La facturation de production vidéo repose sur des devis, des acomptes et des ordres de modification. Everhour transforme le travail facturable suivi en factures prêtes pour le client.
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| Description | Qté | Tarif | TVA | Montant |
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Utilisez cette page pour créer une facture de production qui reflète les conditions commerciales du travail. Une facture de production vidéo commence généralement par un devis signé, un contrat ou un bon de commande, puis transforme le périmètre approuvé en postes facturables. C'est important pour les tournages en prises de vues réelles, les VFX, l'animation, le design, le montage et les travaux de production mixtes où les coûts commencent avant la livraison du fichier final.
La facture doit permettre au client d'identifier immédiatement le travail : nom de la société de production, nom du client, date et numéro de facture, titre du projet, référence du bon de commande ou du contrat, échéancier de paiement, date d'échéance et coordonnées de paiement. Les factures du secteur privé aux États-Unis ne suivent pas un formulaire de facture fédéral prescrit, mais elles servent tout de même de justificatifs pour les documents commerciaux, car elles montrent les montants des transactions et les sources des recettes brutes.
Le travail de production vidéo est généralement facturé sous forme de devis ferme ou de coût majoré d'honoraires fixes. Dans le cadre d'un devis ferme, la proposition acceptée devient le prix contractuel, sauf si les spécifications du projet changent. Dans le cadre du coût majoré d'honoraires fixes, la facture relie les coûts directs de production à des honoraires fixes convenus. La facture doit indiquer clairement le modèle afin que le client voie si le montant correspond à un versement contractuel, à un coût remboursable, à des frais de production ou à un dépassement approuvé.
Les postes suivent généralement les catégories de production plutôt que des libellés de services génériques. Une facture claire peut séparer l'équipe de préparation, l'équipe de tournage, les talents, les lieux, le département artistique, la location de matériel, les médias, l'assurance, le montage, les VFX et les contacts musicaux. Une ligne d'exemple peut indiquer : « Équipe de tournage, deux jours de production, section B du devis approuvé, 4 800 $. » Ce niveau de détail aide la facture à correspondre au devis sans verser chaque note interne dans le dossier client.
Les factures de production servent souvent à financer le travail avant qu'il n'ait lieu, et pas seulement à encaisser après la livraison. L'exemple d'échéancier AICP pour un devis ferme en prises de vues réelles prévoit 75 % dus à la signature du contrat et au plus tard 5 jours ouvrés avant le premier jour de tournage, les 25 % restants étant dus à l'approbation des rushes, mais au plus tard à la diffusion ou 30 jours après la facture finale, selon la première éventualité.
La production numérique a son propre schéma de trésorerie. Pour les projets de VFX, d'animation et de design censés se terminer dans un délai de 120 jours, les recommandations de l'AICP prévoient 75 % dus à la signature et au plus tard 5 jours ouvrés après l'attribution, les 25 % finaux étant dus à la livraison et au plus tard 30 jours après la facture finale ou l'utilisation du travail. Les changements majeurs de spécifications en prises de vues réelles doivent apparaître comme des dépassements liés à des ordres de modification, les recommandations de l'AICP considérant que 75 % du dépassement sont dus à l'exécution et avant la livraison des éléments.
Une facture ponctuelle fonctionne pour un tournage unique, un petit montage ou une demande d'acompte liée à un devis approuvé. Elle suffit lorsque la société de production dispose déjà du périmètre, des catégories de coûts, de l'échéancier de paiement, de la décision fiscale et du libellé des droits. La taxe de vente et d'utilisation nécessite tout de même un examen au niveau de l'État et au niveau local, car les États-Unis n'ont pas de régime national de TVA ou de GST sur les factures, et l'imposition des services varie selon l'État et le type de service.
Un workflow géré devient nécessaire lorsque le temps facturable suivi, les dépenses, les taux, les tâches non facturables, les approbations et le transfert vers la comptabilité doivent rester connectés. Everhour Billing & Invoicing convertit le temps facturable suivi et les dépenses en factures, calcule les montants à partir des taux tout en excluant le travail non facturable, prend en charge les paramètres par défaut des clients et la personnalisation des factures, et exporte les factures vers QuickBooks Online, Xero ou FreshBooks avec le statut de facture synchronisé dans Everhour.
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Une facture de production vidéo doit faire référence au devis signé, au contrat ou au bon de commande, et utiliser des postes qui correspondent au périmètre approuvé. Le client doit voir si le montant couvre un acompte, une étape, un paiement final, des coûts de production remboursables, des frais de production fixes ou un dépassement approuvé. Ce lien évite que la facture paraisse déconnectée des conditions commerciales.
Les lignes courantes d'une facture de production incluent l'équipe de préparation, l'équipe de tournage, les talents, les lieux, le département artistique, la location de matériel, les médias, l'assurance, le montage, les VFX et la musique. L'ensemble exact doit suivre le devis et le contrat approuvés. Les travaux au coût majoré d'honoraires fixes nécessitent assez de détails pour montrer les coûts directs et les honoraires convenus, tandis que les factures à devis ferme peuvent rester plus proches des lignes d'étapes ou d'échéancier de paiement.
Les conditions de droits et d'utilisation doivent apparaître lorsque le paiement affecte le transfert, la licence ou l'utilisation du travail par le client. Les recommandations de l'AICP indiquent que le titre ou la licence ne doit pas être transféré avant le paiement intégral, et que les sociétés de production doivent envisager d'exiger le paiement intégral avant que le travail soit utilisé. La facture doit s'aligner sur le contrat au lieu de créer un nouveau libellé de droits.
Le traitement de la taxe de vente et d'utilisation dépend des règles de l'État et locales, du nexus, de l'imposition du produit ou du service, et du lieu de vente. Les États-Unis n'utilisent pas de régime national de TVA ou de GST sur les factures. La Californie taxe généralement les ventes au détail de biens personnels corporels et seulement certains frais de service ou de main-d'œuvre, tandis que le Texas définit 16 grandes catégories de services taxables.
La plus grande erreur consiste à facturer uniquement après la livraison lorsque le contrat de production exige une trésorerie substantielle avant le début du travail. La production en prises de vues réelles et la production numérique impliquent généralement d'importants coûts initiaux, de sorte que les factures d'acompte et d'étape doivent correspondre à l'échéancier de paiement signé. Les intérêts de retard relèvent du contrat ; les recommandations de l'AICP utilisent Prime + 2 % comme exemple pour les paiements ayant plus de 30 jours de retard par rapport à la date d'échéance contractuelle.
Everhour Billing & Invoicing permet aux équipes de sélectionner le temps facturable et les dépenses non facturés, de prévisualiser la ventilation de la facture et de générer une facture client sans reconstruire les feuilles de temps manuellement. Il calcule les montants à partir des taux et des dépenses facturables, exclut les tâches non facturables, prend en charge les paramètres par défaut de taxe client, de remise et de conditions de paiement, et exporte les factures vers QuickBooks Online, Xero ou FreshBooks.
Suivez le temps de production approuvé, les dépenses, les taux et le travail non facturable dans un seul workflow de facturation. Everhour convertit cet enregistrement en factures personnalisables avec export comptable et statut de facture synchronisé.
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