Everhour prend en charge le suivi du temps et la facturation, tandis que Google Sheets garde les calculs d'heures supplémentaires visibles pour les contrôles de paie fondés sur des feuilles de calcul.
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Une feuille de suivi des heures supplémentaires Google Sheets répond à une question directe de paie : pour un salarié couvert non exempté dans une semaine de travail fixe, combien d'heures sont des heures normales, combien sont des heures supplémentaires, et quelle paie brute découle de cette répartition. Selon le socle fédéral de la FLSA, les salariés couverts non exemptés doivent recevoir une paie d'heures supplémentaires pour les heures travaillées au-delà de 40 dans une semaine de travail fixe de 168 heures.
Google Sheets convient à cette tâche lorsque vous avez besoin d'un classeur transparent avec les noms des salariés, les dates, les heures, les taux, la paie normale, la paie des heures supplémentaires et les totaux. L'essentiel est de regrouper les entrées par salarié et par semaine de travail avant d'appliquer le seuil des heures supplémentaires. Chaque semaine de travail FLSA est indépendante, donc une feuille ne doit pas faire la moyenne de 34 heures sur une semaine avec 46 heures la semaine suivante pour effacer les heures supplémentaires.
La structure de formule hebdomadaire est simple : d'abord le total des heures, puis les heures normales, puis les heures supplémentaires. En termes Google Sheets, `SUMIFS` peut totaliser les heures par salarié et par semaine de travail, `MIN(total_hours,40)` peut plafonner les heures normales, et `MAX(total_hours-40,0)` peut isoler les heures supplémentaires. Utilisez des formats de durée comme `[h+]` afin que les totaux hebdomadaires supérieurs à 24 heures s'affichent comme des heures écoulées au lieu de revenir comme une heure d'horloge.
Exemple : un salarié couvert non exempté travaille 48 heures dans une semaine de travail FLSA fixe à un taux horaire normal de 28,80 $. La paie normale est de 40 heures × 28,80 $ = 1 152,00 $. Le taux des heures supplémentaires est de 28,80 $ × 1,5 = 43,20 $. La paie des heures supplémentaires est de 8 heures × 43,20 $ = 345,60 $. La paie brute totale est de 1 497,60 $ avant impôts, retenues, remboursements ou autres ajustements de paie.
Google Sheets stocke les valeurs date-heure comme des numéros de jour plus des fractions de jour, donc les heures saisies, les valeurs CSV importées et les données d'horloge copiées nécessitent une mise en forme cohérente. Si une feuille stocke « 8:30 » comme texte, les formules peuvent l'ignorer ou la calculer comme une heure de la journée au lieu d'une durée. `TIMEVALUE` peut convertir des chaînes d'heure en fractions de jour, tandis que la mise en forme en durée garde les totaux lisibles.
Une erreur fréquente dans les feuilles de calcul consiste à mélanger les lignes quotidiennes, les lignes de synthèse hebdomadaire et les cellules de paie ajustées manuellement sans protéger les colonnes de formule. Le classeur doit garder les entrées brutes séparées des totaux calculés. Google Sheets peut importer des fichiers XLS, XLSX, CSV, ODS et TSV et exporter des fichiers XLSX, PDF, CSV et TSV, mais la transmission à la paie nécessite tout de même des noms de colonnes clairs et une étape de vérification avant le téléversement.
Un calcul ponctuel dans Google Sheets suffit lorsque vous avez un petit nombre de salariés, un seul taux horaire par salarié, aucune addition de paie inhabituelle et une semaine de travail fixe propre. Cela fonctionne aussi pour des contrôles rapides avant la paie lorsque le classeur sépare clairement les heures normales, les heures supplémentaires, la paie normale, la paie des heures supplémentaires et la paie brute totale. Des règles d'État plus protectrices, des termes de politique ou des contrats doivent être traités avant de se fier au total.
Un flux de travail géré devient le meilleur choix lorsque les entrées de temps nécessitent des approbations, une séparation entre facturable et non facturable, des taux de projet, des factures client ou un historique de vérification de la paie. Everhour peut conserver les paramètres facturables au niveau du projet, marquer des tâches spécifiques comme non facturables, appliquer des taux de tâche personnalisés, et déclarer le temps facturable, le temps non facturable, le montant facturable et le coût avant que les chiffres ne passent à la facturation ou à la paie.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Regroupez les heures par salarié et par semaine de travail fixe avant de calculer les heures supplémentaires. Selon le socle fédéral de la FLSA, une semaine de travail est une période fixe de 168 heures composée de sept périodes consécutives de 24 heures, et chaque semaine de travail est indépendante. Ne combinez pas deux semaines dans un seul total pour réduire les heures supplémentaires.
Utilisez une formule pour totaliser les heures, puis répartissez le résultat avec une logique de seuil. Une structure courante est `MIN(total_hours,40)` pour les heures normales et `MAX(total_hours-40,0)` pour les heures supplémentaires selon le socle fédéral de la FLSA pour les salariés couverts non exemptés. `SUMIFS` aide à totaliser uniquement les lignes du salarié et de la semaine de travail sélectionnés.
Les heures hebdomadaires s'affichent souvent incorrectement lorsque la cellule utilise un format d'heure d'horloge au lieu d'un format de durée. Google Sheets stocke le temps comme des fractions de jour, donc les totaux supérieurs à 24 heures peuvent visuellement revenir à zéro. Utilisez des jetons de durée comme `[h+]`, `[m+]` ou `[s+]` pour les totaux de temps écoulé.
Les colonnes de week-end sont utiles pour la planification et la vérification, mais elles ne créent pas à elles seules des heures supplémentaires fédérales. La FLSA n'exige pas de paie d'heures supplémentaires simplement parce que le travail a lieu le samedi, le dimanche, les jours fériés ou les jours de repos réguliers. Le déclencheur du socle fédéral est le dépassement de 40 heures dans la semaine de travail, sauf si une autre loi, politique, contrat ou accord s'applique.
La FLSA n'exige pas le paiement du temps non travaillé, y compris les vacances ou les jours fériés fédéraux ou non fédéraux. Ces avantages sont généralement définis par la politique de l'employeur, un accord, ou un contrat avec un représentant ou un syndicat. Pour le socle fédéral des heures supplémentaires, le calcul utilise les heures réellement travaillées pendant la semaine de travail, sauf si une règle applicable exige un traitement différent.
Everhour prend en charge le temps facturable et non facturable via le statut de facturation du projet, les contrôles non facturables au niveau des tâches, les taux de tâche personnalisés et les exceptions de taux par membre. Les rapports d'administration peuvent afficher le temps facturable, le temps non facturable, le montant facturable et le coût, afin que la vérification des heures supplémentaires n'efface pas le contexte de facturation.
Les rapports Everhour peuvent être exportés aux formats CSV, Excel/XLSX ou PDF pour la paie, la facturation ou le travail dans une feuille de calcul. Les rapports personnalisés peuvent inclure des champs comme le membre, la date, le projet, la tâche, le temps déclaré, les heures supplémentaires, le temps facturable, les coûts et le chiffre d'affaires.
Suivez les heures approuvées, séparez le travail facturable du travail non facturable et vérifiez les coûts de projet avant la paie ou la facturation. Everhour garde les données de facturation liées aux heures supplémentaires organisées pour des transmissions plus propres aux clients et à la paie.
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