Everhour verwandelt Coaching-Zeit in Berichte und Abrechnungsunterlagen, während coach-spezifische Protokolle weiterhin Kunden-, Sitzungs- und Einwilligungsdetails benötigen.
Geben Sie für jeden Tag Ihre Kommt- und Geht-Zeiten ein. Überstunden und Bruttolohn werden automatisch berechnet.
| Tag | Kommt | Pausenbeginn | Pausenende | Pause | Geht | Gesamt |
|---|
Der Rechner liefert Ihnen die Zahl — Everhour übernimmt den Rest.
Ein Klick und die Zeit läuft. Starten Sie einen Timer, fügen Sie einen Eintrag hinzu, bearbeiten Sie die Details. Genau so fühlt es sich in Everhour an.
Legen Sie ein Budget fest, weisen Sie Sätze zu und werden Sie benachrichtigt, bevor Sie es überschreiten.
Messung
Verfolgen Sie Ihr Budget über Zeit oder Kosten
Jeder Bericht, den Sie brauchen — nach Ihren Wünschen konfiguriert, immer aktuell.
Erfasste Stunden fließen direkt in eine ansprechende Rechnung — kein Kopieren und Einfügen, kein manuelles Rechnen.
Coaches brauchen mehr als eine wöchentliche Gesamtsumme. Eine brauchbare Abrechnungsunterlage trennt Einzelsitzungen, Gruppen- oder Teamsitzungen, internes Coaching, Drittanbieter-Coaching, Pro-bono-Arbeit und bezahlte Arbeit. Eine 60-minütige Echtzeit-Sitzung zählt nach den ICF-Erfahrungsregeln als eine Kunden-Coaching-Stunde, während eine 30-minütige Sitzung als 0,5 Stunden zählt. Die Aufzeichnung sollte diese Unterscheidung klar machen, bevor sie in eine Rechnung, ein Nachweisprotokoll oder eine Kundenzusammenfassung gelangt.
Das praktische Ziel ist eine saubere Spur von der Sitzung bis zur Zahlung. Ein Coach, der einem Leadership-Kunden eine Rechnung stellt, kann eine Live-Videositzung protokollieren, sie dem Kundenengagement zuweisen, sie als bezahlt markieren, das Sitzungsdatum hinzufügen und Notizen getrennt von vertraulichen Coaching-Inhalten halten. Coaches, die auch Training, Beratung, Moderation oder Mentoring anbieten, benötigen Leistungsart-Kategorien, damit Coaching-Stunden nicht mit angrenzenden professionellen Dienstleistungen vermischt werden.
Beginnen Sie mit der Coaching-Vereinbarung, weil sie die Abrechnungslogik definiert. Der ICF-Ethikkodex verlangt eine Coaching-Vereinbarung, bevor das Coaching beginnt, und die Vereinbarung sollte Ziele, Sitzungsdauer und -häufigkeit, Vertraulichkeitsrichtlinien, Zahlungsbedingungen, Stornierungsrichtlinien und Verantwortlichkeiten abdecken. Diese Felder prägen den Tracker: Kunde, Start- und Enddaten des Engagements, Sitzungslänge, abrechenbarer Status, Satz, Stornierungsbehandlung und Zahlungskategorie.
Einzelne Coaching-Aufzeichnungen benötigen Kundennamen, Kontaktinformationen, Beginn- und Enddatum der Beziehung sowie bezahlte und Pro-bono-Stunden. Gruppen- oder Team-Coaching-Aufzeichnungen sollten getrennt vom Einzelcoaching bleiben und den Namen und die E-Mail-Adresse eines Teilnehmers, Engagement-Daten, bezahlte und Pro-bono-Stunden sowie die Teilnehmerzahl enthalten. Für eine einstündige Gruppensitzung mit 15 Personen zählt ICF eine Coaching-Stunde, nicht 15.
Der größte coaching-spezifische Fehler besteht darin, jeden Teilnehmer, Kunden oder jede Leistungszeile als dieselbe Art von Stunde zu behandeln. Gruppensitzungen, internes Coaching, Drittanbieter-Vereinbarungen und Tauschgeschäfte können nach ICF-Kategorien alle bezahlte Coaching-Zeit sein, benötigen aber Labels, die die Zahlungsquelle und die Beziehung erklären. Eine generische Notiz wie „Kundenanruf" reicht nicht aus, wenn Sie später direkte Kundenarbeit von organisatorischem Coaching trennen müssen.
Vertraulichkeit verändert ebenfalls die Aufzeichnung. ICF sagt, dass Coaches eine dokumentierte Einwilligung des Kunden einholen sollten, bevor sie Kundeninformationen in ein Coaching-Protokoll aufnehmen. Interne oder Drittanbieter-Kunden, die durch Vertraulichkeitsrichtlinien abgedeckt sind, können stattdessen mit einem Referenzschreiben der Organisation verifiziert werden. Der Tracker sollte genügend Details unterstützen, um das Engagement nachzuweisen, ohne Coaching-Inhalte oder Kundenkennungen über die eingewilligte Aufzeichnung hinaus offenzulegen.
Ein kostenloser Tracker reicht aus, wenn Sie eine einmalige Gesamtsumme für eine kleine Kundenrechnung oder eine schnelle Überprüfung der Coaching-Sitzungen dieses Monats benötigen. Er funktioniert am besten, wenn die Abrechnungsvereinbarung einfach ist, die Kundenliste kurz ist und Sie vor dem Versand der Rechnung manuell prüfen können, ob jede Sitzung bezahlt, pro bono, einzeln, Gruppe, intern oder Drittanbieter ist.
Ein verwalteter Workflow wird notwendig, wenn erfasste Sitzungen in Rechnungen, Berichte, Nachweisprotokolle und Prüfungen der Kundenprofitabilität einfließen. Everhour Reporting kann Coaching-Zeit nach Kunde, Projekt, Mitglied, abrechenbarer Zeit, Rechnungsstatus und anderen Spalten gruppieren und Berichte dann als CSV, Excel/XLSX oder PDF exportieren. Das gibt Coaches eine wiederholbare Möglichkeit, abrechenbare Coaching-Arbeit zu prüfen, ohne in jedem Abrechnungszyklus dieselbe Tabelle neu aufzubauen.
Dieser Inhalt dient nur der allgemeinen Information, ist möglicherweise nicht vollständig aktuell und wird ohne jegliche Gewährleistung oder Haftung bereitgestellt.
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Abrechenbare Coaching-Stunden sind die bezahlten Sitzungen oder Dienstleistungen, die Sie gemäß der Coaching-Vereinbarung in Rechnung stellen möchten. Ein Coach kann bezahltes internes Coaching, Drittanbieter-Coaching und Tauschgeschäfte ebenfalls separat erfassen, weil ICF diese als bezahlte Kategorien für Coaching-Erfahrung behandelt. Pro-bono-Sitzungen sollten sichtbar, aber getrennt bleiben, damit Rechnungen, Kundenzusammenfassungen und Nachweisunterlagen bezahlte und unbezahlte Zeit nicht vermischen.
Die Abrechnungsvereinbarung steuert den dem Kunden berechneten Betrag, aber die ICF-Zählung von Coaching-Stunden verwendet die Sitzungslänge, nicht die Teilnehmerzahl. Eine einstündige Gruppensitzung mit 15 Personen zählt als eine Coaching-Stunde. Gruppen mit mehr als 15 Personen zählen nur, wenn ein Co-Coach anwesend ist und die Zeit zwischen den Coaches aufgeteilt wird. Halten Sie Abrechnungsmenge und Nachweisstundenmenge in getrennten Feldern.
Ein nützlicher Eintrag enthält den Kunden oder die Organisation, das Engagement, das Sitzungsdatum, den Live-Bereitstellungsmodus, die Sitzungslänge, den bezahlten oder Pro-bono-Status, die Leistungsart und den Rechnungsstatus. Einzelne Kundenaufzeichnungen benötigen außerdem Beginn- und Enddatum der Beziehung. Gruppen- oder Teamaufzeichnungen sollten Engagement-Daten, einen Teilnehmerkontakt, bezahlte und Pro-bono-Stunden sowie die Teilnehmerzahl enthalten.
Coaches können Training, Beratung, Moderation und Mentoring im selben System erfassen, wenn jede Leistung ihre eigene Kategorie hat. Die ICF Global Coaching Study 2025 berichtet, dass viele professionelle Coaches diese Dienstleistungen ebenfalls anbieten. Getrennte Kategorien halten Rechnungen klar und verhindern, dass Coaching-Erfahrungsprotokolle Arbeit aufnehmen, die nicht als Kunden-Coaching-Stunden qualifiziert ist.
Kundenabrechnungsaufzeichnungen ersetzen keine Arbeitgeber-Lohnabrechnungsaufzeichnungen. Für Arbeitnehmer, die von den FLSA-Bestimmungen zu Mindestlohn oder Überstunden erfasst sind, müssen Arbeitgeberaufzeichnungen die an jedem Arbeitstag gearbeiteten Stunden und die insgesamt in jeder Arbeitswoche gearbeiteten Stunden enthalten. Erfasste nicht befreite Arbeitnehmer müssen für Stunden über 40 in einer festen 168-Stunden-Arbeitswoche Überstundenvergütung in Höhe von mindestens dem 1,5-Fachen des regulären Satzes erhalten.
Everhour Reporting ermöglicht Coaches, Berichte mit 45+ Spalten, Gruppierungen, Filtern, Datumsbereichen und Exporten als CSV, Excel/XLSX oder PDF zu erstellen. Ein Coach kann abrechenbare Zeit nach Kunde, Projekt, Mitglied, Rechnungsstatus, Kommentaren, Kosten und Budgetfeldern prüfen, bevor Rechnungen vorbereitet oder die Kundenprofitabilität analysiert wird.
Everhour verbindet erfasste Zeit mit der Rechnungserstellung, sodass genehmigte Sitzungszeit aus Kundenarbeitsaufzeichnungen in die Abrechnung übernommen werden kann, ohne dieselben Stunden erneut einzugeben. Coaches können weiterhin eigenständige Projekte oder unterstützte Projekttools verwenden und die protokollierte Zeit dann als Grundlage für Kundenrechnungen nutzen.
Erfassen Sie genehmigte Coaching-Sitzungen nach Kunde und Engagement, und verwenden Sie dann Everhour Reporting, um abrechenbare Zeit zu prüfen, Aufzeichnungen zu exportieren und sauberere wiederkehrende Abrechnung zu unterstützen.
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