Everhour prend en charge la capacité d'équipe et les politiques de temps, tandis qu'une feuille de calcul nécessite des entrées d'utilisation claires avant que les calculs fonctionnent.
Mesurez l'utilisation facturable par rapport à la capacité totale et voyez exactement combien d'heures vous laissez de côté chaque période.
Heures de travail sur cette période
Moyenne du secteur pour les agences : 75 à 85 %
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Une feuille de calcul du taux d'utilisation répond à une question pratique : quelle part de la capacité disponible d'une personne est devenue du travail facturable ? La formule de base est les heures facturables divisées par les heures disponibles. La feuille de calcul compte parce que les « heures disponibles » sont un choix de politique. Certaines entreprises utilisent la capacité brute, comme 40 heures par semaine. D'autres utilisent les heures de travail nettes après PTO, jours fériés, congés sans solde ou autres absences approuvées.
Pour les équipes américaines, la loi fédérale ne définit pas l'emploi à temps plein, donc la capacité à temps plein relève de la politique de l'employeur. De nombreuses entreprises utilisent 40 heures hebdomadaires comme référence brute, car les règles fédérales sur les heures supplémentaires exigent que les salariés non exemptés couverts reçoivent une rémunération des heures supplémentaires pour les heures travaillées au-delà de 40 dans une semaine de travail fixe de 168 heures. Cela produit 2 080 heures brutes annuelles avant que les règles de congé de l'entreprise ne réduisent la capacité.
Commencez par des colonnes pour la personne, le rôle, la période, la capacité brute, les heures de PTO ou de jours fériés, les autres absences approuvées, les heures nettes disponibles, les heures facturables, les heures client non facturables, les heures internes, le taux d'utilisation et les notes. La formule d'utilisation doit pointer uniquement vers les heures facturables et le dénominateur nommé. La formation interne, les appels commerciaux, l'administration et le temps de management doivent rester visibles sans gonfler le numérateur.
Une feuille de calcul échoue lorsqu'une même colonne mélange le travail réel, le temps payé non travaillé et la capacité cible. Les congés payés et l'accès aux jours fériés payés sont courants dans le secteur privé, mais la FLSA n'exige pas le paiement du temps non travaillé, y compris les vacances, les congés maladie ou les jours fériés fédéraux ou autres. Les jours fériés payés dans le secteur privé restent une question de politique de l'employeur, sauf si une autre loi ou un contrat s'applique.
Utilisez `billable hours / available hours * 100` pour le pourcentage d'utilisation. Pour un chef de projet sur une courte période de reporting, supposez 45 heures nettes disponibles après temps libre approuvé, 36 heures facturables, 6 heures de planification interne et 3 heures d'administration. Le taux d'utilisation est 36 divisé par 45, soit 80,00 %. À un taux de facturation standard de 145 $, ces 36 heures facturables représentent 5 220 $ de valeur facturable standard.
La même ligne peut afficher la valeur effective sur le dénominateur nommé : 5 220 $ divisés par 45 heures nettes disponibles équivalent à 116,00 $ par heure disponible. Ce deuxième chiffre ne remplace pas l'utilisation. Il ajoute un contexte commercial aux décisions de dotation et de tarification. Gardez la réalisation séparée, car la réalisation compare la valeur facturée ou encaissée à la valeur facturable standard, tandis que l'utilisation compare les heures facturables à la capacité.
Une feuille de calcul ponctuelle suffit pour une vérification mensuelle, une revue de petite équipe ou une rétrospective de projet unique. Elle fonctionne lorsque tout le monde s'accorde sur la période, le dénominateur et la classification facturable avant de saisir les données. Elle se brise lorsque des personnes mettent à jour les heures en retard, que des managers écrasent les formules, que les congés sont suivis dans un autre fichier ou que différentes équipes utilisent différentes définitions des heures disponibles.
Un workflow géré devient nécessaire lorsque la politique de capacité, les approbations et l'accès par rôle doivent être contrôlés. Everhour Team Management prend en charge la capacité hebdomadaire par membre d'équipe, les workflows d'approbation, les règles de verrouillage, la correction du temps d'administration, les rôles, les affectations de projet, les groupes d'équipe et les valeurs par défaut de politique de temps à l'échelle de l'équipe. Ces contrôles transforment un calcul d'utilisation de type feuille de calcul en un processus de management répétable avec moins de corrections manuelles.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Utilisez `billable hours / available hours * 100`. Le numérateur doit inclure les heures qui comptent comme facturables selon la politique de l'entreprise. Le dénominateur doit être libellé comme capacité brute, heures nettes disponibles ou total des heures enregistrées. Un taux de 36 heures facturables sur 45 heures nettes disponibles équivaut à 80,00 %.
Le dénominateur détermine le résultat plus que la formule. Une personne avec 36 heures facturables a 90,00 % d'utilisation par rapport à 40 heures brutes et 80,00 % d'utilisation par rapport à 45 heures disponibles. La feuille de calcul doit nommer le dénominateur sur chaque ligne afin que les managers comparent ce qui est comparable.
Le PTO et les jours fériés doivent apparaître lorsque l'entreprise calcule l'utilisation par rapport aux heures nettes disponibles. La FLSA n'exige pas le paiement du temps non travaillé, y compris les vacances, les congés maladie ou les jours fériés fédéraux ou autres, donc la feuille de calcul doit suivre la politique de l'employeur, les conditions contractuelles et toute loi applicable plutôt que de supposer un droit fédéral au congé.
Oui. Les lignes au niveau de la personne doivent calculer les heures facturables individuelles divisées par les heures disponibles individuelles. L'utilisation au niveau de l'équipe doit additionner les heures facturables et les diviser par les heures disponibles additionnées pour la même période. Faire la moyenne des pourcentages individuels donne des résultats déformés lorsque les personnes ont des capacités, des congés ou des horaires à temps partiel différents.
Une erreur courante consiste à soustraire le travail non facturable du dénominateur au lieu de le laisser dans les heures disponibles. La formation, le support commercial, les réunions internes et l'administration consomment de la capacité disponible, ils doivent donc réduire l'utilisation via le numérateur, et non disparaître du dénominateur. Les retirer fait paraître l'équipe plus facturable qu'elle ne l'était.
Everhour Team Management permet aux administrateurs de définir la capacité hebdomadaire par membre d'équipe, d'utiliser des workflows d'approbation, de verrouiller les périodes terminées, de corriger le temps des membres de l'équipe et de regrouper les personnes pour un reporting au niveau du département. Ces contrôles donnent aux exports d'utilisation une base de capacité et d'approbation plus propre avant que les chiffres ne passent dans une feuille de calcul.
Les rapports Everhour peuvent regrouper et filtrer le temps enregistré par membre, projet, client et métadonnées, avec le temps facturable disponible comme colonne de rapport. Les managers peuvent exporter les rapports au format CSV, Excel/XLSX ou PDF pour revue dans une feuille de calcul, partage client ou besoins d'archivage.
Définissez la capacité hebdomadaire, approuvez le temps soumis, verrouillez les périodes clôturées et organisez les équipes par rôle ou par groupe. Everhour transforme le suivi de l'utilisation en un workflow de management contrôlé.
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