Les factures pharmaceutiques dépendent des détails de PO, d'expédition et de produit, et Everhour garde les taux facturables liés au travail de projet.
Renseignez vos informations, ajoutez des lignes, puis cliquez sur Imprimer une fois prêt.
| Description | Qté | Tarif | TVA | Montant |
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Une facture pharmaceutique prend généralement en charge une expédition, un bon de commande, un service sous contrat, une étape de fabrication, une mission de conseil ou un projet en temps et matériaux. La facture finalisée doit donner à l'acheteur assez de détails pour faire correspondre le montant facturé au bon de commande, au dossier de réception, à l'avis d'expédition et aux conditions du contrat. Cela signifie que le numéro de facture, la date d'émission, les informations du vendeur et de l'acheteur, les conditions de paiement, les lignes et les instructions de règlement doivent être complets avant que la facture ne quitte votre équipe.
Pour les expéditions de produits, incluez les noms de produits, les quantités, les prix unitaires, les prix totaux et les identifiants au niveau de la ligne qui correspondent au système d'achat de l'acheteur. Pour les travaux sous contrat, reliez la facture à l'énoncé des travaux, à la phase du projet, à l'étape ou aux heures approuvées. Une ligne comme « Support d'étude de stabilité, Phase 2, 18 heures à 175 $ par heure » donne aux équipes finance et achats un parcours d'approbation clair.
Les workflows d'approvisionnement pharmaceutique relient couramment les bons de commande, les avis d'expédition anticipés et les factures. Dans l'EDI de la chaîne d'approvisionnement pharmaceutique aux États-Unis, X12 850 est utilisé pour les bons de commande, X12 856 est utilisé pour les avis d'expédition anticipés, et X12 810 est utilisé comme document de facture pour les commandes d'approvisionnement pharmaceutique. Même lorsque vous envoyez un PDF au lieu de l'EDI, ces mêmes références structurent les champs de facture qui comptent.
Une facture de produit doit comporter le numéro de bon de commande de l'acheteur, la description du produit, le National Drug Code lorsque pertinent, la quantité, le prix unitaire, le prix total, la référence d'expédition et les conditions de paiement du contrat ou du PO. Les factures de services nécessitent une structure différente : ligne de périmètre, référence de projet ou d'étude, période de facturation, base tarifaire et toutes les dépenses approuvées. Mélanger les champs d'expédition de produits avec du travail de service crée des retards d'approbation évitables.
Pour les transferts couverts de médicaments sur ordonnance aux États-Unis, les informations de transaction DSCSA se trouvent à côté du workflow de facture parce que les partenaires commerciaux ont besoin de dossiers de traçabilité des produits. Les informations de transaction incluent le nom propriétaire ou établi du produit, le dosage et la forme pharmaceutique, le NDC, la taille du contenant, le nombre de contenants, le numéro de lot, la date de transaction, la date d'expédition lorsqu'elle est postérieure de plus de 24 heures à la date de transaction, ainsi que les noms commerciaux et adresses du vendeur et de l'acheteur.
La DSCSA exige aussi une déclaration de transaction avec les transactions de médicaments sur ordonnance couvertes. La déclaration confirme des points tels que le statut de partenaire commercial autorisé et la conformité aux obligations de traçabilité des produits. La facture ne remplace pas ces dossiers de transaction, donc gardez la facture commerciale alignée avec les détails de produit, de lot, d'expédition et de parties qui apparaissent dans la documentation de traçabilité.
Une facture simple fonctionne pour une seule expédition, une petite mission de conseil ou une facturation d'étape simple lorsque le PO, les taux, les lignes de produits et les conditions de paiement sont déjà connus. Elle suffit lorsque vous avez besoin d'un document propre et que la piste d'approbation se trouve déjà dans l'e-mail, le portail acheteur ou le système d'achat.
Un workflow géré devient nécessaire lorsque les taux de projet, les taux des membres, les taux de tâches personnalisés, les changements de taux datés et le temps non facturé influent sur la charge finale. Everhour sépare les taux de coût internes des taux facturables visibles par le client, prend en charge les valeurs par défaut par personne et les remplacements par projet, et tarifie le travail par projet, membre ou tâche. Cette structure garde la facturation des services pharmaceutiques liée au dossier de projet approuvé au lieu d'une feuille de calcul reconstruite.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Une facture pharmaceutique doit identifier le vendeur et l'acheteur, la date et le numéro de facture, la référence de PO ou de contrat, les lignes, les quantités, les prix unitaires, les prix totaux, les conditions de paiement et les détails de règlement. Les factures de produits incluent couramment des identifiants de produit tels que le NDC et des références d'expédition. Les factures de services doivent montrer l'énoncé des travaux, la période de facturation, l'étape, les heures approuvées ou la base tarifaire.
Les équipes d'approvisionnement et de comptes fournisseurs utilisent le PO, l'avis d'expédition et la facture pour confirmer que l'article commandé a été expédié, reçu et facturé au prix attendu. Une discordance dans le code produit, la quantité, la date d'expédition ou le numéro de PO envoie la facture en traitement d'exception. La cohérence au niveau des lignes accélère l'approbation, car l'acheteur peut faire correspondre la charge sans recherche manuelle.
Les États-Unis n'utilisent pas de régime national de facture avec TVA ou GST. Les obligations de sales and use tax sont imposées par les États et les juridictions locales. Le traitement fiscal dépend du nexus, de l'imposabilité du produit ou du service, et du lieu de vente. Un vendeur qui effectue des ventes taxables peut avoir besoin d'un enregistrement de taxe de vente au niveau de l'État, comme un seller's permit lorsque requis.
Les transferts couverts de médicaments sur ordonnance nécessitent des informations de transaction et une déclaration de transaction en vertu de la DSCSA. La facture commerciale doit s'aligner avec le dossier de traçabilité associé sur le nom du produit, le dosage et la forme pharmaceutique, le NDC, la taille du contenant, le nombre de contenants, le numéro de lot, la date de transaction, la date d'expédition le cas échéant, ainsi que les noms et adresses des partenaires commerciaux. La facture elle-même ne remplace pas les dossiers DSCSA requis.
Les dates d'échéance de paiement, les remises pour paiement anticipé, les frais de retard, les retours, les chargebacks, les remises et les allowances sont normalement définis par l'accord d'approvisionnement, le bon de commande ou le contrat de distributeur. Utilisez les conditions contractuelles exactes sur la facture. Les contrats fédéraux sont différents : les règles FAR définissent les champs de facture appropriés et utilisent généralement une norme de délai de paiement de 30 jours pour la plupart des paiements de factures de contrats fédéraux.
Everhour sépare les taux de coût internes des taux facturables visibles par le client, prend en charge les taux par défaut par personne et permet des remplacements par projet lorsqu'une mission pharmaceutique utilise une tarification différente. Les changements de taux peuvent être datés, afin que les anciens rapports conservent leurs calculs d'origine tandis que le nouveau travail de projet utilise le taux mis à jour.
Everhour Billing & Invoicing convertit le temps facturable et les dépenses non facturés en factures client. Les équipes peuvent prévisualiser la ventilation, regrouper les lignes par projet, tâche, personne, date ou autre structure disponible, et exporter les factures vers QuickBooks Online, Xero ou FreshBooks en tant que brouillons.
Tarifez le travail de projet avec la bonne structure de taux avant la facturation. Everhour relie les taux datés, le temps facturable et la génération de factures afin que les factures de services pharmaceutiques reflètent le travail approuvé.
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