Les feuilles de temps des sociétés d'ingénierie doivent relier la main-d'œuvre aux contrats, aux phases et aux taux. Everhour ajoute des contrôles d'équipe structurés.
Saisissez vos heures d'arrivée et de départ pour chaque jour. Les heures supplémentaires et le salaire brut sont calculés automatiquement.
| Jour | Arrivée | Début de pause | Fin de pause | Pause | Départ | Total |
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Le calculateur vous donne le chiffre — Everhour prend le relais.
Un clic et le chronomètre tourne. Démarrez un minuteur, ajoutez une entrée, modifiez les détails. C'est exactement la sensation que vous aurez dans Everhour.
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Les sociétés d'ingénierie ont besoin de relevés de temps qui indiquent qui a travaillé, le client ou le contrat imputé, la phase du projet, la tâche effectuée, et si le temps était facturable, direct, indirect, en frais généraux ou non facturable. La semaine d'un ingénieur en conception civile peut inclure de l'ingénierie préliminaire sur un projet client, une revue QA interne, du travail de proposition et de la formation. Ces heures appartiennent à des catégories différentes.
Pour la paie aux États-Unis, les employeurs couverts doivent tenir des registres exacts pour les travailleurs non exemptés couverts par les dispositions de la FLSA sur le salaire minimum ou les heures supplémentaires, y compris les heures travaillées chaque jour ouvré et le total des heures travaillées chaque semaine de travail. La FLSA n'exige pas de formulaire ou de système de suivi du temps spécifique. La méthode doit être complète et exacte.
Une feuille de temps d'ingénierie utile commence par le client, le projet, le type de contrat, la phase, la tâche, la personne, la date, les heures, le statut de facturation et la catégorie de taux. Les travaux routiers Federal-aid associent souvent le temps à des services tels que la gestion de programme, la gestion de construction, les études de faisabilité, l'ingénierie préliminaire, l'ingénierie de conception, l'arpentage, la cartographie ou les services architecturaux.
Le type de contrat change la signification de la même heure. Les travaux à forfait nécessitent tout de même une visibilité sur la main-d'œuvre pour la rentabilité et la planification des effectifs. Les travaux en cost plus, time-and-materials et cost plus fixed fee nécessitent des liens plus nets entre la main-d'œuvre, les périmètres approuvés, les taux de facturation et le traitement des coûts remboursables. Une saisie de temps libellée seulement « travail de conception » laisse la comptabilité deviner.
Les sociétés d'ingénierie qui soutiennent des audits liés aux DOT ont besoin de relevés de main-d'œuvre qui distinguent la main-d'œuvre directe des avantages sociaux, des frais généraux et des pools de coûts indirects. FAR 31.202 indique que les coûts directs d'un contrat doivent être imputés directement à ce contrat. FAR 31.203 traite les coûts indirects comme les coûts restants accumulés dans des regroupements logiques avec une base d'allocation.
Cette distinction affecte plus que les factures. En vertu de 23 CFR Part 172, les propositions de taux de coûts indirects des consultants et sous-consultants soumises à l'acceptation d'une agence de transport d'État doivent certifier que les coûts inclus sont admissibles selon FAR 48 CFR Part 31 et exclure les coûts expressément non admissibles. Une classification approximative des feuilles de temps peut contaminer les tableaux de coûts et affaiblir le support d'audit.
Un total hebdomadaire ponctuel fonctionne pour une vérification interne rapide. Les sociétés d'ingénierie ont besoin d'un workflow géré lorsque le temps pilote la facturation client, la revue de la paie, l'utilisation, les tableaux de coûts indirects ou les preuves d'approbation. Le système doit conserver qui a saisi le temps, qui l'a approuvé, quelle période est verrouillée et quel projet ou contrat a reçu l'imputation.
Everhour s'inscrit dans cette couche gérée en donnant aux administrateurs des contrôles du temps à l'échelle de l'équipe, des workflows d'approbation, des périodes verrouillées, des rôles, des affectations de projet, des groupes d'équipe, une capacité hebdomadaire et des limites de suivi personnelles. Cette structure transforme les saisies individuelles en dossiers révisables avant que le temps n'atteigne les factures, les chèques de paie, les rapports d'utilisation ou le transfert comptable.
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Les relevés de temps des sociétés d'ingénierie doivent identifier l'employé, la date, les heures, le client, le projet, le contrat, la phase, la tâche, le statut de facturation et la catégorie de main-d'œuvre. Les employeurs américains ayant des travailleurs non exemptés couverts par les dispositions de la FLSA sur le salaire minimum ou les heures supplémentaires ont également besoin des heures quotidiennes travaillées et du total des heures travaillées chaque semaine de travail.
La main-d'œuvre directe appartient au contrat spécifique ou à l'objectif de coût final qui a reçu le travail. La main-d'œuvre indirecte appartient à un regroupement approprié de frais généraux ou de coûts indirects. FAR 31.202 et FAR 31.203 rendent cette séparation importante pour l'imputation contractuelle, l'allocation des coûts et les travaux d'ingénierie financés au niveau fédéral.
La FLSA exige des employeurs couverts qu'ils tiennent des registres exacts pour les travailleurs non exemptés, mais elle n'exige pas de formulaire ou de système de suivi du temps spécifique. Une feuille de calcul, une carte de pointage ou un système logiciel peut convenir s'il enregistre les heures requises de manière complète et exacte.
Les services liés à l'ingénierie et à la conception utilisant des fonds du Federal-aid highway program et menant directement à la construction doivent respecter 23 U.S.C. 112 et 23 CFR Part 172, ainsi que les exigences de 2 CFR Part 200 pour les services de consultants financés au niveau fédéral. Les relevés de temps doivent soutenir l'imputation contractuelle, le traitement des coûts indirects et la revue d'audit.
L'utilisation devient peu fiable lorsque les sociétés mélangent le travail client facturable avec l'administration interne, le temps de proposition, la formation ou les frais généraux sans libellés clairs. La formule courante est Heures facturables ÷ Heures de travail disponibles × 100. Un taux d'utilisation de 75 % signifie que 75 % des heures disponibles étaient facturables et que 25 % étaient non facturables.
Everhour Team Management permet aux administrateurs de définir des règles de verrouillage, d'approuver ou de rejeter le temps soumis, de corriger les saisies des membres de l'équipe, d'attribuer des rôles, de regrouper les équipes et de définir la capacité hebdomadaire. Les responsables d'ingénierie peuvent protéger les périodes clôturées et examiner le temps projet avant qu'il n'alimente la facturation, la revue de la paie ou le reporting.
Everhour Reporting transforme le temps enregistré, les budgets, les coûts et les données de projet en rapports personnalisables avec colonnes, regroupement, filtres, plages de dates et exports vers CSV, Excel/XLSX ou PDF. Les sociétés d'ingénierie peuvent examiner les heures par projet, client, membre, statut facturable, coût de main-d'œuvre et avancement du budget.
Utilisez Everhour Team Management pour approuver les feuilles de temps, verrouiller les périodes clôturées, corriger les saisies et organiser les équipes avant que la main-d'œuvre d'ingénierie n'atteigne la facturation, la revue de la paie et le reporting d'utilisation.
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