Excel peut totaliser les postes, les pauses et les heures supplémentaires, tandis qu'Everhour maintient les congés approuvés alignés avec les enregistrements de planning.
Saisissez vos heures d'arrivée et de départ pour chaque jour. Les heures supplémentaires et le salaire brut sont calculés automatiquement.
| Jour | Arrivée | Début de pause | Fin de pause | Pause | Départ | Total |
|---|
Le calculateur vous donne le chiffre — Everhour prend le relais.
Un clic et le chronomètre tourne. Démarrez un minuteur, ajoutez une entrée, modifiez les détails. C'est exactement la sensation que vous aurez dans Everhour.
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Un calcul de planning des horaires dans Excel répond à une question pratique : combien d'heures payées proviennent des postes que vous avez saisis. Dans Excel, cela signifie généralement une date/heure de début, une date/heure de fin, un temps de pause non payé, un temps de pause payé et un total hebdomadaire. Les postes du même jour peuvent utiliser l'heure de fin moins l'heure de début. Les postes de nuit nécessitent des valeurs de date-heure de début et de fin, car les entrées avec l'heure seule n'indiquent pas à quel jour appartient le pointage de sortie.
Pour les contrôles de paie aux États-Unis, le planning doit aussi définir une limite de semaine de travail. Les employés couverts et non exemptés doivent recevoir une rémunération des heures supplémentaires pour les heures travaillées au-delà de 40 dans une semaine de travail FLSA fixe, à un taux d'au moins 1,5 fois le taux normal. Excel peut calculer la répartition, mais la feuille de calcul doit conserver les courtes pauses payées dans les heures travaillées et ne soustraire que les périodes de repas non payées qui respectent le critère de décharge complète des fonctions.
Excel stocke les heures sous forme de fractions d'une journée, de sorte que les heures décimales de type paie proviennent de la multiplication de la différence date-heure par 24. La structure de base est la suivante : les heures brutes sont égales à `(end_datetime - start_datetime) * 24`, puis les heures payées sont égales aux heures brutes moins les heures de pause non payées. Les totaux hebdomadaires supérieurs à 24 heures nécessitent le format de durée `[h]:mm`, sinon Excel peut afficher un total tel que 28:15 sous la forme 4:15.
Par exemple, un employé couvert et non exempté enregistre des totaux de postes payés de 7, 8, 11, 8 et 9 heures dans une semaine de travail fixe à 29,00 $ de l'heure. Le temps payé total est de 43 heures. La paie normale couvre 40 heures, soit 1 160,00 $. Les heures supplémentaires couvrent 3 heures à 43,50 $ de l'heure, soit 130,50 $. La paie brute totale avant impôts, retenues ou majorations propres à un État est de 1 290,50 $.
Excel fonctionne bien lorsque le planning est petit, que les formules sont verrouillées et qu'une personne contrôle le modèle. Un classeur pratique conserve les dates, heures de début, heures de fin, pauses non payées, heures payées, totaux hebdomadaires et indicateurs d'heures supplémentaires dans des colonnes distinctes. Une structure `IF` peut répartir les heures au-delà de 40 dans une colonne d'heures supplémentaires, tandis que `MIN` peut plafonner les heures normales à 40 pour la semaine.
Les erreurs de feuille de calcul proviennent généralement d'hypothèses de format plutôt que de l'arithmétique. Les fichiers CSV peuvent s'ouvrir avec les paramètres de date et d'heure par défaut de l'ordinateur, donc l'importation Texte/CSV donne plus de contrôle avant le chargement des données de planning. Les entrées américaines utilisent couramment des dates mois/jour/année et des heures AM/PM sur 12 heures. L'arrondi nécessite aussi de la discipline : l'arrondi fédéral à 5 minutes, 0,1 heure ou 0,25 heure n'est accepté que lorsqu'il s'équilibre dans le temps et ne sous-paie pas les heures réellement travaillées.
Un calcul Excel ponctuel suffit pour une estimation rapide de paie, le planning d'un seul contractuel ou une courte vérification rétrospective. Il devient insuffisant lorsque plusieurs employés soumettent des modifications, que des managers approuvent des corrections, que les congés changent la capacité, ou que la paie a besoin d'un enregistrement indiquant qui a modifié quelle entrée. Le classeur peut afficher le nombre final, mais il ne crée pas à lui seul de piste d'approbation.
Un flux de travail géré est important lorsque les heures de planning, les congés et la révision de la paie doivent partager la même source de vérité. Everhour Time Off suit les vacances, les congés maladie et les types de congés personnalisés avec des durées de journées partielles, l'accumulation, le report, les soldes et l'approbation des demandes. Cela donne aux managers un moyen plus clair de comparer les postes planifiés, les congés payés et les totaux de feuilles de temps avant que les chiffres ne passent dans les enregistrements de paie ou de facturation.
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Utilisez des colonnes distinctes pour l'employé, la date de travail, la date/heure de début, la date/heure de fin, le temps de pause non payé, les heures payées, les heures normales, les heures supplémentaires et les notes. Les colonnes date-heure sont importantes pour les postes de nuit, car les entrées avec l'heure seule ne peuvent pas identifier le jour de pointage de sortie. Une colonne distincte pour les pauses non payées évite aussi que les courtes pauses payées soient retirées par erreur.
Le formatage horaire ordinaire revient à zéro après 24 heures, donc un total tel que 28:15 peut s'afficher sous la forme 4:15. Appliquez un format de durée tel que `[h]:mm` aux totaux de postes cumulés. Les colonnes de paie en heures décimales évitent le problème d'affichage en utilisant la différence date-heure multipliée par 24.
Excel peut calculer les heures supplémentaires lorsque le classeur regroupe les heures payées dans la bonne semaine de travail fixe. Les employés couverts et non exemptés aux États-Unis doivent recevoir une rémunération des heures supplémentaires pour les heures travaillées au-delà de 40 dans cette semaine de travail, à un taux d'au moins 1,5 fois le taux normal. La formule doit répartir les heures payées hebdomadaires entre colonnes d'heures normales et d'heures supplémentaires.
Les courtes pauses accordées par un employeur, généralement d'environ 5 à 20 minutes, sont des heures travaillées rémunérables en vertu du droit fédéral et comptent dans les heures supplémentaires hebdomadaires. Une véritable période de repas n'est généralement non payée que lorsque l'employé est complètement déchargé de ses fonctions. Le planning ne doit soustraire que le temps de pause qui remplit réellement les conditions pour être non payé.
Mélanger le temps affiché avec les heures décimales de paie modifie rapidement les totaux. Une cellule formatée comme une heure peut sembler correcte alors que l'export de paie attend des heures décimales telles que 8,5. Conservez une colonne visible d'heures payées décimales, utilisez des valeurs date-heure pour les postes de nuit et contrôlez les importations CSV afin que les dates et les heures AM/PM ne soient pas converties incorrectement.
Everhour Time Off suit les vacances, les congés maladie, les jours fériés et les types de congés personnalisés avec des durées de journées partielles, l'accumulation, le report, des soldes par employé et des demandes d'approbation. Les heures de congé peuvent alimenter les totaux de feuilles de temps, afin que les managers puissent examiner la disponibilité et les absences payées à côté des enregistrements d'heures travaillées.
Suivez les congés approuvés avant que le nettoyage de la paie ne commence. Everhour relie les demandes de congés, les soldes et les totaux de feuilles de temps afin que les enregistrements de planning reflètent le travail planifié et les absences payées.
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