Le Japon exige des relevés objectifs des heures de travail, et Everhour relie le temps suivi aux budgets, à la facturation, aux validations et aux rapports.
Saisissez vos heures d'arrivée et de départ pour chaque jour. Les heures supplémentaires et le salaire brut sont calculés automatiquement.
| Jour | Arrivée | Début de pause | Fin de pause | Pause | Départ | Total |
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Un clic et le chronomètre tourne. Démarrez un minuteur, ajoutez une entrée, modifiez les détails. C'est exactement la sensation que vous aurez dans Everhour.
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Un logiciel de feuille de temps au Japon doit vous aider à enregistrer qui a travaillé, quel jour, sur quelle tâche ou quel projet, et pendant combien de temps. Le Japon exige des employeurs qu'ils déterminent la situation de chaque travailleur en matière d'heures de travail en vertu de la loi sur la sécurité et la santé industrielles, et les règlements sur la sécurité et la santé industrielles mentionnent les cartes de pointage, les relevés d'utilisation d'ordinateur, ou d'autres méthodes objectives et appropriées. Les relevés doivent être conservés pendant trois ans.
Le logiciel n'a pas besoin d'être une application spécifique imposée par le gouvernement. Il doit produire des relevés fiables que la paie, les managers et les administrateurs peuvent examiner. Un relevé hebdomadaire pratique montre les heures normales, les heures supplémentaires, le travail les jours fériés, les pauses exclues du temps de travail, le statut de validation et tout historique de correction. Pour la facturation libellée en yens ou les synthèses destinées à la paie, les montants doivent être indiqués en yens japonais.
La limite standard des heures de travail au Japon est de 8 heures par jour et de 40 heures par semaine, hors temps de pause. Les heures supplémentaires et le travail les jours de repos exigent généralement un accord écrit au titre de l'Article 36 avec le syndicat majoritaire ou le représentant majoritaire, déposé auprès de l'agence gouvernementale compétente. Le logiciel de feuille de temps doit rendre les heures excédentaires visibles avant la clôture de la paie, surtout lorsqu'une équipe travaille sur plusieurs projets, sites ou échéances client.
La limite ordinaire des heures supplémentaires au titre de l'Article 36 est de 45 heures par mois et de 360 heures par an. En cas d'augmentation exceptionnelle de la charge de travail, les heures supplémentaires et le travail les jours fériés doivent rester sous 100 heures par mois, la moyenne mensuelle glissante ne doit pas dépasser 80 heures, les heures supplémentaires annuelles sont plafonnées à 720 heures, et les mois au-dessus de 45 heures sont limités à six par an. Une feuille de temps qui ne stocke que les totaux hebdomadaires manque ces contrôles mois par mois.
Une feuille de temps prête pour le Japon doit séparer la date, le travailleur, le lieu de travail ou l'équipe, le projet, la tâche, l'heure de début et de fin, le temps de pause, les heures normales, les heures supplémentaires, le travail de nuit, le travail les jours fériés, le valideur et l'historique des modifications. Le registre des salaires compte aussi : les employeurs doivent en préparer un pour chaque lieu de travail et y saisir les informations de calcul des salaires, les montants des salaires et les autres éléments requis sans délai à chaque versement des salaires.
Les règles relatives aux données personnelles façonnent aussi le flux de travail. En vertu de la loi japonaise sur la protection des informations personnelles, les entreprises qui traitent des informations personnelles doivent préciser la finalité d'utilisation et ne peuvent pas utiliser les informations personnelles au-delà de cette finalité sans consentement préalable, sauf si une exception légale s'applique. Les relevés de temps des employés qui identifient les travailleurs sont des données personnelles ; les contrôles d'accès, la collecte limitée à la finalité et les mesures de sécurité nécessaires font donc partie du processus.
Une feuille de temps gratuite ou ponctuelle suffit lorsque vous avez besoin d'un court total hebdomadaire, d'une synthèse rapide pour un contractant ou d'un simple export pour un seul client. Elle cesse de suffire lorsque les mêmes heures alimentent la revue de paie, le suivi de l'Article 36, les budgets de projet, la facturation client et les rapports de gestion mensuels. À ce stade, les corrections, les validations et les pistes d'audit comptent autant que la première saisie.
Everhour s'intègre au flux de travail géré en reliant les saisies de temps aux budgets de projet en heures ou en argent, y compris les périodes budgétaires récurrentes et les alertes de seuil. Cela aide une équipe basée au Japon à voir si le travail dérive vers une limite budgétaire pendant que les feuilles de temps continuent de prendre en charge la revue de paie ou de facturation. L'objectif pratique est un relevé unique du temps validé que les équipes finance, opérations et relation client peuvent utiliser sans ressaisie.
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Le Japon n'impose pas un système nommé de logiciel de suivi du temps. Les employeurs doivent déterminer la situation de chaque travailleur en matière d'heures de travail, et les règlements sur la sécurité et la santé industrielles autorisent les cartes de pointage, les relevés d'utilisation d'ordinateur ou d'autres méthodes objectives et appropriées. L'exigence clé est un relevé fiable qui peut être conservé pendant trois ans et utilisé pour la revue des salaires, de la sécurité et du temps de travail.
Une feuille de temps utile pour la paie capture l'identité du travailleur, la date, l'heure de début et de fin, le temps de pause, les heures normales, les heures supplémentaires, le travail les jours fériés, le travail de nuit, le statut de validation et les corrections. Le Japon exige aussi un registre des salaires par lieu de travail pour chaque période de paie ; les données de feuille de temps doivent donc prendre en charge les informations de calcul des salaires et les montants des salaires sans obliger le personnel de paie à reconstruire les totaux manuellement.
Les totaux hebdomadaires seuls laissent des lacunes. La limite standard du Japon est de 8 heures par jour et de 40 heures par semaine, hors temps de pause, et les limites de l'Article 36 incluent des seuils mensuels et annuels d'heures supplémentaires. Les saisies quotidiennes aident à identifier les longues journées de travail, le travail de nuit entre 10 p.m. et 5 a.m., et les totaux d'heures supplémentaires de fin de mois avant la clôture de la paie.
Traiter les totaux de projet comme des relevés d'heures de travail crée un risque évitable. Un total de projet destiné au client peut soutenir la facturation, mais il ne prouve pas la situation quotidienne des heures de travail, le traitement des pauses, le travail de nuit, le travail les jours fériés ni le moment de validation. Les règles japonaises rendent importants les relevés d'heures de travail objectifs et appropriés ; la feuille de temps doit donc conserver le détail derrière chaque synthèse de paie ou de facturation.
La loi japonaise sur la protection des informations personnelles s'applique lorsque les relevés de temps des employés identifient les travailleurs. Les entreprises doivent préciser la finalité d'utilisation, éviter toute utilisation au-delà de cette finalité sans consentement préalable sauf si une exception s'applique, et prendre les mesures de sécurité nécessaires et appropriées. La règle n'interdit pas le suivi du temps. Elle exige une collecte, une divulgation, un contrôle d'accès et une supervision disciplinés.
Everhour Project Budgeting suit les budgets en temps et en argent à mesure que les personnes enregistrent des heures, avec des réinitialisations budgétaires quotidiennes, hebdomadaires, mensuelles, trimestrielles ou annuelles. Les équipes peuvent utiliser des alertes par e-mail sur les seuils, la protection budgétaire, les contrôles des dépenses et les budgets au niveau client pour garder le travail de feuille de temps validé connecté aux dépenses de projet et aux décisions de facturation.
Everhour relie les feuilles de temps validées aux budgets de projet, aux limites récurrentes et aux alertes budgétaires, donnant aux équipes basées au Japon un chemin plus clair entre le travail enregistré, la facturation et le contrôle budgétaire.
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