La facturation IT combine heures, périmètre fixe et crédits de service. Everhour garde le travail facturable séparé avant la facturation.
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| Description | Qté | Tarif | TVA | Montant |
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Une facture d'équipe IT nécessite généralement les coordonnées du client et du prestataire, la date et le numéro de facture, les conditions de paiement, la période de service, les références de projet ou de ticket, et des lignes qui correspondent au contrat. Une facture de support peut lister les catégories de main-d'œuvre, les heures, les tarifs horaires, les dépenses refacturées et les taxes le cas échéant. Une facture de projet peut afficher un montant de jalon convenu au lieu de chaque heure travaillée.
Pour les factures du secteur privé aux États-Unis, aucun format de facture fédéral unique ne régit la facturation commerciale ordinaire. Les factures servent de justificatifs pour les documents d'entreprise et les recettes brutes. La taxe sur les ventes et l'utilisation est étatique et locale, et non un système national de TVA ou de GST ; les charges taxables, les identifiants d'enregistrement et les taux locaux proviennent donc de la juridiction et du type de transaction concernés.
Le travail IT en régie est facturé à partir des heures de main-d'œuvre directe multipliées par des tarifs horaires fixes, plus les matériaux réels. Le tarif horaire inclut déjà les salaires, les coûts indirects, les frais généraux et administratifs, ainsi que le profit ; la facture doit donc éviter d'ajouter une seconde marge sur la main-d'œuvre, sauf si le contrat l'autorise séparément. Les relevés quotidiens de temps de travail et les dossiers de qualification par catégorie de main-d'œuvre justifient les heures facturées.
Les projets IT à prix fixe fonctionnent différemment. Un engagement à prix ferme fixe facture le prix convenu pour un périmètre défini, sans ajustement selon l'expérience réelle des coûts du prestataire. La facturation par jalons peut séparer les phases de découverte, d'implémentation, de migration et de transfert. La facturation de services récurrents peut inclure des mesures de niveau de service telles que la disponibilité, la latence, le débit ou le taux d'erreur lorsque l'accord utilise ces mesures.
Les crédits SLA n'ont leur place sur une facture IT que lorsque l'accord attache une conséquence financière à un objectif manqué. Un SLO peut définir une valeur cible, comme la disponibilité ou la latence, sans créer d'ajustement de facture. Un SLA ajoute la conséquence, souvent une remise ou une pénalité. Placez cet ajustement sur sa propre ligne afin que les frais de service bruts, le crédit et le montant net restent clairs.
Les heures supplémentaires exigent la même discipline. Les tarifs horaires ne changent pas automatiquement pour les heures supplémentaires, sauf si le barème contractuel prévoit des tarifs d'heures supplémentaires. Si le barème ne prévoit pas de tarif d'heures supplémentaires, les tarifs d'heures supplémentaires approuvés sont négociés. Une facture claire étiquette les heures supplémentaires approuvées séparément de la main-d'œuvre standard, utilise le tarif convenu et rattache la charge à la période de service ou à l'ordre de travail.
Une facture ponctuelle suffit pour une petite implémentation, un bloc de support unique ou un jalon fixe lorsque l'acheteur n'a besoin que du montant dû et des instructions de paiement. Elle devient faible lorsque l'équipe facture plusieurs clients, sépare le travail facturable et non facturable, refacture des dépenses ou a besoin de relevés quotidiens de support pour défendre les charges en régie.
Everhour s'intègre au workflow géré dès que le temps suivi doit devenir une preuve de facturation. Les administrateurs peuvent définir le statut de facturation du projet, marquer certaines tâches comme non facturables, appliquer des tarifs de tâche personnalisés, gérer les exceptions de tarif par membre et créer des rapports sur le temps facturable, le temps non facturable, le montant facturable et le coût. Cette structure donne à une équipe IT des données de facture plus propres avant l'examen comptable ou client.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Le contrat définit le modèle de facturation. Les factures en régie listent les heures de main-d'œuvre, les tarifs horaires fixes et les matériaux réels. Les factures à prix fixe facturent le montant convenu pour un périmètre défini. Les factures de services récurrents peuvent utiliser les périodes de service et les métriques de service convenues. La facture doit suivre la formulation du contrat afin que l'acheteur puisse l'approuver sans traduire les charges.
Des catégories de main-d'œuvre séparées ont du sens lorsque le contrat tarifie le travail par rôle, compétence ou tarif approuvé. Une facture pour du support d'implémentation peut lister des lignes ingénieur, chef de projet et analyste si chaque catégorie a son propre tarif. Un jalon à prix fixe nécessite généralement moins de détail, car l'acheteur a accepté le montant du jalon plutôt que chaque heure.
Les dépenses refacturées peuvent apparaître avec la main-d'œuvre IT lorsque l'accord les autorise. Dans un contrat en régie, les matériaux peuvent inclure des matériaux directs, des sous-contrats pour fournitures ou services accessoires, des déplacements, des frais d'utilisation informatique et les coûts indirects applicables. Listez ces charges séparément de la main-d'œuvre afin que l'acheteur voie la catégorie de dépense réelle et la base du remboursement.
Les États-Unis n'utilisent pas de régime national de facture TVA ou GST. Les règles étatiques et locales de taxe sur les ventes et l'utilisation contrôlent les ventes taxables lorsqu'elles s'appliquent. Un vendeur qui réalise des ventes taxables peut avoir besoin d'un enregistrement de taxe sur les ventes au niveau de l'État, comme le seller's permit de Californie pour les détaillants exerçant une activité en Californie et vendant des biens meubles corporels taxables.
Les pénalités ou crédits SLA doivent apparaître comme une ligne d'ajustement séparée rattachée à la période de service couverte et à la métrique contractuelle. La facture doit afficher la charge de service récurrente initiale, le crédit ou la pénalité, et le montant dû révisé. Évitez d'appliquer un crédit qui provient uniquement d'un SLO interne, car un SLO seul ne crée pas de conséquence financière.
Everhour permet aux administrateurs de définir le statut de facturation du projet, de marquer certaines tâches comme non facturables, d'appliquer des tarifs de tâche personnalisés et de gérer les exceptions de tarif par membre. Les rapports administrateur peuvent afficher le temps facturable, le temps non facturable, le montant facturable et le coût, afin que les équipes IT puissent examiner les données de facture avant d'envoyer les charges à un client.
Suivez le travail IT approuvé par client, projet, tâche et statut de facturation avant le moment de facturer. Everhour donne aux équipes des totaux facturables plus propres, une séparation du non facturable et une visibilité sur les coûts pour la facturation client.
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