Los proyectos de Asana contienen el trabajo, y Everhour conecta el tiempo registrado, los gastos y los registros de facturación para una revisión lista para facturar.
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Las horas registradas pasan directamente a una factura pulida — sin copiar y pegar, sin cálculos manuales.
La facturación de Asana es para equipos que gestionan trabajo de clientes en Asana y necesitan un registro de facturación vinculado a tareas reales, no a notas reconstruidas. La tarea práctica es sencilla: recopilar tiempo aprobado, identificar trabajo facturable y no facturable, añadir gastos del proyecto, aplicar tarifas y condiciones, y después generar una factura destinada al cliente que coincida con el registro del proyecto.
Este flujo de trabajo encaja con contratos de iguala para agencias, proyectos de consultoría, trabajos de implantación, sprints de desarrollo y cualquier colaboración con clientes en la que las tareas, los responsables y el estado ya residan en Asana. La factura debe mostrar suficiente detalle para que el cliente reconozca el trabajo, manteniendo al mismo tiempo los datos de revisión interna, como el coste, el margen o el esfuerzo no facturable, en los informes en lugar de en el documento del cliente.
La precisión de la factura depende de los campos capturados mientras se realiza el trabajo. Cada registro de tiempo necesita la tarea o el proyecto, la fecha, la persona, la duración, la descripción y el carácter facturable. Las tarifas convierten el tiempo aprobado en importes facturables, mientras que las entradas no facturables permanecen disponibles para la revisión del margen sin cobrarse al cliente.
Los gastos necesitan la misma disciplina. Un concepto reembolsable debe incluir el proyecto, la categoría, el importe, el recibo y el carácter facturable antes de preparar la factura. Una línea de factura de ejemplo puede decir: "QA del sitio web, 5 de marzo de 2026, 3,5 horas, tarifa horaria de 125 $". Una línea de gasto separada puede mostrar un cargo de prueba de software aprobado por el cliente con el recibo conservado en el registro de costes del proyecto.
El error de facturación más común es esperar hasta final de mes para decidir qué debe incluirse en la factura. La limpieza tardía crea trabajo duplicado porque la misma tarea puede contener tiempo destinado al cliente, revisión interna y gastos reembolsables. Separe esos registros antes de la revisión de facturación para que la factura incluya solo conceptos facturables aprobados.
La agrupación de partidas también importa. Algunos clientes quieren totales por fase del proyecto, otros quieren detalle por tarea, persona o fecha. Elija la agrupación que coincida con el acuerdo con el cliente y manténgala constante en todas las facturas. Cambiar la estructura en cada ciclo de facturación dificulta conciliar la factura con aprobaciones, órdenes de compra o presupuesto retenido.
Una factura puntual funciona cuando el proyecto es pequeño, el cliente acepta un desglose sencillo y el periodo de facturación tiene pocas entradas. En ese caso, necesita descripciones de tareas claras, tiempo final aprobado, cualquier gasto facturable, condiciones de impuestos o descuentos del acuerdo con el cliente y una fecha de vencimiento clara.
Un flujo de trabajo gestionado se vuelve necesario cuando varias personas registran tiempo, los gastos necesitan recibos, los presupuestos afectan a las aprobaciones o las facturas alimentan la contabilidad. Everhour puede colocarse sobre los proyectos de Asana con seguimiento integrado, gastos facturables, generación de facturas e informes, para que los registros aprobados pasen del trabajo de tareas a la revisión de facturación sin reconstruir la factura a mano.
Este contenido es solo para información general, puede no estar totalmente actualizado y se proporciona sin ninguna garantía ni responsabilidad.
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Empiece revisando el periodo del proyecto, el tiempo de tareas aprobado, el carácter facturable, las tarifas, los gastos y las condiciones del cliente. Mantenga las notas internas, el trabajo no facturable y los detalles de margen en informes. La factura debe contener el registro de trabajo destinado al cliente, la base de precios acordada, cualquier gasto aprobado y las condiciones de pago necesarias para el cobro.
Cada gasto facturable debe incluir el proyecto, la categoría, la descripción, el importe, la fecha y el recibo justificativo cuando el cliente o el proceso contable lo requieran. Las categorías basadas en unidades son útiles para cargos repetidos como kilometraje, copias o materiales, porque la cantidad y el precio unitario explican el total sin intercambios adicionales.
Agrupe las líneas de factura según la estructura que el cliente espere aprobar. Proyecto, tarea, persona, fecha y categoría de gasto son vistas de revisión habituales. Un cliente que compra un contrato de iguala mensual suele necesitar una vista resumida, mientras que un cliente que aprueba trabajo por tiempo y materiales a menudo necesita detalle a nivel de tarea o de fecha.
Mezclar trabajo facturable de cliente con coordinación interna en el mismo registro de facturación causa disputas evitables. Mantenga las reuniones no facturables, el seguimiento comercial, la limpieza administrativa y el retrabajo separados de la entrega aprobada por el cliente. El informe completo del proyecto puede seguir mostrando esas horas para la revisión de rentabilidad, pero la factura debe cobrar solo el trabajo facturable aprobado.
Los gastos reembolsables aprobados corresponden a la factura cuando el acuerdo con el cliente permite la facturación de costes repercutidos. Manténgalos separados de las líneas de mano de obra para que el cliente pueda revisar horas y costes de forma independiente. Los adjuntos o registros de recibos deben permanecer disponibles para contabilidad, verificación del cliente y revisión del reembolso.
Everhour Expenses registra costes de proyecto con imágenes o PDF de recibos, categorías basadas en unidades, carácter facturable y controles de inclusión en presupuesto. Los equipos pueden mantener los gastos reembolsables vinculados al mismo contexto de proyecto de Asana que el tiempo registrado, y después incluir los gastos facturables aprobados en facturas e informes de gastos.
Everhour Billing & Invoicing usa tiempo facturable registrado, tarifas del proyecto o del miembro y gastos facturables para generar facturas mientras excluye el trabajo no facturable. Las líneas de factura pueden agruparse por proyecto, tarea, persona, fecha u otro desglose disponible, y después exportarse a QuickBooks Online, Xero o FreshBooks.
Registre horas aprobadas y gastos reembolsables frente a proyectos de Asana, y después use Everhour para conectar recibos, registros facturables, facturas e informes de gastos para una facturación de clientes más clara.
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