Everhour registra el tiempo y las ausencias aprobadas, mientras que Google Sheets puede calcular la utilización a partir de las horas facturables y la capacidad definida por la empresa.
Mida la utilización facturable frente a la capacidad total y vea exactamente cuántas horas deja sobre la mesa cada periodo.
Horas de trabajo en este periodo
Media del sector para agencias: 75 a 85 %
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Un informe de utilización en Google Sheets responde a una pregunta práctica de dotación de personal: cuánta capacidad disponible se convirtió en trabajo facturable durante un periodo elegido. El cálculo central son las horas facturables divididas por las horas disponibles. Google Sheets gestiona las fórmulas, los filtros, las tablas dinámicas y las importaciones, mientras que su empresa define si las horas disponibles significan capacidad bruta, tiempo de trabajo programado o tiempo de trabajo programado neto de ausencias.
El informe necesita columnas de origen limpias antes de poder producir resúmenes fiables. Etiquete campos como fecha, persona, puesto, equipo, proyecto, horas, indicador de facturable, PTO y estado de festivo. Las tablas dinámicas y los resúmenes con QUERY dependen de esos encabezados. Los desplegables o la validación de datos también evitan que las etiquetas de facturable, no facturable, PTO, festivo, proyecto y puesto dividan los totales entre valores de texto incoherentes.
Los informes de utilización en EE. UU. no parten de un objetivo nacional legal. La FLSA no define el empleo a tiempo completo o a tiempo parcial, por lo que la capacidad a tiempo completo es una política del empleador a efectos de utilización. Muchas empresas de EE. UU. usan 40 horas como referencia de capacidad semanal bruta porque los empleados no exentos cubiertos reciben pago federal de horas extra por las horas trabajadas por encima de 40 en una semana laboral fija de 168 horas.
Una referencia semanal de 40 horas equivale a 2.080 horas anuales brutas antes del PTO de la empresa, festivos, ausencias no pagadas u otro tiempo no laborable. La FLSA no exige el pago por tiempo no trabajado, incluidas vacaciones, baja por enfermedad o festivos federales u otros festivos. Los festivos pagados del sector privado siguen siendo una cuestión de política, contrato o jurisdicción específica, aunque la OPM enumera 11 festivos federales para empleados federales en 2026.
En Google Sheets, las horas facturables suelen proceder de una tabla plana de tiempo usando SUMIFS sobre la columna de horas con criterios de estado facturable, persona, puesto, equipo, proyecto e intervalo de fechas. Las horas disponibles pueden usar una forma de tiempo de trabajo como NETWORKDAYS(start date, end date, holidays) multiplicada por las horas de capacidad diaria, y luego reducida por PTO u otras horas de ausencia.
Para un consultor, suponga 5 días laborables a 8 horas al día, 4 horas de PTO y 27 horas facturables. Las horas disponibles equivalen a 36. La utilización es 27 dividido por 36, o 75 %. Con una tarifa estándar de facturación de 165 $, esas horas facturables tienen un valor facturable de 4.455 $, y el valor efectivo sobre la capacidad disponible es de 123,75 $ por hora disponible.
Google Sheets NETWORKDAYS trata el sábado y el domingo como fines de semana por defecto. Una empresa con un patrón de fin de semana diferente necesita NETWORKDAYS.INTL, o el denominador incluirá o excluirá los días equivocados. Una fórmula de utilización también necesita una protección contra denominador cero porque DIVIDE no puede usar cero horas disponibles para una persona en ausencia completa, un puesto inactivo o un periodo futuro sin capacidad programada.
Los datos importados necesitan la misma cautela. IMPORTRANGE puede extraer registros de tiempo, PTO, festivos o tablas de capacidad de otra hoja de cálculo después de conceder acceso, pero comprueba si hay actualizaciones cada hora mientras el documento de destino está abierto y puede retrasarse entre importaciones encadenadas. Los feeds automatizados pueden añadir filas mediante spreadsheets.values.append, pero el informe sigue necesitando etiquetas controladas y un límite de tabla claro.
Un informe puntual de Google Sheets es suficiente cuando necesita una comprobación rápida de utilización para una persona, un equipo o un periodo cerrado. Mantenga pequeña la tabla de origen, proteja las columnas de fórmulas y revise el denominador antes de compartir el resultado. La hoja de cálculo termina donde empiezan el historial de aprobaciones, las solicitudes de ausencia, la revisión de nómina o el traspaso a facturación.
Un flujo de trabajo gestionado se vuelve necesario cuando la utilización afecta a la dotación de personal, la facturación a clientes, la revisión de nómina o los informes de rendimiento cada semana. Everhour puede registrar el tiempo libre aprobado junto con el tiempo de trabajo, y luego permitir que las horas de ausencia fluyan a timesheets e informes. Eso da al informe de utilización una fuente más estable para vacaciones, baja por enfermedad, tipos de ausencia personalizados, ausencias de media jornada y reducciones de capacidad aprobadas.
Este contenido es solo para información general, puede no estar totalmente actualizado y se proporciona sin ninguna garantía ni responsabilidad.
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Divida la suma de horas facturables por el denominador de horas disponibles para la misma persona, equipo y periodo. Google Sheets puede calcular las horas facturables con SUMIFS y resumir los resultados con una tabla dinámica o QUERY. La fórmula solo es tan precisa como la política del denominador que la sustenta, especialmente cuando el PTO, los festivos, las ausencias no pagadas o la capacidad a tiempo parcial cambian las horas disponibles.
Use una columna de datos de origen por campo: fecha, persona, puesto, equipo, proyecto, horas, indicador de facturable, PTO, estado de festivo y capacidad. Añada columnas de cliente o línea de servicio si los responsables revisan la utilización de esa forma. Los encabezados claros importan porque las tablas dinámicas requieren columnas de origen etiquetadas, y las fórmulas necesitan referencias de columna estables para mantener alineados los totales por persona y por equipo.
Una fórmula de utilización necesita una protección para cero horas disponibles. Una persona puede tener cero horas disponibles durante una ausencia completa, antes de una fecha de inicio, después de una fecha de terminación o en un periodo futuro sin capacidad asignada. Devolver un valor en blanco o una etiqueta de revisión es más limpio que forzar un porcentaje, porque la utilización no puede calcularse cuando el divisor es cero.
IMPORTRANGE puede extraer un intervalo especificado de otro archivo de Google Sheets después de conceder acceso. Eso funciona para registros de tiempo, registros de PTO, tablas de festivos o listas de capacidad almacenados por separado. La limitación es el tiempo de actualización: los paneles de utilización importados no son en tiempo real porque IMPORTRANGE comprueba las actualizaciones cada hora mientras el documento de destino está abierto y puede retrasarse entre importaciones encadenadas.
Los festivos federales reducen las horas disponibles solo si la política de denominador de su empresa los excluye para los trabajadores medidos. La OPM enumera 11 festivos federales en 2026 para empleados federales. Los festivos pagados del sector privado son una cuestión de política del empleador, contrato u otra norma aplicable, y la FLSA no exige el pago por tiempo no trabajado.
Everhour Time Off registra vacaciones, baja por enfermedad, festivos y tipos de ausencia personalizados con duraciones de media jornada, acumulación, traspaso, saldos por empleado y flujo de aprobación. Las horas de ausencia aprobadas fluyen a timesheets e informes, lo que da a los cálculos de utilización una base más limpia para reducciones de capacidad que las columnas de PTO editadas manualmente en una hoja de cálculo.
Everhour Reporting convierte el tiempo registrado, los presupuestos, los costes y los datos de proyecto en informes configurables con columnas, agrupación, filtros, intervalos de fechas y exportaciones a CSV, Excel/XLSX o PDF. Los equipos pueden revisar las horas relacionadas con la utilización en informes operativos antes de enviar archivos de hojas de cálculo, resúmenes de nómina o soporte de facturación al siguiente flujo de trabajo.
Registre ausencias, aprobaciones y cambios de capacidad antes de la fase de hoja de cálculo. Everhour Time Off conecta las ausencias aprobadas con timesheets e informes, lo que da a los informes de utilización recurrentes un denominador más limpio.
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