Google Sheets gère les calculs d'heures facturables, tandis qu'Everhour transforme le temps suivi approuvé et les dépenses en enregistrements prêts pour la facturation.
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Un calcul d'heures facturables dans Google Sheets répond à une question de facturation pratique : combien de temps facturable au client doit être facturé après application des entrées approuvées, du travail non facturable, des tarifs et des règles d'arrondi. Dans Sheets, cela signifie généralement une ligne par entrée, avec des colonnes pour la personne, le projet, l'heure de début, l'heure de fin, la durée brute, le statut facturable, l'incrément de facturation, le tarif et le montant facturable.
Google Sheets est utile lorsque vous avez besoin de calculs transparents qu'un comptable, un freelance ou un chef de projet peut vérifier. Il a aussi une vraie limite : Sheets calcule les lignes que vous lui donnez, mais il ne décide pas si le temps est facturable selon un accord client. Ce statut doit provenir de la tâche, du projet, du contrat ou de la politique de facturation écrite avant que le total du tableur soit considéré comme prêt pour la facture.
Google Sheets stocke les valeurs de date et d'heure sous forme de jours décimaux ; une durée obtenue en soustrayant deux dates-heures doit donc être multipliée par 24 pour devenir des heures décimales. Une structure de ligne typique consiste à prendre le temps écoulé multiplié par 24, puis à l'arrondir avec `MROUND(hours, increment)` lorsque la règle est l'incrément le plus proche, ou `CEILING(hours, increment)` lorsque la règle arrondit toujours le temps positif à la hausse.
Par exemple, un projet comprend 14 heures de recherche facturables approuvées à 150 $ de l'heure et 6 heures de revue facturables approuvées à 110 $ de l'heure. La ligne de recherche est de 2 100 $, la ligne de revue est de 660 $, et le total facturable avant taxes est de 2 760 $. Aux États-Unis, il n'existe pas de TVA/GST fédérale ni de taux national unique de taxe sur les ventes pour le temps professionnel facturé ; le traitement taxable des services relève des États et des collectivités locales.
L'erreur Google Sheets la plus courante consiste à afficher une durée comme une heure d'horloge au lieu d'un temps écoulé. Utilisez un format d'heures écoulées entre crochets, comme `[h+]` ou `[hh]`, afin qu'un total supérieur à 24 heures reste une durée, et non une heure de la journée. `TIMEVALUE` est utile pour analyser une chaîne horaire en fraction de journée, mais seul, il ignore les dates et ne résout pas les périodes de facturation qui passent la nuit ou s'étendent sur plusieurs jours.
La deuxième erreur consiste à mélanger les types de tarifs dans un seul total. Si une ligne utilise un tarif par personne et une autre un tarif par tâche, le montant doit être calculé ligne par ligne avant d'être additionné. Ne faites pas la moyenne des tarifs sauf si le contrat client utilise explicitement un tarif mixte. Gardez les réductions de valeur, remises, acomptes et saisies de taxes d'État ou locales séparés du calcul brut des heures facturables afin que chaque ajustement reste vérifiable.
Un calcul ponctuel dans Google Sheets suffit lorsque le périmètre est réduit, que les entrées sont déjà approuvées, que la grille tarifaire est stable et que la facture sera vérifiée manuellement avant l'envoi. Cela fonctionne bien pour un freelance qui clôture un projet mensuel ou pour un comptable qui rapproche une courte liste d'entrées de temps approuvées. Le tableur doit afficher la conversion de durée, la règle d'arrondi, le tarif et le montant avant taxes sur chaque ligne.
Un workflow géré devient nécessaire lorsque plusieurs personnes soumettent du temps, que les tarifs changent selon le projet ou la date, ou que les factures nécessitent une piste d'approbation répétable. Everhour Billing & Invoicing convertit le temps facturable suivi et les dépenses en factures, calcule les montants à partir des tarifs tout en excluant les tâches non facturables, et exporte les factures vers QuickBooks Online, Xero ou FreshBooks avec le statut de la facture visible dans Everhour.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Soustrayez la date-heure de début de la date-heure de fin, puis multipliez le résultat par 24, car Google Sheets stocke le temps sous forme de fraction de journée. Formatez les totaux de durée avec des jetons d'heures écoulées entre crochets, comme `[h+]` ou `[hh]`, afin que les totaux supérieurs à 24 heures s'affichent comme des heures travaillées plutôt que comme une heure d'horloge.
Utilisez `MROUND(hours, increment)` lorsque la règle de facturation arrondit à l'incrément le plus proche, comme 0,1 heure ou 0,25 heure. Utilisez `CEILING(hours, increment)` lorsque la règle de facturation arrondit toujours le temps positif à l'incrément supérieur. La fonction doit correspondre à l'accord client ou à la politique de facturation.
Gardez les taxes séparées du total des heures facturables avant taxes. Les États-Unis n'ont pas de TVA/GST fédérale ni de taux national de taxe sur les ventes pour le temps professionnel facturé. L'imposabilité et les taux relèvent des États et des collectivités locales ; une facture américaine nécessite donc une saisie de taxe propre à la juridiction lorsque le service est taxable.
Oui, Google Sheets peut prendre en charge la sortie de facture lorsque les lignes calculées alimentent un modèle de facture. L'exemple de facture Apps Script de Google remplit une feuille de modèle de facture à partir de données de tableur, exporte le résultat en PDF vers Google Drive et peut envoyer le PDF par e-mail depuis un menu personnalisé.
Google Sheets gère les formules, l'arrondi, les additions et les modèles de facture, mais il ne crée pas de piste d'approbation par lui-même. Les modifications manuelles peuvent changer les heures, les tarifs ou le statut facturable, sauf si le fichier dispose de contrôles stricts. Pour la paie, la facturation client ou l'examen d'audit, gardez les entrées source et les approbations en dehors du calcul final de la facture.
Everhour Billing & Invoicing convertit le temps facturable suivi et les dépenses en factures, calcule les montants de facture à partir des tarifs tout en excluant les tâches non facturables, et prend en charge les paramètres client et la personnalisation des factures. Les factures peuvent être exportées vers QuickBooks Online, Xero ou FreshBooks, avec les détails de statut synchronisés vers Everhour.
Utilisez Google Sheets pour des vérifications rapides des heures facturables ; utilisez Everhour Billing & Invoicing lorsque le temps approuvé, les dépenses, les tarifs et les exports comptables nécessitent un workflow de facture répétable.
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