Les heures d'équipe se transforment en décisions de paie, de facturation et de budget. Everhour garde le temps des employés relié au travail réel sur les projets.
Saisissez vos heures d'arrivée et de départ pour chaque jour. Les heures supplémentaires et le salaire brut sont calculés automatiquement.
| Jour | Arrivée | Début de pause | Fin de pause | Pause | Départ | Total |
|---|
Le calculateur vous donne le chiffre — Everhour prend le relais.
Un clic et le chronomètre tourne. Démarrez un minuteur, ajoutez une entrée, modifiez les détails. C'est exactement la sensation que vous aurez dans Everhour.
Définissez un budget, attribuez des tarifs et soyez alerté avant de le dépasser.
Mesure
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Les heures suivies se transforment directement en une facture soignée — sans copier-coller, sans calcul manuel.
Une application de suivi du temps des employés d'équipe vous aide à collecter le temps de plusieurs personnes sans transformer la revue hebdomadaire en chasse aux feuilles de calcul. Le résultat pratique est un ensemble clair d'heures quotidiennes, de totaux hebdomadaires, d'affectations de projet, de libellés client et de statut facturable. Pour les employeurs aux États-Unis, la base fédérale prévue par la FLSA exige que les employeurs couverts tiennent des registres exacts pour les travailleurs non exemptés, y compris les heures travaillées chaque jour ouvrable et le total des heures travaillées chaque semaine de travail.
L'application n'a pas besoin d'utiliser un format exigé au niveau fédéral. La FLSA autorise toute méthode de tenue du temps complète et exacte. Cette flexibilité compte pour les équipes avec des modes de travail mixtes : un employé peut utiliser un minuteur en direct sur le travail lié aux tâches, un autre peut saisir des heures approuvées après un appel client, et les managers peuvent tout de même examiner un relevé hebdomadaire cohérent.
Le suivi d'équipe fonctionne le mieux lorsque chaque entrée répond à quatre questions : qui a travaillé, quand la personne a travaillé, sur quoi elle a travaillé et si le temps est facturable. Une entrée utile indique le projet, le client, la tâche, la date, la durée et une note lorsque le travail a besoin de contexte. Pour les équipes de facturation, les champs de taux utilisent normalement les dollars américains pour les utilisateurs aux États-Unis, puis les factures et les rapports peuvent suivre le même format monétaire.
La revue de paie nécessite des vérifications différentes de celles de la facturation client. Les employés couverts non exemptés doivent recevoir une rémunération des heures supplémentaires pour les heures travaillées au-delà de 40 heures dans une semaine de travail fixe de 168 heures, à un taux d'au moins 1,5 fois le taux normal. Le travail le samedi, le dimanche, un jour férié ou un jour de repos ne crée pas à lui seul de rémunération majorée fédérale, sauf si la règle hebdomadaire des heures supplémentaires s'applique ou si une autre loi, politique ou convention ajoute une exigence distincte.
L'erreur d'équipe la plus courante consiste à traiter un nombre total d'heures comme l'ensemble du relevé. Un total hebdomadaire aide, mais il ne remplace pas les heures quotidiennes travaillées, le détail des projets et le statut de validation. Le temps reconstitué saisi à la fin de la semaine tend aussi vers des estimations arrondies. Les minuteurs et les saisies le jour même créent un relevé plus clair, car les employés consignent le travail plus près du moment où il a eu lieu.
La confidentialité fait aussi partie de la décision de configuration. Le suivi du temps doit collecter les données de travail nécessaires à la paie, à la facturation, aux budgets et à la planification des effectifs, puis les protéger. Les entreprises américaines qui traitent des informations personnelles doivent éviter les pratiques déloyales ou trompeuses au titre de la Section 5 du FTC Act, et les recommandations de la FTC indiquent que les entreprises qui conservent des informations sensibles de clients ou d'employés doivent collecter uniquement ce dont elles ont besoin, le sécuriser et s'en débarrasser de manière sûre.
Un outil gratuit de suivi hebdomadaire suffit lorsque vous avez besoin d'une vue rapide des heures d'équipe pour une période, un petit travail ou une simple vérification interne. Une première utilisation peut aussi montrer si votre équipe a besoin de libellés de projet, de champs client, de statut facturable, d'approbations ou de relevés exportables avant que vous ne vous engagiez dans un flux de travail.
Un flux de travail géré devient nécessaire lorsque le temps alimente les budgets, les forfaits mensuels, la revue de paie ou la facturation client récurrente. Everhour Project Budgeting prend en charge les budgets basés sur les heures et les budgets basés sur l'argent, les périodes budgétaires récurrentes, les alertes par e-mail, la protection du budget, les contrôles d'inclusion des dépenses, plusieurs méthodes de facturation et les budgets au niveau client. Cela transforme le temps des employés, d'un total hebdomadaire, en un contrôle en direct des limites de projet et des dépenses client.
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Pour les employeurs couverts par la FLSA, les registres des employés couverts par les dispositions relatives au salaire minimum ou aux heures supplémentaires doivent inclure les heures travaillées chaque jour ouvrable et le total des heures travaillées chaque semaine de travail. Une application d'équipe doit garder ces deux niveaux visibles. Les totaux hebdomadaires aident les managers à examiner la capacité, mais les entrées quotidiennes soutiennent la revue de paie, les corrections et la tenue des registres relatifs aux salaires et aux heures.
La saisie manuelle est acceptable lorsque le relevé est complet et exact. La FLSA n'exige pas un formulaire ou un système précis de tenue du temps. Les équipes doivent définir des règles claires pour la saisie le jour même, les corrections, les approbations et les notes, car les feuilles de temps manuelles retardées perdent souvent le détail des tâches et créent davantage de suivi pour les managers.
Les équipes qui facturent des clients, surveillent les budgets ou comparent les estimations aux données réelles doivent suivre le temps par projet et par client. Les équipes internes peuvent utiliser des libellés de projet et de tâche pour comprendre la capacité et la charge de travail. Un simple total par employé montre la présence ou le temps de travail, mais il ne montre pas quel client, quelle initiative ou quel budget a consommé les heures.
Les heures supplémentaires FLSA pour les employés couverts non exemptés sont basées sur chaque semaine de travail fixe de 168 heures. Les heures ne peuvent pas être moyennées sur deux semaines de travail ou plus aux fins des heures supplémentaires FLSA. Un employé qui travaille 45 heures dans une semaine de travail et 35 heures la suivante a tout de même 5 heures supplémentaires la première semaine, sauf si une exemption s'applique.
Les employeurs doivent conserver les registres de paie pendant au moins trois ans. Les registres de base du temps et des gains, y compris les cartes de pointage ou feuilles de temps quotidiennes avec heures de début et de fin, doivent être conservés pendant au moins deux ans. Les règles d'État, les contrats, les audits, les subventions ou les accords clients peuvent exiger une conservation plus longue, les équipes doivent donc appliquer la règle la plus stricte lorsqu'elle s'applique.
Everhour Project Budgeting utilise le temps consigné des employés pour suivre en temps réel les budgets de projet basés sur les heures ou sur l'argent. Les équipes peuvent définir des périodes budgétaires récurrentes, des alertes par e-mail aux seuils budgétaires, une protection du budget, des règles d'inclusion des dépenses, plusieurs méthodes de facturation et des budgets au niveau client pour le travail qui s'étend sur plusieurs projets.
Suivez les heures des employés par rapport aux budgets avant le début des factures, de la revue de paie ou du reporting client. Everhour relie les entrées de temps aux contrôles de budget de projet afin que les équipes voient les dépenses plus tôt et protègent la marge.
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