Everhour añade seguimiento de presupuesto, costes y gastos a los proyectos de Basecamp mientras sus tareas pendientes permanecen vinculadas al plan de trabajo.
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Dave Jung0:00:00Alejandro Luna0:00:00Dave JungLa calculadora le da el número — Everhour se encarga del resto.
Un clic y ya está cronometrando. Inicie un temporizador, añada una entrada, edite los detalles. Así es exactamente como se siente en Everhour.
Establezca un presupuesto, asigne tarifas y reciba alertas antes de pasarse.
Medición
Controle su presupuesto por tiempo o por costes
Todos los informes que necesita — configurados a su manera, siempre actualizados.
Las horas registradas pasan directamente a una factura pulida — sin copiar y pegar, sin cálculos manuales.
Use esta página cuando necesite entender qué está consumiendo un proyecto de Basecamp frente a un presupuesto. La tarea práctica consiste en conectar el trabajo planificado con las horas reales, el coste interno, el valor facturable y el margen restante. El proyecto se mantiene organizado en torno a proyectos, listas, tareas pendientes, personas asignadas y fechas de vencimiento de Basecamp. La capa de presupuesto registra el dinero y el tiempo que hay detrás de ese trabajo.
Una vista de presupuesto útil da al responsable de proyecto cuatro respuestas: el objetivo, el coste hasta ahora, el trabajo que sigue abierto y el punto en el que alguien debe actuar. Para un proyecto de cliente, eso puede significar un precio fijo con el coste laboral registrado frente a él. Para trabajo interno, puede significar un presupuesto de horas con tiempo no facturable que aun así se cuenta para la capacidad y el control de costes.
El control presupuestario empieza con la unidad correcta. Las tareas pendientes de Basecamp deben contener el trabajo que las personas realmente realizan, porque los informes de Everhour pueden usar campos de proyecto, tarea pendiente, lista, ID de tarea y estado de tarea de Basecamp. Una tarea pendiente vaga como "trabajo de lanzamiento" oculta el factor de coste. Una tarea pendiente específica como "escribir secuencia de correos de incorporación" da al responsable una línea revisable.
Las tarifas convierten el tiempo registrado en coste e ingresos. Everhour separa las tarifas de coste de las tarifas facturables, de modo que las mismas 6 horas pueden mostrar el coste laboral interno y el valor facturable de cara al cliente. Los proyectos de Basecamp pueden usar tarifa por hora, precio fijo o estado no facturable en Everhour. Las tarifas de tarea personalizadas y la configuración de tareas no facturables mantienen visibles las excepciones en lugar de enterrarlas en notas.
Una herramienta de presupuesto debe avisar al responsable de proyecto mientras aún haya tiempo para cambiar el alcance, la asignación de personal o la aprobación. Everhour puede enviar correos automáticos de presupuesto al 50 %, 80 % o umbrales personalizados para proyectos de Basecamp. Trate esos porcentajes como puntos de control de gestión. Un aviso al 50 % encaja con una revisión temprana, mientras que un aviso al 80 % encaja con una decisión sobre el trabajo restante.
Las alertas solo funcionan cuando el objetivo presupuestario coincide con el contrato o el plan interno. Un proyecto de precio fijo necesita dinero restante y coste consumido. Un proyecto de tiempo y materiales necesita que el progreso facturable, el tiempo no facturable y las excepciones de tarifa se revisen por separado. El error habitual es configurar una alerta después de que el equipo ya necesite aprobación. Elija un umbral que deje margen para detener, reasignar o renegociar.
Una comprobación puntual del presupuesto basta cuando tiene un proyecto corto, un único responsable y una respuesta sencilla que verificar. Los informes exportados pueden servir para una revisión rápida, especialmente cuando el objetivo es confirmar el trabajo abierto, el tiempo total y el coste hasta la fecha. Ese enfoque se rompe cuando el mismo presupuesto necesita revisión semanal, historial de aprobaciones y actualizaciones recurrentes para el cliente o el departamento financiero.
Un flujo de trabajo gestionado encaja con proyectos de Basecamp continuos en los que el tiempo, los gastos y las alertas de presupuesto deben mantenerse actualizados. Everhour Expenses registra costes de proyecto con adjuntos de recibos, categorías basadas en unidades, controles de inclusión en el presupuesto, integración con facturas e informes de gastos. Eso da a los responsables de proyecto una forma repetible de revisar la mano de obra y los costes reembolsables antes del cierre de mes en lugar de reconstruir el presupuesto a partir de actualizaciones dispersas.
Este contenido es solo para información general, puede no estar totalmente actualizado y se proporciona sin ninguna garantía ni responsabilidad.
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Empiece con el proyecto de Basecamp como contenedor del presupuesto y después revise las listas y tareas pendientes que contienen trabajo registrable. Use un objetivo de tiempo o dinero en la capa de presupuesto, asigne tarifas cuando el coste o los ingresos importen y mantenga coherente la gestión de gastos. La vista útil muestra horas reales, coste, presupuesto restante y trabajo abierto en la misma revisión.
Añada detalle de costes a las tareas pendientes que representen trabajo real de una persona, especialmente entregables, revisiones, tareas de producción y cambios solicitados por el cliente. Mantenga fuera de la revisión de costes los recordatorios solo de estado, los marcadores de reuniones y las notas generales, salvo que alguien registre tiempo en ellos. Una estructura de tareas limpia hace que los informes de presupuesto sean más fiables.
Una alerta de presupuesto debe identificar el proyecto, el umbral alcanzado y la razón por la que ese umbral importa. La siguiente acción puede ser revisión del alcance, ajuste de la asignación de personal, solicitud de aprobación o conversación con el cliente. Los umbrales de Everhour para proyectos de Basecamp pueden usar 50 %, 80 % o porcentajes personalizados, por lo que el punto de aviso debe coincidir con el ciclo de decisión.
Excluir los gastos de la revisión hace que el coste laboral parezca controlado mientras el coste total del proyecto sigue subiendo. Recibos, kilometraje, impresión, partidas subcontratadas u otros costes reembolsables pertenecen a la misma revisión cuando afectan al presupuesto. Para trabajo de precio fijo, esa diferencia cambia el beneficio. Para trabajo interno, cambia el gasto real.
Sí. Los proyectos de precio fijo necesitan seguimiento de costes porque el beneficio depende de la diferencia entre el precio y el trabajo consumido. Los proyectos no facturables necesitan seguimiento presupuestario porque el tiempo y los gastos internos siguen usando capacidad y efectivo. El estado de facturación cambia la vista del informe, pero el responsable sigue necesitando cifras planificadas, reales y restantes.
Everhour Expenses permite a los miembros del equipo registrar gastos de proyecto con imágenes o PDF de recibos, categorías basadas en unidades y estado facturable. Los gastos pueden contar para los presupuestos de proyecto o mantenerse separados, y los informes de gastos pueden filtrarse por proyecto, cliente, miembro, categoría, intervalo de fechas y estado facturable para la revisión de presupuesto y rentabilidad.
Everhour integra controles de seguimiento en Basecamp mediante la extensión del navegador y sincroniza proyectos, listas y tareas pendientes de Basecamp en los informes de Everhour. Los responsables de proyecto pueden revisar el tiempo registrado, el uso del presupuesto, el tiempo facturable y no facturable, y los resúmenes de proyecto en el flujo de trabajo conectado sin volver a escribir el contexto de tareas de Basecamp.
Registre el tiempo, los gastos y los umbrales de presupuesto de proyectos de Basecamp en Everhour para que los responsables revisen los costes mientras aún hay margen para proteger la rentabilidad del proyecto.
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