Everhour garde les taux facturables et le temps suivi connectés, mais une facturation précise commence par des règles de saisie claires.
Suivez le temps facturable et non facturable et voyez en quelques secondes votre taux d'utilisation réel et votre potentiel de revenus.
Heures de travail sur la période
Administration, réunions, travail interne
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Mesure
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Les heures suivies se transforment directement en une facture soignée — sans copier-coller, sans calcul manuel.
La question pratique est simple : quelle quantité de travail client approuvé doit être facturée au taux convenu ? La réponse commence par les entrées de temps, pas par les totaux de facture. Vous avez besoin de la tâche, du client ou du projet, de la personne qui travaille, de la date, du statut facturable, du taux et de tout incrément de facturation utilisé par l'engagement. Le travail administratif non facturable, les appels commerciaux, les réunions internes et les réductions restent visibles, mais ils n'augmentent pas le sous-total facturable.
Pour la facturation aux États-Unis, les montants sont normalement indiqués en dollars américains. Les États-Unis n'ont pas de TVA/GST fédérale ni de taux national unique de taxe sur les ventes pour le temps professionnel facturé ; la taxe est donc une donnée distincte propre à la juridiction lorsqu'un service est taxable. Le calcul des heures facturables lui-même répond à la valeur du travail avant taxes, sauf si votre contrat ou votre modèle de facture exige que les taxes, dépenses, remises ou provisions soient affichées dans le même récapitulatif.
La formule de base est le nombre d'heures facturables multiplié par le taux facturable applicable. Si un dossier utilise plusieurs taux, calculez chaque groupe de taux séparément, puis additionnez les sous-totaux. Par exemple, un dossier de recherche pour un client comprend 28 heures de stratégie approuvées à 155 $ de l'heure et 19 heures de production approuvées à 120 $ de l'heure. La valeur du travail facturable est de 4 340 $ plus 2 280 $, soit un total de 6 620 $ avant taxes, dépenses, remises ou problèmes de recouvrement.
L'arrondi doit intervenir avant le total final de la facture lorsque votre accord utilise des incréments de facturation. Un incrément de six minutes équivaut à 0,1 heure, tandis qu'un incrément de 15 minutes équivaut à 0,25 heure. Enregistrez d'abord le temps réel, puis arrondissez selon la règle de l'engagement. Reconstituer le temps à la fin de la semaine entraîne des entrées manquées, des entrées dupliquées et des totaux arrondis qui ne correspondent pas au relevé de travail.
Suivre les heures facturables n'est pas la même chose que facturer chaque heure travaillée. Un bon registre sépare le temps facturable, le temps non facturable, le temps ajusté à la baisse, les dépenses et le temps facturé. Cette distinction protège les rapports sur l'utilisation, la réalisation, le recouvrement et le taux de facturation effectif. Le taux d'utilisation compare le temps facturable au temps de travail total. La réalisation compare la valeur facturée à la valeur facturable standard. Le recouvrement compare les montants payés aux montants facturés.
L'erreur courante consiste à utiliser une seule colonne de feuille de calcul appelée « heures » pour tous les usages. Cela masque si le temps n'était pas facturable, pas approuvé, réduit, déjà facturé ou impayé. Suivez chaque entrée avec un indicateur facturable et une source de taux. Pour les avocats américains, la règle modèle 1.5 de l'ABA exige que l'étendue de la représentation et la base ou le taux des honoraires et des dépenses soient communiqués par écrit pour les nouvelles relations client-avocat, sous réserve de l'exception limitée de la règle pour les faibles coûts.
Un calcul ponctuel suffit lorsque vous avez besoin d'une estimation rapide de facture, d'une vérification de devis ou du sous-total d'un seul projet. Il ne suffit pas lorsque plusieurs personnes enregistrent du temps, que différents taux s'appliquent, que les entrées doivent être approuvées, que les clients attendent des justificatifs détaillés de facture ou que la direction a besoin de rapports sur la réalisation et la rentabilité. À ce stade, l'enregistrement compte autant que l'arithmétique.
Un flux de travail géré garde connectés le tableau des taux, l'indicateur facturable, le statut d'approbation et le transfert vers la facture. Everhour prend en charge séparément les coûts et les taux facturables, avec des valeurs par défaut par personne, des substitutions par projet, des changements de taux datés et une tarification par projet, membre ou tâche. Cette structure garde les factures actuelles exactes tout en préservant les anciens calculs après un changement de taux.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Chaque entrée doit inclure la date, le client ou le projet, la tâche ou le dossier, la personne, le temps travaillé, le statut facturable, la source du taux et la description du travail. Ajoutez le statut d'approbation lorsqu'une autre personne examine le temps avant la facturation. Si votre contrat utilise un incrément de facturation, conservez l'enregistrement du temps original et appliquez la règle d'arrondi de manière cohérente avant la facturation.
Regroupez les entrées facturables approuvées par taux, multipliez chaque groupe par son taux, puis additionnez les sous-totaux. Ne faites pas la moyenne des taux avant de multiplier, sauf si le contrat utilise un taux mixte. Par exemple, le temps d'un associé, d'un responsable et d'un analyste doit rester dans des groupes de taux séparés lorsque chaque rôle a son propre taux de facturation convenu.
Les heures facturables sont des entrées de travail approuvées qui peuvent être facturées au client selon l'accord. Les heures facturées sont la partie réellement placée sur une facture. Elles peuvent différer en raison de réductions, de plafonds à prix fixe, de remises commerciales, d'entrées contestées ou du calendrier lorsque du travail approuvé n'a pas encore été facturé.
Suivez le travail non facturable séparément au lieu de le supprimer. Les entrées non facturables montrent le coût total du service au client, soutiennent les rapports d'utilisation et expliquent pourquoi le temps total travaillé est supérieur au temps facturé. Les catégories non facturables courantes incluent l'administration interne, la formation, le développement commercial, les reprises hors de l'accord client et les tâches de projet exclues.
Suivez le travail facturable avant taxe, puis appliquez la taxe uniquement lorsque le service et la juridiction l'exigent. Les États-Unis n'ont pas de TVA/GST fédérale ni de taux national de taxe sur les ventes. Le traitement des États et des collectivités locales prévaut, et certains services sont taxables dans certains endroits, mais pas dans d'autres. Gardez la donnée de taxe séparée des heures et des taux.
Everhour sépare les coûts internes des taux facturables orientés client, afin que les rapports puissent calculer le coût du travail, les revenus et le profit. Les équipes peuvent définir des valeurs par défaut par personne, remplacer les taux par projet, préserver l'historique daté des taux et tarifer le travail facturable par projet, membre ou tâche.
Everhour peut transformer le temps facturable suivi et les dépenses en factures, avec des montants calculés à partir des taux, du temps et des dépenses facturables tout en excluant le travail non facturable. Les données de facture peuvent être regroupées par projet, tâche, personne, date ou toute autre ventilation disponible avant l'export vers QuickBooks Online, Xero ou FreshBooks.
Gardez les taux, les approbations et les totaux de facture alignés dès la première entrée de temps. Everhour relie la configuration des taux facturables au travail suivi, aux rapports et à la facturation pour une facturation client plus claire.
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