Everhour Time Tracking captura las horas de agencia por proyecto y tarea, y luego las conecta con presupuestos, informes, facturas y aprobaciones.
Introduzca la hora de entrada y de salida de cada día. Las horas extra y el salario bruto se calculan automáticamente.
| Día | Hora de entrada | Inicio del descanso | Fin del descanso | Descanso | Hora de salida | Total |
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La calculadora le da el número — Everhour se encarga del resto.
Un clic y ya está cronometrando. Inicie un temporizador, añada una entrada, edite los detalles. Así es exactamente como se siente en Everhour.
Establezca un presupuesto, asigne tarifas y reciba alertas antes de pasarse.
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Todos los informes que necesita — configurados a su manera, siempre actualizados.
Las horas registradas pasan directamente a una factura pulida — sin copiar y pegar, sin cálculos manuales.
Las agencias de publicidad registran el tiempo para conectar el trabajo creativo, de estrategia, medios, cuentas y producción con el cliente o la campaña que lo utilizó. Una entrada útil nombra el cliente, proyecto, tarea, persona, fecha, duración y estado facturable. Esa estructura le ayuda a ver si un retainer está absorbiendo demasiado trabajo no facturable o si una campaña está superando sus horas previstas.
Un total semanal por sí solo no explica el trabajo de agencia. Siete horas en "Cliente A" dicen menos que dos horas en conceptualización, tres horas en revisiones de una página de destino y dos horas en informes de redes sociales de pago. Los equipos necesitan ese detalle para facturas, conversaciones sobre alcance, asignación de personal y comprobaciones de presupuesto. Para empleados cubiertos no exentos, los registros del empleador también deben incluir las horas trabajadas cada día laboral y el total de horas trabajadas cada semana laboral.
El seguimiento del tiempo en agencias funciona cuando cada entrada responde a una pregunta de facturación. La estrategia de cliente, las revisiones de diseño, la configuración de campañas, los informes y la gestión de cuentas pueden ser facturables bajo un acuerdo y no facturables bajo otro. Las reuniones internas, llamadas de ventas, formación y administración de la agencia suelen necesitar sus propias categorías no facturables para que no desaparezcan dentro de los totales de cliente.
Una entrada clara puede decir: Cliente: Northline Retail, Proyecto: campaña de primavera, Tarea: variantes de anuncios de Meta, Tiempo: 2,5 horas, Estado: facturable, Notas: tres conceptos estáticos. Ese nivel de detalle da a un responsable de cuenta suficiente contexto para aprobar la entrada, explicar la factura o sacar tiempo de los totales facturables cuando el contrato del cliente lo excluye.
El mayor error es reconstruir el tiempo al final de la semana de memoria. El trabajo de agencia salta entre mensajes, revisiones, llamadas, tareas de producción y ediciones urgentes de clientes. La entrada tardía suele redondear hacia abajo las tareas pequeñas, asignar mal el tiempo entre clientes o convertir la limpieza no facturable en tiempo de producción facturable. Los temporizadores y las entradas manuales del mismo día reducen esa desviación.
Otro error común es tratar los fines de semana o festivos como tiempo automáticamente con prima. Bajo la referencia federal, la FLSA no exige pago de horas extra con prima solo por trabajo en sábado, domingo, festivo o día de descanso. Salvo que estén exentos, los empleados cubiertos reciben pago de horas extra por las horas trabajadas por encima de 40 en una semana laboral fija de 168 horas, a no menos de 1,5 veces la tarifa regular, salvo que la ley estatal, la política o el contrato añadan más.
Un total semanal puntual es suficiente cuando necesita una vista rápida de horas para una persona, una campaña o una comprobación de factura. Funciona para un autónomo, un proyecto pequeño de cliente o una revisión interna breve. Deja de funcionar cuando varias personas intervienen en la misma cuenta y la agencia necesita aprobaciones, registros bloqueados, comprobaciones de presupuesto o traspaso a facturación.
Everhour encaja en la etapa de flujo de trabajo gestionado al permitir que los equipos registren tiempo con temporizadores en directo o entradas manuales contra tareas y proyectos. Esas entradas pueden alimentar timesheets, informes, presupuestos, facturación y revisión de nómina. Los administradores pueden usar aprobaciones, recordatorios, periodos bloqueados y reglas de temporizador para que los registros de tiempo de la agencia se conviertan en un sistema de registro en lugar de una tarea semanal de limpieza.
Este contenido es solo para información general, puede no estar totalmente actualizado y se proporciona sin ninguna garantía ni responsabilidad.
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Cada entrada debería identificar el cliente, campaña o proyecto, tarea, trabajador, fecha, duración, estado facturable y una nota breve cuando el trabajo necesite contexto de cliente. Las agencias también necesitan categorías para trabajo interno y no facturable. Para empleados cubiertos no exentos, los registros del empleador deben incluir las horas trabajadas cada día laboral y el total de horas trabajadas cada semana laboral.
Las agencias suelen necesitar los tres niveles. Los totales de cliente respaldan los retainers y la rentabilidad de la cuenta, los totales de campaña muestran el consumo del presupuesto y los totales de tarea revelan adónde va el tiempo entre creatividad, medios, estrategia, informes y revisiones. Una configuración plana solo por cliente oculta el aumento del alcance. Una configuración solo por tareas sin estructura de cliente y campaña dificulta la facturación y los informes.
El seguimiento del tiempo registra el tiempo de trabajo contra clientes, proyectos, tareas y categorías de facturación. La monitorización de empleados puede implicar una observación más amplia de la actividad. Las agencias deberían recopilar los datos de tiempo necesarios para facturación, nómina, presupuestos y asignación de personal, mantenerlos seguros y evitar prácticas injustas o engañosas bajo la Sección 5 de la FTC Act al manejar información personal.
Las ediciones rápidas aun así deberían registrarse cuando afectan a la facturación, el alcance o la carga de trabajo. Un cambio de texto de 10 minutos, un reemplazo de imagen de 15 minutos o una llamada de cuenta de 20 minutos parecen pequeños por separado, pero las solicitudes repetidas pueden consumir capacidad del retainer. Registre el tiempo bajo el cliente y la tarea, y luego márquelo como facturable o no facturable según el contrato o la política.
Los registros de tiempo de agencia pueden respaldar la revisión de horas extra para empleados cubiertos no exentos. Bajo la referencia federal, las horas extra se miden por semana laboral, no promediando semanas con mucha y poca actividad juntas. Una semana laboral es un periodo fijo y recurrente de siete periodos consecutivos de 24 horas, y los empleados cubiertos no exentos deben recibir pago de horas extra por las horas trabajadas por encima de 40 en esa semana laboral.
Everhour Time Tracking permite a los equipos de agencia registrar horas de tareas y proyectos con temporizadores en directo o entradas manuales dentro de herramientas compatibles como Asana, ClickUp, GitHub, Jira, Monday, Notion, Trello y Basecamp. Esas horas pueden alimentar timesheets, informes, presupuestos, facturas y revisión de nómina desde el mismo trabajo registrado.
Everhour Project Budgeting registra presupuestos de tiempo y dinero a medida que las personas registran horas y gastos. Las agencias pueden establecer presupuestos basados en horas o en dinero, usar periodos de presupuesto recurrentes para retainers y enviar alertas al 75 %, 90 %, 100 % o umbrales personalizados antes de que una campaña o cuenta de cliente sobrepase su límite.
Registre horas de cliente aprobadas entre tareas, proyectos y equipos. Everhour convierte el tiempo de agencia en timesheets, visibilidad de presupuesto, informes y facturas sin perder el detalle detrás de cada entrada.
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