Everhour transforme les heures projet approuvées en rapports d'utilisation pour les équipes qui gèrent leurs tâches dans ClickUp.
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Dave Jung0:00:00Alejandro Luna0:00:00Dave JungLe calculateur vous donne le chiffre — Everhour prend le relais.
Un clic et le chronomètre tourne. Démarrez un minuteur, ajoutez une entrée, modifiez les détails. C'est exactement la sensation que vous aurez dans Everhour.
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Suivez votre budget par le temps ou par les coûts
Tous les rapports dont vous avez besoin — configurés à votre façon, toujours à jour.
Les heures suivies se transforment directement en une facture soignée — sans copier-coller, sans calcul manuel.
Vous avez besoin d'une vue claire de qui a consacré du temps à quel travail ClickUp, où ce temps a été affecté par projet ou par tâche, et s'il relève de la facturation, du contrôle de la paie ou de la planification de la capacité. Considérez ClickUp comme l'endroit où les tâches, les responsables et les statuts restent organisés. Dans ce flux de travail, Everhour conserve le temps approuvé, les taux, le contexte des coûts et les vues de rapport, tandis que le travail sur les tâches reste lié aux enregistrements ClickUp que les personnes utilisent déjà.
Le résultat utile est un rapport ciblé avec une plage de dates, un membre, un projet, une tâche, un client, le caractère facturable, les heures travaillées et les heures projet. Pour l'utilisation, le ratio central compare les heures projet suivies à la capacité de travail disponible ou aux heures travaillées sur la même période. Un manager peut ensuite examiner la charge de l'équipe sans mélanger le temps manquant, les approbations en attente et les questions de facturation client.
Un pourcentage d'utilisation a besoin d'un dénominateur avant toute interprétation. Les équipes comparent souvent les heures projet aux heures de travail planifiées, à la capacité disponible ou aux heures travaillées approuvées issues des feuilles de temps soumises. Choisissez une règle et indiquez-la dans le rapport. Un membre avec des congés, une capacité à temps partiel ou une capacité hebdomadaire personnalisée a besoin du dénominateur qui reflète sa disponibilité attendue réelle.
Gardez l'utilisation facturable séparée de l'utilisation totale. L'utilisation facturable montre quelle part du temps approuvé peut être rattachée au travail client ; l'utilisation totale montre quelle part de la capacité a été consacrée au travail projet suivi, qu'il soit facturé ou non. Examiner les deux dans la même vue évite une erreur courante : traiter le travail projet non facturable comme invisible parce qu'il ne devient pas une ligne de facture.
Commencez par la question à laquelle le relecteur doit répondre. Une ventilation par projet montre où l'effort s'est concentré. Une ventilation par tâche expose le travail au niveau de la livraison. Une ventilation par membre appuie l'examen de la capacité et des approbations. Une ventilation par client fonctionne pour les rapports au niveau du compte. Une ventilation par plage de dates montre si la charge de travail a augmenté, baissé ou changé pendant la période d'examen.
Un rapport fiable connecté à ClickUp conserve les noms de tâches et de projets issus de ClickUp à côté des champs de temps Everhour. Les entrées peuvent provenir de chronomètres intégrés ou d'une saisie manuelle du temps, puis le rapport ajoute le membre, la plage de dates, la durée, le caractère facturable, les commentaires et le coût ou le montant facturable uniquement pour les rôles autorisés à voir les montants. Les colonnes, le regroupement, les filtres, la mise en forme et les exports transforment les mêmes données source en vue pour la paie, la facturation ou les parties prenantes.
Une feuille de calcul ponctuelle fonctionne lorsqu'une personne a besoin d'un récapitulatif rapide pour un seul projet, une période fixe et sans piste d'approbation. Elle atteint ses limites lorsque les managers reconstruisent la même vue chaque semaine, fusionnent manuellement le travail facturable et non facturable, ou copient les totaux dans la facturation et le contrôle de la paie. Les rapports récurrents réduisent ce travail manuel, car les entrées approuvées portent déjà le contexte du projet, de la tâche, du membre et de la date.
Everhour correspond à la version encadrée de ce flux de travail : l'équipe suit le temps depuis les tâches ClickUp, soumet les heures projet ou les heures travaillées hebdomadaires, et les managers approuvent, rejettent, approuvent partiellement ou verrouillent le temps soumis avant le reporting. Les exports donnent ensuite au service financier, aux clients ou à la direction une vue CSV, Excel/XLSX ou PDF sans leur demander de travailler dans la configuration de suivi.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Calculez le ratio en divisant les heures projet suivies par la capacité de travail disponible ou les heures travaillées approuvées sur la même période. Utilisez un seul dénominateur dans tout le rapport, puis indiquez-le. Une vue hebdomadaire et une vue mensuelle peuvent raconter des histoires différentes ; comparez donc les membres uniquement lorsque la plage de dates, la règle de capacité et le statut d'approbation correspondent.
Utilisez la capacité planifiée pour l'examen de la planification. Utilisez les heures travaillées approuvées pour un examen aligné sur la paie. Utilisez la capacité disponible lorsque les horaires à temps partiel, la capacité hebdomadaire personnalisée ou les congés modifient la période. Le rapport doit indiquer le dénominateur, car un membre à capacité partielle semblera surutilisé si le calcul suppose une semaine à temps plein.
Gardez les vues séparées et côte à côte. L'utilisation totale montre le travail projet suivi par rapport à la capacité. L'utilisation facturable montre la part liée à la facturation client. Un examen combiné aide les dirigeants à voir si un planning complet a produit une livraison facturable, du travail interne ou un mélange nécessitant une décision de dotation en personnel ou de périmètre.
Regroupez le rapport par responsable de la décision. Les groupes par projet et par tâche conviennent à l'examen de la livraison. Les groupes par membre conviennent à l'examen de la charge de travail et des approbations. Les groupes par client conviennent à l'examen des comptes. Les plages de dates conviennent à l'examen des tendances. Un même rapport peut inclure plusieurs regroupements, mais le premier regroupement doit correspondre à la personne qui doit agir sur les chiffres.
Le rapport surestime la charge de travail lorsqu'il traite le temps en brouillon, le contexte de projet manquant ou les modifications manuelles non contrôlées comme définitifs. Les entrées en attente doivent rester en dehors de la vue approuvée jusqu'à la fin du contrôle. Les modifications à des dates passées nécessitent aussi une attention, car elles peuvent modifier l'utilisation d'une semaine précédente après qu'un manager a déjà partagé le rapport.
Everhour Timesheets collecte les heures projet et les heures travaillées hebdomadaires par personne, afin que les managers puissent examiner l'utilisation à partir du temps soumis avant la paie, la facturation ou le reporting. Les relecteurs administrateurs peuvent approuver, rejeter, approuver partiellement et verrouiller les entrées, ce qui maintient le rapport d'utilisation lié à des enregistrements acceptés plutôt qu'à du temps en brouillon.
Suivez le temps sur les tâches ClickUp, soumettez les heures hebdomadaires pour approbation et utilisez les entrées verrouillées pour les examens de facturation, de paie et d'utilisation. Everhour transforme le temps approuvé en rapports d'équipe plus propres.
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