Everhour transforme le temps de projet suivi en feuilles de temps prêtes à être vérifiées, tandis que les totaux d'heures facturables indiquent ce qui doit parvenir au client.
Saisissez vos heures d'arrivée et de départ pour chaque jour. Les heures supplémentaires et le salaire brut sont calculés automatiquement.
| Jour | Arrivée | Début de pause | Fin de pause | Pause | Départ | Total |
|---|
Le calculateur vous donne le chiffre — Everhour prend le relais.
Un clic et le chronomètre tourne. Démarrez un minuteur, ajoutez une entrée, modifiez les détails. C'est exactement la sensation que vous aurez dans Everhour.
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Un total d'heures facturables répond à une question pratique : quel travail enregistré doit être facturé à un client pour une période définie. Vous avez besoin de la plage de dates, du client ou du projet, de la personne, de la tâche, du taux et du statut facturable pour chaque entrée. Le résultat doit séparer le travail facturable au client de l'administration interne, des ventes, de la formation, des reprises et des autres temps non facturables.
Pour les utilisateurs aux États-Unis, la facturation au temps et les champs de taux utilisent normalement les dollars américains. Un relevé d'heures facturables propre nécessite tout de même une discipline de paie en arrière-plan lorsque des employés sont concernés. Les employeurs couverts par la FLSA doivent conserver des registres exacts pour les travailleurs non exemptés, y compris les heures travaillées chaque jour de travail et le total des heures travaillées chaque semaine de travail, même lorsqu'une facture client utilise un format différent.
Un bon flux de travail pour les heures facturables commence avant la facture. Chaque entrée de temps a besoin d'un projet, d'une tâche, d'une personne, d'une date et d'un statut de facturation clairs. Une ligne comme « Revue de conception, 2,5 heures, 120 $ par heure, facturable » appartient à la facture si l'accord client l'autorise. Une ligne comme « réunion interne de dotation, 1 heure, non facturable » appartient aux rapports d'utilisation et de coûts, pas à la facturation du client.
Les équipes perdent de l'argent lorsqu'elles traitent le statut facturable comme une réflexion après coup. La reconstruction de fin de semaine crée des entrées vagues, des noms de tâches manquants et du travail mélangé que personne ne peut approuver avec confiance. Les minuteurs, les saisies manuelles le jour même et la sélection obligatoire du projet réduisent le nettoyage, car la personne qui effectue le travail enregistre le contexte de facturation pendant que les détails sont encore clairs.
Les heures facturables ne remplacent pas les registres de salaire et d'heures. Pour les employés non exemptés couverts par la FLSA, les heures supplémentaires s'appliquent aux heures travaillées au-delà de 40 dans une semaine de travail fixe de 168 heures, à au moins une fois et demie le taux normal. Les heures ne peuvent pas être moyennées sur deux semaines de travail ou plus aux fins des heures supplémentaires FLSA. Les règles de facturation client et les règles de paie peuvent donc produire des totaux différents à partir du même historique de travail.
Les contrats peuvent aussi restreindre ce qui compte comme facturable. Certains accords excluent les réunions, les déplacements, l'onboarding ou le temps au-delà d'un budget approuvé. D'autres utilisent un travail à prix fixe où le temps suivi soutient la rentabilité plutôt que la facturation ligne par ligne. L'erreur courante consiste à envoyer chaque heure suivie à la facture. La meilleure habitude consiste à étiqueter le statut facturable, le type de taux, le statut d'approbation et les restrictions client avant que les totaux ne circulent en aval.
Un total ponctuel suffit lorsque vous avez besoin d'un résumé client hebdomadaire rapide, d'un montant de facture provisoire ou d'une vérification de cohérence par rapport à un budget de projet. Cela fonctionne mieux pour un travail simple où une personne, un client, un taux et une plage de dates définissent la mission. Enregistrez les éléments qui soutiennent le total, car les questions sur les factures arrivent généralement après la fin du travail.
Un flux de travail géré devient nécessaire lorsque plusieurs personnes soumettent du temps, que les managers approuvent les entrées et que la facturation ou la paie a besoin d'un transfert fiable. Everhour Timesheets collecte les heures de projet et les heures de travail hebdomadaires par personne, permet aux utilisateurs de soumettre du temps pour approbation et permet aux administrateurs d'approuver, de rejeter, d'approuver partiellement et de verrouiller les entrées avant la vérification de facturation. Cette piste d'approbation transforme les heures facturables d'un total approximatif en un enregistrement contrôlé.
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Les heures facturables sont des entrées de temps qu'un accord client vous autorise à facturer. Le travail client, les tâches de projet approuvées et le temps d'assistance convenu comptent souvent. Les réunions internes, le travail commercial, la formation et le temps administratif restent généralement non facturables, sauf si le contrat indique le contraire. Le taux, la plage de dates, la description de la tâche et le statut d'approbation doivent étayer chaque total facturable.
Les heures facturables et les heures de paie servent des objectifs différents. Les registres de paie couvrent la rémunération des travailleurs et les obligations en matière de salaires et d'heures. Les heures facturables couvrent les frais client. Pour les employés non exemptés couverts par la FLSA, les registres de l'employeur doivent inclure les heures travaillées chaque jour et le total des heures travaillées chaque semaine de travail, quelle que soit la quantité de temps qui devient facturable à un client.
Un contrat client peut définir des taux de facturation pour le week-end, les jours fériés, les urgences ou les heures en dehors des horaires habituels. La FLSA n'exige pas de prime d'heures supplémentaires uniquement parce que le travail a lieu le samedi, le dimanche, un jour férié ou un jour de repos normal, sauf si la règle hebdomadaire des heures supplémentaires est déclenchée ou si une autre loi ou un autre accord s'applique. Gardez les primes de facturation séparées des calculs d'heures supplémentaires de paie.
L'erreur la plus courante consiste à reconstruire une semaine de mémoire. Les entrées reconstruites omettent souvent les appels courts, les tâches fractionnées et le travail non facturable. De meilleurs relevés utilisent des entrées le jour même avec le projet, la tâche, le client, le statut facturable et des notes. Les managers peuvent alors approuver un enregistrement spécifique au lieu de négocier un total approximatif après la rédaction de la facture.
Les justificatifs de facture doivent correspondre à vos besoins de conservation contractuels, comptables et de paie. Selon les règles fédérales de la FLSA, les employeurs couverts doivent conserver les registres de paie pendant au moins trois ans et les registres de base du temps et des gains, comme les cartes ou feuilles d'heures quotidiennes de début et de fin, pendant au moins deux ans. Les règles des États et les contrats clients peuvent exiger une conservation plus longue.
Everhour Timesheets collecte les heures de projet et les heures de travail hebdomadaires par personne, puis permet aux utilisateurs de soumettre du temps à la vérification du manager. Les administrateurs peuvent approuver, rejeter, approuver partiellement et verrouiller les entrées soumises, ce qui donne aux équipes de facturation un ensemble d'heures contrôlé avant qu'une facture ou une vérification de paie n'utilise les données.
Everhour peut suivre le temps dans des outils pris en charge comme Asana, ClickUp, GitHub, Linear, Jira, Monday, Notion, Trello et Basecamp. Les équipes continuent de travailler sur les tâches dans ces systèmes tandis que le temps suivi alimente une couche de reporting unique pour les budgets, l'utilisation, la facturation et la vérification des projets.
Utilisez Everhour Timesheets pour collecter les heures de projet hebdomadaires, approuver ou rejeter les entrées soumises et verrouiller le temps vérifié avant la facturation, afin de donner aux équipes des relevés d'heures facturables plus propres.
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