Excel peut totaliser les heures planifiées et les heures supplémentaires ; Everhour transforme les événements de calendrier en entrées de feuille de temps à examiner.
Saisissez vos heures d'arrivée et de départ pour chaque jour. Les heures supplémentaires et le salaire brut sont calculés automatiquement.
| Jour | Arrivée | Début de pause | Fin de pause | Pause | Départ | Total |
|---|
Le calculateur vous donne le chiffre — Everhour prend le relais.
Un clic et le chronomètre tourne. Démarrez un minuteur, ajoutez une entrée, modifiez les détails. C'est exactement la sensation que vous aurez dans Everhour.
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Un planning des employés dans Excel répond à trois questions pratiques : combien de temps chaque poste a duré, quelle durée de pause peut être non rémunérée, et si la semaine de travail fixe dépasse un seuil d'heures supplémentaires. Excel gère bien les calculs lorsque chaque ligne stocke une heure de début, une heure de fin, une durée de pause non rémunérée, un taux horaire et un identifiant de semaine de travail. Le planning ne devient prêt pour la paie qu'une fois les règles derrière ces colonnes correctement appliquées.
Pour les feuilles de temps américaines, la base fédérale est la semaine de travail FLSA. Les employés couverts non exemptés doivent recevoir une rémunération des heures supplémentaires pour les heures travaillées au-delà de 40 dans une semaine de travail fixe, à un taux au moins égal à une fois et demie le taux normal. La loi fédérale n'exige pas de pauses-repas ou de repos pour adultes, mais les courtes pauses accordées par un employeur, généralement d'environ 5 à 20 minutes, sont des heures travaillées rémunérées.
Excel stocke les heures sous forme de fractions de journée, donc un poste le même jour peut utiliser la structure heure de fin moins heure de début. Les heures décimales de type paie utilisent la différence date-heure multipliée par 24. Pour les postes de nuit, stockez ensemble la date/heure de début et la date/heure de fin, car les entrées avec heure seule n'indiquent pas à quel jour appartient le pointage de sortie.
Les totaux hebdomadaires nécessitent un format de durée tel que `[h]:mm` lorsque le total dépasse 24 heures. Le format horaire ordinaire revient à zéro après 24 heures, donc 28 heures 15 minutes peuvent s'afficher comme 4:15. Les importations CSV nécessitent la même attention. Excel peut interpréter les colonnes de date et d'heure selon les paramètres par défaut de l'ordinateur, sauf si l'importation Texte/CSV applique des formats explicites avant de charger le planning.
Commencez par les heures brutes écoulées, soustrayez uniquement les pauses non rémunérées valides, puis totalisez les heures payées dans la semaine de travail fixe. Une véritable période de repas est généralement non rémunérée uniquement lorsqu'elle dure typiquement au moins 30 minutes et que l'employé est complètement libéré de ses fonctions. Un employé qui effectue des tâches pendant qu'il mange travaille toujours, et les courtes pauses de 20 minutes ou moins restent du temps rémunéré.
Par exemple, un employé a 49 heures planifiées brutes dans une semaine de travail fixe, prend 1 heure de temps de repas non rémunéré valide et gagne 27 $ de l'heure. Les heures payées sont de 48. Les 40 premières heures paient 1 080 $. Les 8 heures supplémentaires restantes sont payées à 40,50 $, ce qui produit 324 $ de rémunération des heures supplémentaires. La paie brute totale est de 1 404 $ avant impôts, retenues ou primes propres à un État.
Un calcul Excel ponctuel suffit lorsque vous devez vérifier un planning, confirmer un total hebdomadaire ou modéliser une ligne de paie avant de la saisir ailleurs. La feuille de calcul doit tout de même conserver les heures de début, les heures de fin, les déductions de pause, les taux et la semaine de travail fixe. Des structures de formules telles que `MIN(paid hours,40)` pour les heures normales et `IF(paid hours>40,paid hours-40,0)` pour les heures supplémentaires gardent la séparation visible.
Un flux de travail géré devient nécessaire lorsque les changements de planning, les approbations, la transmission à la paie ou les enregistrements de facturation se répètent chaque semaine. Everhour peut transformer les événements des calendriers Google, Outlook et iCloud en entrées de feuille de temps dans une fenêtre de temps configurable, en excluant les événements sur toute la journée, récurrents et antérieurs à la connexion. Ce flux de travail donne aux réviseurs un point de départ plus propre que la ressaisie dans des lignes Excel du travail basé sur le calendrier.
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Utilisez les heures hebdomadaires payées comme entrée, puis répartissez le total entre les catégories d'heures normales et d'heures supplémentaires. Selon la base fédérale, les employés couverts non exemptés reçoivent des heures supplémentaires après 40 heures dans une semaine de travail fixe, à un taux au moins égal à 1,5 fois le taux normal. La loi de l'État, la politique interne ou les conditions contractuelles peuvent ajouter des règles plus strictes sur les heures quotidiennes, les pauses ou les primes.
Le format horaire d'Excel peut revenir à zéro à 24 heures. Un total de planning hebdomadaire de 28:15 peut s'afficher comme 4:15 lorsque la cellule utilise un format horaire ordinaire. Utilisez un format de durée tel que `[h]:mm` pour les heures cumulées. Les totaux décimaux de paie peuvent aussi utiliser la différence date-heure multipliée par 24.
Saisissez les postes de nuit avec la date et l'heure pour le début et la fin. Une ligne avec heure seule ne peut pas prouver si 2 h 00 appartient au même jour calendaire ou au jour suivant. Les entrées date-heure permettent à Excel de soustraire correctement le début de la fin et de convertir le résultat en heures décimales.
Excel peut soustraire une colonne de pause, mais la déduction doit correspondre à la pause légale et factuelle. Selon la FLSA, les courtes pauses de 20 minutes ou moins sont des heures travaillées indemnisables. Une véritable période de repas est non rémunérée uniquement lorsque l'employé est complètement libéré de ses fonctions, typiquement pendant au moins 30 minutes.
Excel effectue les calculs, mais la revue de la paie nécessite toujours la classification du travailleur, les limites de la semaine de travail, la validité des pauses, les données de taux et les surcouches propres à chaque État. Aux États-Unis, les employés couverts non exemptés ne peuvent pas voir leurs heures moyennées sur plusieurs semaines de travail pour éviter les heures supplémentaires fédérales. Les exports nécessitent aussi une correspondance propre des colonnes avant la saisie dans la paie.
Everhour s'intègre aux calendriers Google, Outlook et iCloud afin que les événements avec des heures de début et de fin définies puissent devenir des entrées de feuille de temps. Les utilisateurs configurent si les entrées sont créées avant ou après les événements dans une fenêtre de 15 minutes à 3 heures. Les événements sur toute la journée, récurrents et antérieurs à la connexion ne se synchronisent pas.
Transformez le travail basé sur le calendrier en entrées de feuille de temps révisables avant les contrôles de paie ou de facturation. Everhour convertit les événements de calendrier éligibles en entrées de temps, ce qui réduit la ressaisie manuelle des plannings et améliore la revue des feuilles de temps.
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