La facturación de TI combina horas, alcance fijo y créditos de servicio. Everhour mantiene separado el trabajo facturable antes de facturar.
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| Descripción | Cant. | Tarifa | Impuesto | Importe |
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Una factura de un equipo de TI normalmente necesita datos del cliente y del proveedor, fecha y número de factura, condiciones de pago, periodo de servicio, referencias de proyecto o ticket, y partidas que coincidan con el contrato. Una factura de soporte puede listar categorías laborales, horas, tarifas por hora, gastos repercutibles e impuestos cuando corresponda. Una factura de proyecto puede mostrar un importe de hito acordado en lugar de cada hora trabajada.
Para facturas del sector privado de Estados Unidos, no hay un único formato federal de factura que controle la facturación comercial ordinaria. Las facturas sirven como documentos de respaldo para registros empresariales e ingresos brutos. El impuesto sobre ventas y uso es estatal y local, no un sistema nacional de IVA o GST, por lo que los cargos imponibles, los identificadores de registro y las tarifas locales proceden de la jurisdicción y el tipo de transacción pertinentes.
El trabajo de TI por tiempo y materiales se factura a partir de las horas de mano de obra directa multiplicadas por tarifas por hora fijas, más los materiales reales. La tarifa por hora ya incluye salarios, costes indirectos, gastos generales y administrativos, y beneficio, por lo que la factura debe evitar añadir un segundo recargo laboral salvo que el contrato lo permita por separado. Los registros diarios de tiempo de trabajo y los registros de cualificación por categoría laboral respaldan las horas facturadas.
Los proyectos de TI de precio fijo funcionan de forma diferente. Un contrato de precio fijo firme cobra el precio acordado por un alcance definido sin ajustar por la experiencia real de costes del contratista. La facturación por hitos puede separar las fases de descubrimiento, implementación, migración y traspaso. La facturación de servicios recurrentes puede incluir medidas de nivel de servicio como disponibilidad, latencia, rendimiento o tasa de errores cuando el acuerdo usa esas medidas.
Los créditos de SLA pertenecen a una factura de TI solo cuando el acuerdo vincula una consecuencia financiera a un objetivo incumplido. Un SLO puede fijar un valor objetivo, como disponibilidad o latencia, sin crear un ajuste de factura. Un SLA añade la consecuencia, a menudo un reembolso o una penalización. Coloque ese ajuste en su propia partida para que la tarifa bruta del servicio, el crédito y el importe neto sigan siendo claros.
Las horas extra necesitan la misma disciplina. Las tarifas por hora no cambian automáticamente por horas extra salvo que el calendario del contrato establezca tarifas de horas extra. Si el calendario no establece una tarifa de horas extra, las tarifas de horas extra aprobadas se negocian. Una factura limpia etiqueta las horas extra aprobadas por separado de la mano de obra estándar, usa la tarifa acordada y vincula el cargo al periodo de servicio o a la orden de trabajo.
Una factura puntual basta para una pequeña implementación, un único bloque de soporte o un hito fijo en el que el comprador solo necesita el importe adeudado y las instrucciones de pago. Se vuelve débil cuando el equipo factura a varios clientes, separa el trabajo facturable del no facturable, repercute gastos o necesita registros diarios de soporte para defender cargos de tiempo y materiales.
Everhour encaja en el flujo de trabajo gestionado cuando el tiempo registrado necesita convertirse en evidencia de facturación. Los administradores pueden establecer el estado de facturación del proyecto, marcar tareas específicas como no facturables, aplicar tarifas de tarea personalizadas, gestionar excepciones de tarifa por miembro e informar de tiempo facturable, tiempo no facturable, importe facturable y coste. Esa estructura da a un equipo de TI entradas de factura más limpias antes de la revisión contable o del cliente.
Este contenido es solo para información general, puede no estar totalmente actualizado y se proporciona sin ninguna garantía ni responsabilidad.
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El contrato establece el modelo de facturación. Las facturas de tiempo y materiales listan horas de mano de obra, tarifas por hora fijas y materiales reales. Las facturas de precio fijo facturan el importe acordado por un alcance definido. Las facturas de servicios recurrentes pueden usar periodos de servicio y métricas de servicio acordadas. La factura debe seguir el lenguaje del contrato para que el comprador pueda aprobarla sin traducir los cargos.
Separar las categorías laborales tiene sentido cuando el contrato fija el precio del trabajo por rol, habilidad o tarifa aprobada. Una factura de soporte de implementación puede listar partidas de ingeniero, gestor de proyecto y analista si cada categoría tiene su propia tarifa. Un hito de precio fijo normalmente necesita menos detalle porque el comprador aceptó el importe del hito en lugar de cada hora.
Los gastos repercutibles pueden aparecer con la mano de obra de TI cuando el acuerdo los permite. Los materiales de tiempo y materiales pueden incluir materiales directos, subcontratos para suministros o servicios incidentales, viajes, cargos por uso de ordenador y costes indirectos aplicables. Liste esos cargos por separado de la mano de obra para que el comprador pueda ver la categoría real del gasto y la base del reembolso.
Estados Unidos no usa un régimen nacional de facturación de IVA o GST. Las reglas estatales y locales de impuesto sobre ventas y uso controlan las ventas imponibles donde se aplican. Un vendedor que realiza ventas imponibles puede necesitar un registro estatal de impuesto sobre ventas, como el permiso de vendedor de California para minoristas que realizan actividades comerciales en California vendiendo bienes personales tangibles imponibles.
Las penalizaciones o créditos de SLA deben aparecer como una partida de ajuste separada vinculada al periodo de servicio cubierto y a la métrica contratada. La factura debe mostrar el cargo original del servicio recurrente, el crédito o penalización, y el importe adeudado revisado. Evite aplicar un crédito que solo proceda de un SLO interno, porque un SLO por sí solo no crea una consecuencia financiera.
Everhour permite a los administradores establecer el estado de facturación del proyecto, marcar tareas específicas como no facturables, aplicar tarifas de tarea personalizadas y gestionar excepciones de tarifa por miembro. Los informes de administración pueden mostrar tiempo facturable, tiempo no facturable, importe facturable y coste, para que los equipos de TI puedan revisar las entradas de factura antes de enviar cargos a un cliente.
Registre el trabajo de TI aprobado por cliente, proyecto, tarea y estado de facturación antes del momento de facturar. Everhour da a los equipos totales facturables más limpios, separación de lo no facturable y visibilidad de costes para la facturación a clientes.
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