Le travail sur les tâches se fait dans ClickUp, tandis qu'Everhour ajoute les relevés de temps, les approbations et les rapports nécessaires aux processus de présence contrôlés.
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Le suivi des présences pour les équipes qui travaillent dans ClickUp commence par un relevé hebdomadaire par personne. Chaque entrée doit inclure la personne qui travaille, la date, la durée, le contexte de la tâche ou du projet, ainsi que suffisamment de détails pour qu'un manager puisse contrôler le temps. Pour l'appui à la paie ou à la facturation, le résultat utile est une semaine contrôlée, organisée par personne, projet et statut d'approbation.
Un relevé pratique sépare le temps de projet des totaux d'heures travaillées lorsque l'équipe a besoin des deux. Le temps des tâches explique où l'effort a été consacré. Les heures travaillées montrent la vue d'ensemble des présences pour le contrôle de la paie, la planification et les vérifications de capacité. Les jours manquants, les totaux quotidiens inhabituellement élevés et le temps saisi après coup doivent être contrôlés avant que la semaine devienne le relevé de référence.
Un cycle hebdomadaire clair comporte quatre étapes : saisir le temps, soumettre la semaine, contrôler les exceptions, puis approuver ou renvoyer pour corrections. La personne chargée de la revue vérifie les totaux de chaque personne par rapport aux tâches et projets ClickUp associés au travail, recherche le contexte de tâche manquant et confirme le statut facturable lorsque cette distinction a une incidence sur la facturation.
Le temps approuvé ne doit plus changer par des modifications ordinaires. Le temps soumis doit aussi être protégé pendant la revue afin que la personne chargée de la revue approuve un relevé stable. Si une correction est nécessaire, le processus le plus clair consiste à retirer la soumission, la rejeter ou effectuer une modification par un administrateur avec une piste visible. Cela maintient la stabilité du relevé de présence approuvé pour la paie, la facturation et le transfert vers le reporting.
Les relevés de présence deviennent peu fiables lorsque les managers acceptent des totaux sans détail au niveau des entrées. Un relevé solide inclut la personne, la tâche ou le projet, la date, la durée, le statut facturable le cas échéant, ainsi qu'une courte note pour le travail inhabituel. Le temps qui n'appartient pas à une tâche doit porter une étiquette claire, surtout lorsqu'il couvre des réunions, du travail administratif ou un autre temps hors projet.
L'erreur courante consiste à corriger un temps peu clair en devinant. La personne chargée de la revue doit rejeter une entrée lorsque la tâche est incorrecte, que la date est incorrecte ou que la description n'explique pas un total inhabituel. Les corrections par un administrateur doivent intervenir après que la personne chargée de la revue dispose de suffisamment d'informations pour préserver la piste, car les modifications tardives peuvent changer des rapports que le service financier ou la paie ont déjà utilisés.
Un relevé de présence ponctuel suffit pour une petite semaine à faible risque lorsque vous devez seulement contrôler les totaux et conserver une courte archive. Il cesse de suffire lorsque plusieurs personnes soumettent du temps, que des managers approuvent le temps de différentes équipes ou que les équipes de facturation et de paie s'appuient sur le même relevé final. À ce stade, le processus a besoin d'approbations, de verrouillages, d'un historique des corrections, d'exports et de rapports reproductibles.
Everhour ajoute ce processus encadré au-dessus du travail sur les tâches ClickUp grâce aux Timesheets, aux contrôles d'approbation, aux périodes verrouillées et aux rapports. Les équipes peuvent garder les dossiers, projets, tâches, tags et champs personnalisés ClickUp connectés à Everhour, tandis que le temps contrôlé alimente une seule couche de reporting avec regroupement, filtres, exports, envoi planifié et visibilité Team Hours pour la revue des heures supplémentaires lorsque le suivi des heures supplémentaires est activé.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Contrôlez les présences par personne et par semaine, puis comparez chaque total avec les tâches, projets et statuts de travail ClickUp associés. La personne chargée de la revue doit vérifier les jours manquants, les totaux inhabituellement élevés, le temps sans contexte de tâche et les entrées qui ont une incidence sur le travail facturable avant d'approuver la semaine.
Un relevé fiable montre la personne qui travaille, la date, la durée, la tâche ou le projet, le contexte de l'entrée et le statut facturable lorsque la facturation utilise le temps. Le relevé doit aussi inclure une décision de revue, des périodes approuvées verrouillées et un chemin de correction qui explique les changements ultérieurs au lieu de modifier silencieusement les totaux historiques.
Les managers doivent exiger une catégorie ou une description claire avant l'approbation. Le temps hors tâche peut être valide pour les réunions, le travail administratif ou les missions hors projet, mais les entrées vagues affaiblissent le contrôle de la paie, l'analyse de capacité et les relevés de facturation client lorsqu'elles se trouvent à côté d'heures de projet fondées sur des tâches.
Une date limite donne aux équipes de paie, de facturation et de reporting un seul relevé contrôlé pour la période. Les membres ordinaires ne doivent pas continuer à modifier le temps approuvé après ce point. Les corrections par un administrateur peuvent toujours traiter les ajustements légitimes, mais le changement doit contenir suffisamment de contexte pour expliquer l'écart avec la semaine approuvée.
La revue des présences doit inclure les congés lorsque l'équipe a besoin de totaux bruts de feuilles de temps, d'un contexte de capacité ou d'un appui au contrôle de la paie. Les heures de projet seules montrent le travail effectué sur les tâches. Les congés ajoutent le volet absence de la semaine, afin que les managers ne prennent pas un total de projet plus faible pour du travail manquant.
Everhour Reporting transforme le temps issu du travail connecté à ClickUp en rapports configurables avec 45 colonnes ou plus, des regroupements, des filtres et des plages de dates. Les managers peuvent exporter les rapports en CSV, Excel/XLSX ou PDF, planifier l'envoi par e-mail et utiliser la visibilité Team Hours pour la revue des heures supplémentaires lorsque le suivi des heures supplémentaires est activé.
Les Timesheets Everhour permettent aux managers d'approuver, de rejeter ou d'approuver partiellement le temps soumis, et le temps approuvé reste verrouillé pour les membres ordinaires. Les administrateurs peuvent toujours corriger le temps d'équipe lorsque c'est nécessaire, ce qui maintient la stabilité du relevé revu sans dépendre d'allers-retours répétés.
Contrôlez le temps hebdomadaire, verrouillez les périodes approuvées et envoyez les rapports à l'équipe suivante sans reconstruire de feuilles de calcul. Everhour relie le travail sur les tâches ClickUp au reporting qui prend en charge la paie, la facturation et la supervision de l'équipe.
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