Everhour convierte el tiempo de las tareas de Asana en registros listos para facturación para contables que necesitan facturas limpias e informes para clientes.
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Un clic y ya está cronometrando. Inicie un temporizador, añada una entrada, edite los detalles. Así es exactamente como se siente en Everhour.
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Las horas registradas pasan directamente a una factura pulida — sin copiar y pegar, sin cálculos manuales.
Use este flujo de trabajo para conectar el trabajo contable en Asana con registros de tiempo que respalden la facturación, la revisión y los informes para clientes. Una entrada útil vincula las horas con el cliente, el proyecto, la tarea, la persona, la fecha y la descripción del trabajo. Esa estructura le permite separar la contabilidad mensual, el trabajo de depuración, las llamadas de asesoramiento, la preparación fiscal y el tiempo administrativo antes de preparar la factura.
Para los contables, la división importante es el trabajo facturable frente al no facturable. La depuración de datos del cliente, la conciliación, la configuración de nóminas y las tareas de asesoramiento suelen necesitar detalle listo para factura. La revisión interna, la gestión del despacho, la formación y el retrabajo pueden necesitar seguir siendo visibles sin aparecer en una factura del cliente. El registro debe conservar ambas categorías para que los informes de rentabilidad y carga de trabajo no pierdan la parte no facturable de la semana.
Un buen registro de tiempo contable empieza en el nivel de tarea. La tarea identifica el trabajo del cliente, la entrada de tiempo registra la duración y la fecha, y la configuración de facturación decide si la entrada se convierte en ingresos. Un registro limpio incluye una descripción breve como "Conciliada la fuente de datos bancaria de marzo y categorizadas las transacciones sin codificar" en lugar de una etiqueta imprecisa como "trabajo de cliente".
Las tarifas necesitan la misma disciplina. Los equipos contables suelen usar tarifas distintas por persona, línea de servicio o tipo de proyecto. Un contable, un controller y un revisor de impuestos no deben quedar reducidos a una única cifra combinada salvo que el acuerdo con el cliente use una tarifa combinada. La factura sigue siendo defendible cuando el registro de tiempo, el estado de facturación, la tarifa y la agrupación de partidas coinciden con las condiciones del encargo.
El error más común es registrar el tiempo solo cuando vence la factura. Las entradas recreadas pierden el contexto de la tarea, registran de menos las preguntas breves del cliente y mezclan la revisión no facturable con la entrega facturable. Los contables deben registrar el tiempo contra la tarea de Asana que originó el trabajo y después añadir una descripción lo bastante detallada para que un responsable o cliente entienda el cargo.
Otro error es tratar cada tarea de Asana como facturable porque pertenece a un proyecto de cliente. El estado de facturación corresponde a un nivel más preciso. Un proyecto de cliente puede contener tareas de conciliación facturables, gestión de la relación no facturable y revisión interna de calidad. Separe esas entradas antes de la ejecución de facturación, no después de que el cliente cuestione el total.
Una comprobación puntual basta cuando necesita sumar el tiempo de un cliente durante una semana, revisar un pequeño proyecto de depuración o confirmar que las entradas tienen descripciones antes de facturar. El resultado debe darle una vista clara de quién trabajó, qué tareas de Asana concentraron las horas y qué tiempo debe quedar fuera de la factura.
Un flujo de trabajo gestionado importa cuando varios contables registran tiempo, los responsables aprueban entradas y las facturas necesitan reflejar tarifas, gastos, descuentos, impuestos y condiciones de pago. Everhour puede convertir el tiempo facturable registrado y los gastos facturables en facturas, excluir tareas no facturables, agrupar partidas según la estructura que espera el cliente y exportar borradores de factura a QuickBooks Online, Xero o FreshBooks.
Este contenido es solo para información general, puede no estar totalmente actualizado y se proporciona sin ninguna garantía ni responsabilidad.
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Empiece por el proyecto del cliente y después registre el tiempo en la tarea concreta que originó el trabajo. Añada la fecha, la duración, la persona, el estado de facturación y una descripción que explique la actividad contable. Las descripciones útiles nombran el trabajo realizado, como conciliación, revisión de la nómina, depuración, preparación de asesoramiento o revisión de documentos fiscales.
La revisión interna, la formación, la administración del despacho, las llamadas comerciales y el retrabajo fuera del acuerdo con el cliente normalmente deben seguir siendo no facturables. La entrega de cara al cliente debe seguir las condiciones del encargo. Mantenga el tiempo no facturable en los informes en lugar de eliminarlo, porque explica la utilización, el margen, la presión en la asignación de personal y el coste real de atender a cada cliente.
Una nota de tiempo debe ser lo bastante específica para la aprobación y la revisión del cliente sin convertirse en un asiento de diario. "Revisados gastos sin categorizar y contabilizadas correcciones para el cierre de abril" es útil. "Trabajo contable" es demasiado amplio. La nota debe identificar la actividad contable, el periodo o archivo implicado y cualquier entregable de cara al cliente.
El mayor riesgo de disputa es enviar líneas de factura que no conectan con trabajo reconocible del cliente. Un total como "15 horas de contabilidad" da poco contexto al cliente. Las líneas agrupadas por proyecto, tarea, persona, fecha o categoría de servicio hacen que el cargo sea más fácil de revisar y reducen los intercambios antes del pago.
Sí, las preguntas breves de los clientes deben registrarse cuando el encargo trata el asesoramiento, el soporte o la comunicación como trabajo facturable. Las entradas pequeñas también revelan qué clientes consumen atención recurrente fuera de los entregables programados. Marque el tiempo como no facturable cuando el acuerdo incluya el soporte o el despacho decida no cobrarlo.
Everhour Billing & Invoicing convierte el tiempo facturable registrado y los gastos facturables en facturas, calcula los importes de factura a partir de las tarifas y excluye las tareas no facturables. Los equipos contables pueden usar valores predeterminados del cliente, personalizar condiciones de factura y exportar borradores de factura a QuickBooks Online, Xero o FreshBooks con detalles de estado sincronizados de vuelta a Everhour.
Everhour sincroniza los detalles de proyectos y tareas de Asana en una capa de informes, incluidos nombres de proyecto, títulos de tareas, campos personalizados y etiquetas. Los contables pueden revisar el tiempo facturable, el tiempo no facturable, el presupuesto restante y columnas detalladas de informes, y después exportar informes a Excel para revisión del cliente o análisis interno.
Registre el trabajo contable aprobado en tareas de Asana y después deje que Everhour convierta las horas y los gastos facturables en facturas para clientes con un traspaso de facturación más limpio.
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