Las facturas de personal suelen combinar asignaciones por horas, comisiones de colocación y aprobaciones de clientes. Everhour mantiene el tiempo facturable organizado por proyecto.
Rellene sus datos, añada líneas de concepto y pulse Imprimir cuando esté listo.
| Descripción | Cant. | Tarifa | Impuesto | Importe |
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Las agencias de personal facturan varios tipos de trabajo. Las asignaciones temporales y por contrato normalmente generan facturas basadas en tiempo. El trabajo de colocación permanente suele usar una comisión vinculada al acuerdo con el cliente. La externalización, la recolocación y la consultoría de RR. HH. pueden usar tarifas fijas, hitos o líneas de servicio recurrentes. Una plantilla de factura práctica necesita espacio para el cliente, la asignación, el rol del trabajador, el periodo de servicio, la tarifa, la cantidad, los impuestos cuando correspondan y las condiciones de pago.
Para facturas del sector privado de EE. UU., no existe un único formulario federal de factura que controle la facturación empresarial ordinaria. Las facturas respaldan principalmente el mantenimiento de registros y el cumplimiento contractual. La IRS Publication 583 trata las facturas como documentos justificativos que ayudan a demostrar los ingresos y recibos empresariales. El impuesto sobre ventas y uso es estatal y local, no un régimen nacional de facturación de VAT o GST, por lo que la línea de impuestos depende de la jurisdicción, el nexus y de si el servicio de personal es imponible allí.
Una factura de personal debe separar las partidas por modelo de facturación. Una asignación temporal semanal puede mostrar horas ordinarias, horas extra, puesto, lugar de trabajo, tarifa y fechas aprobadas. Una factura de colocación permanente puede mostrar el nombre del candidato o la referencia de colocación, el rol, la fecha de inicio, la base de la comisión y cualquier término de garantía o sustitución del acuerdo. Una factura de consultoría puede enumerar la fase, el entregable o los honorarios fijos mensuales.
Para asignaciones por horas que impliquen empleados no exentos cubiertos, la FLSA exige el pago de horas extra después de 40 horas en una semana laboral a no menos de 1,5 veces la tarifa ordinaria del empleado. Las normas estatales aplicables más exigentes prevalecen cuando se aplican tanto las leyes estatales como federales sobre horas extra. Eso hace que las cantidades ordinarias y de horas extra separadas sean importantes para las asignaciones de personal aplicables en EE. UU., especialmente cuando el cliente espera aprobar el tiempo semanal de cada trabajador.
Las condiciones de facturación de personal proceden del acuerdo con el cliente. Las fechas de vencimiento, los pasos de aprobación, los recargos por demora, las reglas de turno mínimo, los pluses de fin de semana, los pluses nocturnos, los cargos de doble tarifa y el reembolso de gastos no son reglas federales universales para facturas de personal. La FLSA no exige pago adicional por trabajo de fin de semana o nocturno y no tiene requisito de doble tarifa, por lo que esos cargos necesitan un término contractual u otra fuente legal aplicable.
Una plantilla de personal clara mantiene visibles los elementos impulsados por el acuerdo en lugar de ocultarlos en notas. Añada un número de PO cuando el cliente lo requiera, identifique el lugar de trabajo o departamento cuando las tarifas difieran y use líneas separadas para gastos repercutidos. Por ejemplo, una factura de asignación industrial puede mostrar 38 horas ordinarias para un asociado de almacén, 4 horas extra, un cargo de equipo de seguridad aprobado por el cliente y condiciones net-30 del acuerdo marco de servicios.
Una plantilla gratuita funciona para una factura de un solo cliente, una comisión de colocación puntual o un lote pequeño de horas semanales aprobadas. Es suficiente cuando ya tiene delante las hojas de horas, las tarifas, la decisión fiscal y las condiciones de pago. El principal riesgo es volver a introducir datos. Las facturas manuales pueden duplicar tiempo, omitir tareas no facturables o combinar horas ordinarias y extra que el cliente espera revisar por separado.
Un flujo de trabajo gestionado encaja con agencias de personal que facturan a muchos clientes, trabajadores, asignaciones y tipos de tarifa. Everhour puede mantener el tiempo facturable y no facturable separado mediante el estado de facturación del proyecto, controles no facturables a nivel de tarea, tarifas personalizadas por tarea, excepciones de tarifa por miembro e informes de administración que muestran tiempo facturable, tiempo no facturable, importe facturable y coste. Esa estructura ofrece al personal de facturación un camino más limpio desde los registros de trabajo aprobados hasta facturas listas para el cliente.
Este contenido es solo para información general, puede no estar totalmente actualizado y se proporciona sin ninguna garantía ni responsabilidad.
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Separe las líneas cuando el cliente necesite aprobarlas o codificarlas de forma diferente. Las divisiones habituales incluyen horas ordinarias, horas extra, comisiones de colocación, honorarios fijos de consultoría, gastos repercutidos y trabajo por rol o departamento. Para asignaciones de personal por horas aplicables en EE. UU., las cantidades ordinarias y de horas extra de los empleados no exentos cubiertos deben mantenerse separadas porque la regla de horas extra de la FLSA se aplica después de 40 horas en una semana laboral.
El tratamiento del impuesto sobre ventas depende de las normas estatales y locales, el nexus, la imponibilidad del servicio y dónde se origine la venta. Estados Unidos no tiene un régimen nacional de facturación de VAT o GST. Algunos estados gravan categorías amplias de servicios, mientras que otros generalmente gravan bienes personales tangibles y solo servicios seleccionados. Una agencia de personal debe aplicar la regla para el servicio y la jurisdicción específicos.
Las horas extra deben aparecer como una cantidad y una tarifa separadas cuando la asignación implique empleados no exentos cubiertos y las horas extra sean facturables al cliente. El estándar federal mínimo bajo la FLSA es horas extra después de 40 horas en una semana laboral a no menos de 1,5 veces la tarifa ordinaria del empleado, con normas estatales aplicables más exigentes prevaleciendo donde se apliquen.
Una factura puede incluir ambos si el acuerdo con el cliente y el proceso de cuentas por pagar del cliente lo permiten. Las secciones separadas o grupos de líneas facilitan la revisión porque el trabajo temporal se basa en tiempo y el trabajo de colocación normalmente se basa en una comisión. Muchas agencias los mantienen en facturas separadas cuando las rutas de aprobación, los departamentos o las condiciones de pago difieren.
Mezclar cargos aprobados y no aprobados crea disputas evitables. Las facturas de personal deben vincular los cargos por horas con el periodo de servicio, el rol del trabajador, el lugar de trabajo, el registro de aprobación y el tipo de tarifa. Los pluses solo contractuales, como cargos de fin de semana, nocturnos o de doble tarifa, necesitan el término correspondiente del acuerdo o la base legal aplicable. La falta de ese detalle ralentiza la aprobación e invita a impugnaciones de partidas.
Everhour admite tiempo facturable y no facturable mediante el estado de facturación del proyecto, controles no facturables a nivel de tarea, tarifas personalizadas por tarea, excepciones de tarifa por miembro e informes de administración para tiempo facturable, tiempo no facturable, importe facturable y coste. Los administradores pueden revisar la división de facturación antes de preparar la factura.
Everhour Billing & Invoicing puede generar facturas a partir de tiempo facturable y gastos no facturados, y luego agrupar las líneas de factura por estructuras como proyecto, tarea, persona o fecha. El tiempo facturado se marca como facturado, de modo que las mismas horas aprobadas no vuelvan a aparecer en una factura posterior.
Use la plantilla para facturas puntuales y luego traslade la facturación recurrente de asignaciones a Everhour para separar tiempo facturable, trabajo no facturable, tarifas y totales de facturación listos para el cliente.
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