Everhour suit le temps et les absences autour de votre workflow de feuille de calcul, tandis qu'Excel calcule l'utilisation à partir des règles que vous choisissez.
Mesurez l'utilisation facturable par rapport à la capacité totale et voyez exactement combien d'heures vous laissez de côté chaque période.
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Une feuille de planification des ressources Excel répond à une question pratique : quelle part du temps disponible d'une personne est devenue du travail facturable pendant la période que vous avez sélectionnée. La feuille peut calculer ce taux par employé, rôle, équipe, client, projet, semaine ou mois. Elle a besoin des heures facturables issues des feuilles de temps et d'un dénominateur d'heures disponibles qui correspond à la politique de votre entreprise, pas à un objectif national générique.
Excel convient à cette tâche parce qu'il peut combiner des lignes de feuilles de temps, des hypothèses de capacité et des listes de jours fériés dans un seul classeur. Une configuration typique utilise `SUMIFS` pour totaliser les heures facturables par employé et plage de dates, `NETWORKDAYS` pour compter les jours ouvrés, et des références de tableaux structurés afin que les formules s'étendent lorsque de nouvelles lignes sont ajoutées. Le résultat est important pour le staffing, la tarification, l'examen de la charge de travail et les contrôles de marge.
Le dénominateur contrôle la signification du taux d'utilisation. Les heures facturables divisées par le total des heures enregistrées mesurent la part du temps saisi qui était facturable, mais le taux augmente artificiellement lorsque les personnes omettent les entrées non facturables. Les heures facturables divisées par une capacité fixe, comme 40 heures par semaine, indiquent la performance par rapport à une base planifiée et peuvent dépasser 100 % lorsque les heures facturables dépassent la capacité.
Pour les équipes aux États-Unis, la loi fédérale ne définit pas l'emploi à temps plein ou à temps partiel, le dénominateur du temps plein est donc un choix de politique de l'employeur. De nombreuses entreprises utilisent 40 heures hebdomadaires comme base brute, car les règles fédérales sur les heures supplémentaires exigent que les employés non exemptés couverts reçoivent une rémunération des heures supplémentaires pour les heures travaillées au-delà de 40 dans une semaine de travail fixe de 168 heures. Une semaine de 40 heures équivaut à 2 080 heures annuelles brutes avant PTO, jours fériés, congés non payés et autres absences.
La formule centrale est le nombre d'heures facturables divisé par les heures disponibles pour la même personne et la même période. Dans Excel, les heures facturables proviennent généralement de `SUMIFS`, filtrées par indicateur facturable, employé et plage de dates. Les heures disponibles peuvent provenir d'une capacité hebdomadaire fixe ou de jours ouvrés multipliés par la capacité quotidienne, puis réduites par le PTO, les congés maladie, les jours fériés ou d'autres absences approuvées lorsque votre entreprise mesure l'utilisation nette du temps de travail.
Par exemple, une période de planification Excel de deux semaines comporte 10 jours ouvrés à 8 heures par jour, soit 80 heures de capacité brute. L'employé a 16 heures de PTO et 4 heures de congé maladie, les heures nettes disponibles sont donc de 60. Si `SUMIFS` renvoie 30 heures facturables pour cet employé et cette période, l'utilisation est de 30 ÷ 60 = 0,50, soit 50 %.
L'erreur Excel la plus courante consiste à calculer la moyenne des pourcentages d'utilisation individuels dans un récapitulatif d'équipe. Les synthèses doivent diviser la somme des heures facturables par la somme des heures disponibles. Une PivotTable peut regrouper les données de feuilles de temps et de capacité par employé, rôle, équipe, projet, client ou période, et les champs de valeurs numériques utilisent `SUM` par défaut, ce qui prend en charge la bonne synthèse lorsque le taux calculé utilise ces entrées additionnées.
Excel a également besoin d'une limite claire pour la gestion des absences. `NETWORKDAYS(start_date, end_date, [holidays])` exclut les week-ends et toutes les dates de jours fériés fournies dans la plage optionnelle holidays, mais il ne connaît pas vos approbations de PTO, congés maladie, congés FMLA ou horaires à temps partiel à moins que vous ne les ajoutiez. Les employés éligibles d'employeurs couverts peuvent prendre jusqu'à 12 semaines de travail de congé FMLA non payé et avec protection de l'emploi pour des motifs admissibles, et le congé réellement pris doit réduire les heures disponibles lorsque vous utilisez un dénominateur d'heures nettes de travail.
Un calcul Excel ponctuel suffit lorsque vous avez besoin d'une vérification rapide pour une personne, un projet ou un mois. Gardez le classeur ciblé : heures sources, indicateur facturable, plage de dates, capacité, heures d'absence et pourcentage final. Une feuille légère fonctionne aussi pour les petites équipes lorsqu'une personne contrôle les entrées et vérifie les formules avant que les décisions ne sortent du classeur.
Un workflow géré devient nécessaire lorsque l'utilisation alimente chaque semaine le staffing, la facturation, la revue de paie ou les rapports client. Everhour Time Off suit les vacances, les congés maladie et les types de congés personnalisés avec des durées partielles de journée, l'accumulation et le report, des soldes par employé, des workflows d'approbation et des données de congés qui alimentent les feuilles de temps et les rapports. Cela donne à la feuille de calcul une source plus propre de données d'absence approuvées au lieu de modifications manuelles.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Excel doit calculer l'utilisation comme les heures facturables divisées par les heures disponibles pour le même employé, la même équipe, le même projet ou la même période. Utilisez `SUMIFS` pour totaliser le temps facturable à partir des lignes de feuilles de temps, puis divisez par le dénominateur choisi. Le dénominateur peut être le total des heures enregistrées, les heures de capacité fixe ou les heures nettes de travail après PTO, congés maladie, jours fériés et autres absences approuvées.
Utilisez la capacité brute lorsque vous voulez une comparaison stable avec un horaire standard, comme 40 heures par semaine. Utilisez les heures nettes disponibles lorsque vous voulez que l'utilisation reflète le temps pendant lequel la personne était réellement disponible pour travailler. Le PTO, les congés maladie, les jours fériés et les congés FMLA pris ne doivent réduire le dénominateur que dans le cadre d'une politique d'heures nettes de travail.
La moyenne des pourcentages donne le même poids à chaque personne, même lorsque leurs heures disponibles diffèrent. Un employé à temps partiel avec 20 heures disponibles et un employé à temps plein avec 80 heures disponibles ne doivent pas avoir le même poids dans un taux d'utilisation d'équipe. Additionnez toutes les heures facturables, additionnez toutes les heures disponibles, puis divisez les totaux.
`SUMIFS` est importante pour les totaux d'heures facturables, car elle peut filtrer par employé, projet, plage de dates, client, rôle et statut facturable. `NETWORKDAYS` est importante pour la capacité, car elle renvoie les jours ouvrés entiers entre deux dates tout en excluant les week-ends et les dates de jours fériés fournies. Les références structurées et les colonnes calculées gardent les formules alignées à mesure que le tableau source grandit.
Les sources fédérales américaines ne fixent pas d'objectif d'utilisation pour les services professionnels. L'objectif est un choix de référence de l'entreprise, du rôle, de la ligne de service ou du secteur. Les règles fédérales influencent tout de même les hypothèses courantes de capacité : les employés non exemptés couverts reçoivent une rémunération des heures supplémentaires pour les heures travaillées au-delà de 40 dans une semaine de travail fixe de 168 heures, et la FLSA n'exige pas de congés payés, de congés maladie ou de jours fériés payés pour les employeurs privés.
Everhour Time Off suit les vacances, les congés maladie, les jours fériés et les types de congés personnalisés avec des durées partielles de journée, l'accumulation, le report, des soldes par employé et des workflows d'approbation. Les congés approuvés alimentent les feuilles de temps et les rapports, afin que les classeurs d'utilisation Excel puissent utiliser des totaux d'absence plus propres au lieu de colonnes PTO maintenues manuellement.
Everhour Reporting transforme le temps enregistré, les budgets, les coûts et les données de projet en rapports configurables avec colonnes, regroupement, filtres, plages de dates et exports vers CSV, Excel/XLSX ou PDF. Les équipes peuvent examiner l'utilisation par employé, projet, client ou période, puis exporter les données lorsqu'une analyse dans une feuille de calcul ou des archives sont nécessaires.
Utilisez les données de congés approuvés avant de calculer la capacité. Everhour Time Off garde le PTO, les congés maladie, les jours fériés et les congés personnalisés visibles dans les feuilles de temps et les rapports pour une planification de l'utilisation plus propre.
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