Les journaux de pauses Excel nécessitent des totaux d'heures payées propres avant l'examen de la paie. Everhour ajoute des contrôles d'approbation après l'enregistrement du temps.
Saisissez vos heures d'arrivée et de départ pour chaque jour. Les heures supplémentaires et le salaire brut sont calculés automatiquement.
| Jour | Arrivée | Début de pause | Fin de pause | Pause | Départ | Total |
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Un journal de pauses dans Excel répond à une question pratique : après avoir soustrait uniquement les pauses non payées valides, combien d'heures payées doivent apparaître sur la feuille de temps, le fichier de paie ou l'examen de facturation ? Excel peut gérer l'arithmétique avec des colonnes d'heures de début, d'heures de fin et de durée des pauses, mais la feuille a besoin des bonnes hypothèses avant de produire un total fiable.
Pour les feuilles de temps des employés aux États-Unis, le cadre juridique se situe en dehors de la formule du tableur. La loi fédérale n'exige pas de pauses repas ou de repos pour les adultes. Si un employeur prévoit de courtes pauses de 20 minutes ou moins, la FLSA les traite comme des heures de travail payées. Une véritable période de repas n'est généralement non payée que lorsque l'employé est complètement libéré de ses fonctions.
Excel stocke les heures sous forme de fractions d'une journée, donc le temps écoulé le même jour suit la forme de base `heure de fin - heure de début`. Les heures décimales de type paie utilisent la différence date-heure multipliée par 24. Pour les postes de nuit ou sur plusieurs jours, stockez à la fois la date et l'heure d'arrivée et de départ, car les entrées contenant uniquement l'heure ne peuvent pas prouver le jour où le poste s'est terminé.
Une feuille pratique de journal de pauses comporte des colonnes pour les heures brutes, les heures de pause non payées, les notes de pause payée et les heures nettes payées. La formule centrale est : heures brutes moins heures de pause non payées. Les totaux hebdomadaires supérieurs à 24 heures nécessitent un format de durée Excel tel que `[h]:mm`, puisque le format horaire ordinaire revient à zéro après 24 heures et peut afficher 28:15 comme 4:15.
Supposons qu'un employé couvert non exempté enregistre 47 heures sur site pendant une semaine de travail fixe à 33 $ de l'heure. L'employé prend cinq périodes de repas de 30 minutes sans aucune tâche, donc le total des pauses non payées est de 2,5 heures. Le temps net payé est de 44,5 heures. Les heures supplémentaires des employés couverts non exemptés s'appliquent après 40 heures dans la semaine de travail FLSA, à un taux d'au moins 1,5 fois le taux normal.
La répartition de la paie est de 40 heures normales et 4,5 heures supplémentaires. La rémunération normale est de 1 320,00 $. Le taux des heures supplémentaires est de 49,50 $, et la rémunération des heures supplémentaires est de 222,75 $. La rémunération brute totale est de 1 542,75 $. Une pause de repos payée de 10 minutes au cours de la même semaine resterait dans les heures payées et ne serait pas déduite du journal de pauses.
Excel fonctionne bien pour une vérification ponctuelle, un petit examen par le propriétaire ou une entrée de pause corrigée avant la paie. Il fonctionne aussi lorsque le propriétaire de la feuille contrôle le modèle et protège les cellules de formule. Les points de défaillance courants sont l'analyse manuelle des dates, les formules copiées, les importations CSV qui réinterprètent les colonnes horaires et les déductions de pauses saisies sans preuve que l'employé était complètement libéré de ses fonctions.
Un flux de travail géré devient nécessaire lorsque plusieurs personnes soumettent du temps, que des managers approuvent des corrections ou que la paie a besoin d'un enregistrement durable. Everhour Timesheets collecte les heures de projet hebdomadaires et les heures de travail, puis permet aux utilisateurs de soumettre du temps pour approbation. Les administrateurs peuvent approuver, rejeter, approuver partiellement et verrouiller les entrées de temps avant l'examen de la paie ou de la facturation.
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Un journal de pauses Excel doit inclure le nom de l'employé, la date de travail, l'heure d'arrivée, l'heure de départ, les heures brutes, les minutes de pause non payées, les notes de pause payée, les heures nettes payées et le statut d'approbation. Ajoutez un identifiant de semaine de travail lorsque le fichier sert à l'examen de la paie aux États-Unis, car les heures supplémentaires des employés couverts non exemptés sont mesurées sur une semaine de travail fixe de 168 heures.
Excel ne doit soustraire un déjeuner de 30 minutes que lorsque la pause était du temps non travaillé et que l'employé était complètement libéré de ses fonctions. Si l'employé répond à des appels, surveille le travail, sert des clients ou accomplit des tâches pendant qu'il mange, ce temps reste des heures de travail au sens de la FLSA et doit rester dans le total payé.
Les courtes pauses de 20 minutes ou moins ne doivent pas aller dans la colonne des pauses non payées pour une feuille de temps d'employé régie par la FLSA. La loi fédérale traite ces courtes pauses fournies par l'employeur comme des heures de travail rémunérables. Suivez-les comme notes de pause payée si l'employeur veut un enregistrement, mais conservez-les dans les heures nettes payées.
Excel peut afficher un total hebdomadaire qui semble incorrect lorsque la cellule utilise un format horaire ordinaire. Un total supérieur à 24 heures peut revenir au début, si bien que 28:15 s'affiche comme 4:15. Utilisez un format de durée tel que `[h]:mm` pour les totaux hebdomadaires ou de période de paie cumulés, puis convertissez en heures décimales lorsque la paie a besoin d'une saisie décimale.
Un journal de pauses Excel peut signaler les heures supplémentaires avec un total hebdomadaire d'heures payées et une formule qui sépare les heures au-delà de 40 pour les employés couverts non exemptés. La formule ne décide pas si une règle d'État, une politique d'employeur, un contrat ou une classification de travailleur modifie le résultat. Gardez ces champs d'examen séparés de l'arithmétique.
Everhour Timesheets collecte les heures de projet hebdomadaires et les heures de travail par personne afin que les managers puissent examiner le temps avant la paie ou la facturation. Les utilisateurs soumettent le temps pour approbation, et les administrateurs peuvent approuver, rejeter, approuver partiellement ou verrouiller les entrées lorsqu'une correction de pause ou un problème de feuille de temps nécessite un parcours d'examen contrôlé.
Everhour peut verrouiller le temps soumis et approuvé afin que les membres ordinaires ne puissent pas le modifier après examen. Cela donne aux managers un enregistrement stable de la feuille de temps pour les contrôles de paie ou de facturation une fois les ajustements de pauses, les corrections et les approbations terminés.
Utilisez Excel pour des calculs rapides de pauses, puis déplacez l'examen récurrent de la paie dans Everhour Timesheets. Soumettez, approuvez, approuvez partiellement et verrouillez les entrées de temps avant qu'elles n'affectent la paie ou la facturation.
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