen.
Ein verwalteter Workflow wird notwendig, wenn Auslastung jede Woche in Personalplanung, Abrechnung, Payroll-Review oder Kundenreporting einfließt. Everhour Time Off erfasst Urlaub, Krankheitsurlaub und benutzerdefinierte Abwesenheitstypen mit Teil-Tages-Dauern, Ansammlung und Übertrag, Salden pro Mitarbeiter, Genehmigungsworkflows und Time-Off-Daten, die in Timesheets und Berichte fließen. Dadurch erhält die Tabellenkalkulation eine sauberere Quelle genehmigter Abwesenheitsdaten statt manueller Bearbeitungen.
Dieser Inhalt dient nur der allgemeinen Information, ist möglicherweise nicht vollständig aktuell und wird ohne jegliche Gewährleistung oder Haftung bereitgestellt.
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Excel sollte Auslastung als abrechenbare Stunden geteilt durch verfügbare Stunden für denselben Mitarbeiter, dasselbe Team, Projekt oder denselben Zeitraum berechnen. Verwenden Sie `SUMIFS`, um abrechenbare Zeit aus Timesheet-Zeilen zu summieren, und teilen Sie dann durch den gewählten Nenner. Der Nenner kann insgesamt erfasste Stunden, feste Kapazitätsstunden oder Netto-Arbeitsstunden nach PTO, Krankheitsurlaub, Feiertagen und anderen genehmigten Abwesenheiten sein.
Verwenden Sie Brutto-Kapazität, wenn Sie einen stabilen Vergleich mit einem Standardplan wünschen, etwa 40 Stunden pro Woche. Verwenden Sie netto verfügbare Stunden, wenn die Auslastung die Zeit widerspiegeln soll, in der die Person tatsächlich für Arbeit verfügbar war. PTO, Krankheitsurlaub, Feiertage und genommene FMLA-Freistellung sollten den Nenner nur im Rahmen einer Netto-Arbeitsstunden-Richtlinie reduzieren.
Das Mitteln von Prozentsätzen gibt jeder Person dasselbe Gewicht, selbst wenn sich ihre verfügbaren Stunden unterscheiden. Ein Teilzeitmitarbeiter mit 20 verfügbaren Stunden und ein Vollzeitmitarbeiter mit 80 verfügbaren Stunden sollten in einer Team-Auslastungsquote nicht gleich gewichtet werden. Summieren Sie alle abrechenbaren Stunden, summieren Sie alle verfügbaren Stunden und teilen Sie dann die Summen.
`SUMIFS` ist wichtig für Summen abrechenbarer Stunden, weil es nach Mitarbeiter, Projekt, Datumsbereich, Kunde, Rolle und Abrechenbarkeitsstatus filtern kann. `NETWORKDAYS` ist wichtig für Kapazität, weil es ganze Arbeitstage zwischen zwei Daten zurückgibt und dabei Wochenenden sowie bereitgestellte Feiertagsdaten ausschließt. Strukturierte Verweise und berechnete Spalten halten Formeln ausgerichtet, wenn die Quelltabelle wächst.
US-Bundesquellen legen kein Auslastungsziel für Professional Services fest. Das Ziel ist eine Benchmark-Entscheidung nach Unternehmen, Rolle, Service Line oder Branche. Bundesregeln beeinflussen dennoch gängige Kapazitätsannahmen: erfasste nicht freigestellte Arbeitnehmer erhalten Überstundenvergütung für Arbeitsstunden über 40 in einer festen 168-Stunden-Arbeitswoche, und der FLSA verlangt von privaten Arbeitgebern keinen bezahlten Urlaub, Krankheitsurlaub oder Feiertagslohn.
Everhour Time Off erfasst Urlaub, Krankheitsurlaub, Feiertage und benutzerdefinierte Abwesenheitstypen mit Teil-Tages-Dauern, Ansammlung, Übertrag, Salden pro Mitarbeiter und Genehmigungsworkflows. Genehmigte freie Zeit fließt in Timesheets und Berichte, sodass Excel-Auslastungsarbeitsmappen sauberere Abwesenheitssummen statt manuell gepflegter PTO-Spalten verwenden können.
Everhour Reporting wandelt protokollierte Zeit, Budgets, Kosten und Projektdaten in konfigurierbare Berichte mit Spalten, Gruppierung, Filtern, Datumsbereichen und Exporten nach CSV, Excel/XLSX oder PDF um. Teams können Auslastung nach Mitarbeiter, Projekt, Kunde oder Zeitraum prüfen und die Daten dann exportieren, wenn Tabellenkalkulationsanalysen oder Archivdatensätze benötigt werden.
Verwenden Sie genehmigte Abwesenheitsdaten, bevor Sie Kapazität berechnen. Everhour Time Off hält PTO, Krankheitsurlaub, Feiertage und benutzerdefinierte Abwesenheiten in Timesheets und Berichten sichtbar, um die Auslastungsplanung sauberer zu machen.
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