Les factures d'avocat nécessitent un détail par dossier, une revue de facturation et des conditions propres à chaque client. Everhour ajoute des rapports pour le temps, les coûts et le statut de facturation.
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| Description | Qté | Tarif | TVA | Montant |
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Une facture d'avocat doit donner au client assez de détails pour comprendre les frais sans exposer des notes internes inutiles. Une facture claire identifie généralement le client, le dossier, le numéro de facture, la date de facture, la période de facturation, les conditions de paiement, les coordonnées de paiement, l'avocat ou le membre du personnel, la description du service, le temps passé, le taux, les dépenses et le montant dû. Pour les dossiers facturés à l'heure, les descriptions doivent fournir assez de contexte pour justifier le temps facturé.
La facturation juridique commence par l'accord d'honoraires. Les avocats facturent couramment au taux horaire, au forfait, aux honoraires conditionnels, au retainer ou au retainer permanent. La règle modèle 1.5 de l'ABA exige que l'étendue de la représentation ainsi que la base ou le taux des honoraires et des dépenses soient communiqués au client avant le début de la représentation ou dans un délai raisonnable après celui-ci, sauf pour les clients régulièrement représentés aux mêmes conditions.
Les factures horaires nécessitent généralement des lignes par dossier, les noms des intervenants, les dates, les descriptions, les taux et le temps facturé. Une entrée de contentieux pourrait indiquer : « Rédaction d'une requête visant à contraindre la production, 1,8 heure, taux avocat 325 $ ». Les factures au forfait nécessitent une ligne de périmètre claire, par exemple « Préparation d'une demande de marque, forfait ». Les dossiers à honoraires conditionnels nécessitent un traitement distinct, car l'accord écrit signé contrôle le pourcentage, la méthode de déduction des dépenses et la responsabilité du client pour les coûts.
Les paiements anticipés exigent une attention particulière. Les honoraires juridiques et les dépenses payés à l'avance doivent être déposés sur un compte fiduciaire client et retirés uniquement lorsque les honoraires sont acquis ou que les dépenses sont engagées. Une facture doit séparer les honoraires acquis, les dépenses remboursables, les transferts depuis le compte fiduciaire et le solde client restant lorsque le dossier utilise des fonds avancés. Cette séparation évite que la facture ressemble à un revenu encaissé avant que le travail ne le justifie.
Les factures d'avocat sont façonnées par les règles déontologiques, les directives de facturation des clients et les besoins du dossier plutôt que par une seule loi fédérale sur les factures. Les honoraires et dépenses doivent être raisonnables, leur caractère raisonnable étant évalué selon des facteurs tels que le temps et le travail, les honoraires locaux habituels, le montant en jeu, les résultats et le caractère fixe ou conditionnel des honoraires. Une facture soignée a toujours besoin de la même base factuelle : qui a effectué le travail, pour quel dossier, à quelle date et selon quelles conditions convenues.
Les clients corporate peuvent exiger l'e-billing juridique. LEDES 1998B est un format ASCII à 24 champs délimités par des barres verticales et est décrit par le LEDES Oversight Committee comme la norme d'e-billing juridique la plus utilisée aux États-Unis. Les codes UTBMS classent les services et dépenses juridiques par tâche, activité et catégorie de dépense. Une facture PDF standard peut convenir aux particuliers et aux petites entreprises, mais les grands clients rejettent souvent les factures auxquelles manquent les codes ou le formatage requis.
Une facture ponctuelle fonctionne pour un dossier au forfait, une facture finale ou une simple demande client. Un workflow géré devient nécessaire lorsque plusieurs avocats, parajuristes, dossiers, provisions, réductions, dépenses et directives de facturation alimentent la même revue de fin de mois. Le risque passe du formatage de la facture à la preuve du relevé sous-jacent de temps, de coûts et d'ajustements.
Everhour prend en charge ce workflow plus long en transformant le travail suivi par dossier en rapports avant la facturation. Les équipes peuvent examiner le temps facturable et non facturable, les coûts de main-d'œuvre, le profit, le statut des factures, les métriques budgétaires, les commentaires, les clients, les projets, les membres et les détails des tâches grâce à des rapports personnalisables avec plus de 45 colonnes. Cela donne au réviseur de facturation un relevé structuré avant que la facture finale ne parvienne au client.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Une facture d'avocat doit inclure le nom du client, la référence du dossier, le numéro de facture, la date de facture, la période de facturation, les conditions de paiement, les coordonnées de paiement, les lignes de services, les dépenses, les taux et le montant dû. Les factures horaires doivent aussi inclure les dates, les noms des intervenants, les descriptions du travail, le temps passé et le détail des taux. Les dossiers avec provision doivent distinguer les honoraires acquis, les dépenses engagées, les transferts fiduciaires et les soldes restants.
Les factures d'avocat du secteur privé aux États-Unis ne suivent pas un formulaire fédéral de facture prescrit unique. Pour les registres fiscaux fédéraux, les entreprises peuvent choisir tout système de tenue de registres adapté à l'activité s'il montre clairement les revenus et les dépenses, et les factures servent de documents justificatifs. Les factures de contrats fédéraux sont différentes, car les règles FAR définissent les champs appropriés d'une facture pour les achats fédéraux.
Les provisions doivent apparaître d'une manière qui reflète l'accord d'honoraires et le traitement du compte fiduciaire. Les honoraires juridiques et les dépenses payés à l'avance doivent rester sur un compte fiduciaire client jusqu'à ce que les honoraires soient acquis ou que les dépenses soient engagées. La facture doit afficher le travail facturé, les coûts remboursables, tout montant fiduciaire appliqué, le montant actuellement dû et le solde fiduciaire restant lorsque c'est pertinent.
Le traitement de la taxe sur les ventes dépend des règles de l'État et locales, du nexus, du type de service et du lieu de vente. Les États-Unis n'utilisent pas de régime national de facture de TVA ou de GST. La taxabilité des services varie selon l'État et le type de service, donc un avocat doit appliquer la règle propre à l'État pour le service et l'emplacement du client plutôt que d'utiliser un taux national.
Certains clients corporate et de plus grande taille exigent la facturation LEDES afin que les données de facture entrent dans leur système de revue d'e-billing dans un format standardisé. LEDES 1998B utilise 24 champs délimités par des barres verticales, tandis que les codes UTBMS classent les tâches, activités et dépenses juridiques. Un client peut rejeter une facture qui ne comporte pas les codes requis, les références de dossier ou le formatage approuvé.
Everhour Reporting permet aux équipes juridiques de créer des rapports avec plus de 45 colonnes, notamment client, projet, membre, tâche, commentaires, temps facturable, coûts de main-d'œuvre, profit, statut de facture et métriques budgétaires. Les rapports peuvent être groupés, filtrés, exportés en CSV, Excel/XLSX ou PDF, et programmés par e-mail pour une revue de facturation récurrente.
Everhour Billing & Invoicing convertit le temps facturable non facturé et les dépenses en factures client. Le montant de la facture utilise les taux, le temps et les dépenses facturables tout en excluant le travail non facturable, et les lignes peuvent être groupées par projet, tâche, personne, date ou autres ventilations disponibles.
Transformez le temps par dossier, les dépenses, les notes de revue et le statut des factures en rapports structurés avant la facturation. Everhour donne aux équipes d'avocats une revue de facturation plus claire et un support de facture prêt pour le client.
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