Everhour suit le travail facturable dans les outils de projet, tandis que cette page explique le calcul des factures en USD derrière les heures de service.
Suivez le temps facturable et non facturable et voyez en quelques secondes votre taux d'utilisation réel et votre potentiel de revenus.
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Un total d'heures facturables répond à une question pratique : quelle quantité de travail réalisé pour le client doit figurer sur la facture avant encaissement, remises ou calendrier de paiement. Sur un Mac, le calcul est le même que sur n'importe quel autre appareil ; la différence utile dans le flux de travail consiste à garder la feuille de temps source, le taux contractuel et le brouillon de facture ouverts côte à côte pendant que vous vérifiez les entrées.
Le calcul sépare les heures facturables du temps interne, administratif ou annulé. Il sépare aussi la valeur du service avant taxe de toute taxe d'État ou locale applicable. Les États-Unis n'ont pas de TVA/TPS fédérale ni de taux national de taxe de vente pour le temps professionnel facturé, de sorte que les factures de services aux États-Unis n'ont besoin d'une donnée fiscale propre à la juridiction que lorsque ce service est taxable.
Pour un seul taux, multipliez les heures facturables approuvées par le taux horaire convenu. Pour plusieurs rôles ou catégories de services, calculez chaque ligne séparément, puis additionnez les totaux de ligne. La formule de base est : montant facturable = heures facturables × taux de facturation. Si une taxe s'applique, calculez-la après le montant facturable avant taxe, en utilisant la règle d'État ou locale qui s'applique au service et au lieu.
Par exemple, un projet de conseil produit comprend 18 heures de stratégie approuvées à 190 $ par heure et 29 heures de mise en œuvre approuvées à 115 $ par heure. Le temps de stratégie équivaut à 3 420 $, le temps de mise en œuvre équivaut à 3 335 $, et la valeur de facture avant taxe est de 6 755 $. Les appels de statut non facturables, le travail de proposition ou les heures de revue interne restent en dehors de ce total de facture, sauf si l'accord client indique qu'ils sont facturables.
Le problème le plus courant dans un flux de travail Mac n'est pas l'arithmétique ; c'est la copie du mauvais nombre depuis la mauvaise fenêtre. Gardez la feuille de temps approuvée visible à côté du brouillon de facture, et vérifiez trois champs avant de calculer : catégorie d'heures, statut facturable et taux. Le remplissage automatique du navigateur peut enregistrer les noms de clients et les dates, mais il ne confirme pas si une tâche est facturable.
Utilisez le calculateur pour un contrôle d'audit propre avant d'envoyer une facture. Si l'accord client utilise différents taux par rôle, tâche ou date, saisissez chaque catégorie comme sa propre ligne au lieu de les fusionner en une seule moyenne. Pour les avocats aux États-Unis, la règle modèle 1.5 de l'ABA exige que l'étendue de la représentation et la base ou le taux des honoraires et dépenses soient communiqués par écrit pour les nouvelles relations client-avocat, sous réserve de l'exception limitée de la règle pour les faibles coûts.
Un calculateur ponctuel suffit lorsque vous avez un petit nombre d'entrées approuvées, un client et une grille tarifaire claire. Il suffit également pour un contrôle avant facture lorsque la taxe n'est pas applicable ou est déjà fournie par le fichier comptable. Le calculateur fournit le calcul ; les documents source décident encore de ce qui appartient au total.
Un flux de travail géré devient nécessaire lorsque le statut facturable, les métadonnées des tâches, les budgets de projet et le transfert comptable doivent tous rester connectés. Everhour s'intègre aux principaux outils de gestion de projet et de comptabilité, intègre des contrôles de suivi dans les flux de travail pris en charge, synchronise les métadonnées de projet et de tâche, et expose les feuilles de temps et les budgets dans les outils de travail, ce qui réduit la double saisie avant la revue de facture.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Vous avez besoin des heures facturables approuvées, du taux de facturation pour chaque catégorie et de toute donnée fiscale d'État ou locale qui s'applique au service. Utilisez l'USD pour les totaux d'heures facturables aux États-Unis. Gardez les heures non facturables visibles pour l'analyse de l'utilisation ou de la marge, mais excluez-les du montant de facture présenté au client, sauf si l'accord les rend facturables.
Non. Un Mac ne change pas la formule, le traitement des taux, le traitement fiscal ni le calendrier de facturation. La plateforme change seulement le flux de travail. Utilisez l'affichage fractionné, les onglets ou un moniteur séparé pour garder la feuille de temps, l'accord et le brouillon de facture visibles pendant que vous vérifiez si chaque entrée de temps est facturable.
Calculez chaque catégorie de taux séparément, puis additionnez les totaux de ligne. Ne faites pas la moyenne des taux lorsque des associés, collaborateurs, consultants ou membres du personnel de support facturent à des montants différents. Des lignes séparées rendent la facture plus facile à vérifier et maintiennent les remises ciblées sur la bonne catégorie de travail.
La taxe entre dans le total uniquement lorsque le service facturé est taxable selon la règle d'État ou locale pertinente. Les États-Unis n'ont pas de TVA/TPS fédérale ni de taux national de taxe de vente pour le temps professionnel facturé. Certaines juridictions taxent certains services, et d'autres non ; la donnée fiscale doit donc provenir du lieu et de la catégorie de service applicables.
La plus grande erreur consiste à copier le temps total travaillé au lieu du temps facturable approuvé. La planification interne, les appels commerciaux, le nettoyage administratif et les entrées annulées peuvent gonfler la facture s'ils restent mélangés au travail facturable. Filtrez la feuille de temps source par statut facturable avant de calculer le montant présenté au client.
Everhour intègre des contrôles de suivi dans les outils pris en charge tels qu'Asana, ClickUp, GitHub, Jira, Monday, Notion, Trello et d'autres. Les métadonnées de projet et de tâche se synchronisent dans Everhour, de sorte que le temps facturable peut rester lié à la même structure de travail que les équipes utilisent déjà avant la facturation.
Everhour Billing & Invoicing transforme le temps facturable suivi et les dépenses en factures, puis exporte les factures vers QuickBooks Online, Xero ou FreshBooks. Le statut, le numéro, la date d'émission et le montant de la facture se synchronisent vers Everhour, ce qui garde les rapports de facturation connectés après le transfert comptable.
Reliez le travail approuvé au contexte du projet avant la revue de facture. Everhour intègre le suivi du temps dans les outils de travail et transporte les données de tâche synchronisées dans les flux de facturation pour des totaux d'heures facturables plus propres.
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