Les cabinets d'avocats ont besoin de relevés de temps au niveau des dossiers pour la facturation et la revue de la paie. Everhour garde les heures approuvées organisées par projet et par personne.
Saisissez vos heures d'arrivée et de départ pour chaque jour. Les heures supplémentaires et le salaire brut sont calculés automatiquement.
| Jour | Arrivée | Début de pause | Fin de pause | Pause | Départ | Total |
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Le suivi du temps des cabinets d'avocats sert à transformer le travail juridique quotidien en relevés qu'un associé, un coordinateur de facturation, un réviseur de paie ou un client peut comprendre. Une entrée utile indique la date, la personne, le client ou le dossier, la tâche, le temps passé et si le temps est facturable. Un total hebdomadaire seul n'explique pas quel dossier a absorbé le travail ni si l'entrée doit figurer sur une facture.
Le même relevé doit aussi soutenir la revue de la paie lorsque le travailleur est un employé. En vertu de la FLSA, les employeurs couverts doivent conserver des relevés exacts pour les travailleurs non exemptés, y compris les heures travaillées chaque jour de travail et le total des heures travaillées chaque semaine de travail. La loi n'impose pas un système précis de suivi du temps, mais la méthode doit être complète et exacte.
Les équipes juridiques doivent suivre le temps par dossier, tâche et statut de facturation. Une entrée d'examen des pièces communiquées, un appel client, une session de formation interne et une tâche d'administration du cabinet appartiennent à des catégories différentes parce qu'elles répondent à des questions différentes. La facturation a besoin de descriptions destinées au client et d'un traitement des taux. La direction a besoin du temps non facturable pour voir la capacité, la pression sur les effectifs et le travail qui ne peut pas être facturé.
Une entrée pratique peut indiquer : dossier client, revue de documents, 1,4 heure, facturable, taux avocat. Une entrée non facturable peut indiquer : opérations du cabinet, réunion de facturation, 0,5 heure, non facturable. Ces libellés gardent la préparation des factures séparée des heures de paie. Pour les relevés aux États-Unis, les champs de facturation au temps et de paie utilisent normalement des dollars américains.
Les cabinets d'avocats collectent souvent des entrées facturables détaillées, mais manquent le relevé de paie qui les sous-tend. Le temps facturable répond à ce qui peut être facturé au client. Le temps de paie répond au nombre d'heures que l'employé a réellement travaillées pendant la semaine de travail. Ces nombres peuvent différer lorsqu'une personne assiste à des réunions internes, gère du travail administratif, forme le personnel ou travaille sur du support client non facturable.
Pour les employés couverts non exemptés, les heures supplémentaires FLSA sont fondées sur les heures travaillées au-delà de 40 dans une semaine de travail fixe de 168 heures, payées à un taux au moins égal à une fois et demie le taux de rémunération normal. Les heures ne peuvent pas être moyennées sur deux semaines de travail ou plus pour les heures supplémentaires FLSA. Le travail le samedi, le dimanche, un jour férié ou un jour de repos ne crée pas à lui seul une majoration fédérale, sauf si des heures supplémentaires hebdomadaires sont déclenchées ou si une autre loi ou un accord s'applique.
Un total hebdomadaire ponctuel fonctionne lorsque vous avez besoin d'une vérification rapide des heures par personne ou par dossier. Il suffit pour une petite correction, une simple revue interne ou une courte question de facturation client. Il devient insuffisant lorsque plusieurs avocats, assistants juridiques et membres du personnel soumettent du temps entre dossiers, taux, statuts de facturation et étapes d'approbation.
Un flux de travail géré donne au cabinet un relevé qui résiste à la revue. Everhour Timesheets collecte les heures de projet hebdomadaires et les heures de travail par personne, puis permet aux managers d'approuver, de rejeter, d'approuver partiellement et de verrouiller le temps soumis. Cette piste d'approbation aide les réviseurs de facturation et de paie à travailler à partir de la même source au lieu de rapprocher des feuilles de calcul séparées après coup.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Une entrée de temps d'un cabinet d'avocats doit inclure la date, le travailleur, le client ou le dossier, la description de la tâche, le temps passé, le statut de facturation et le contexte de taux lorsque l'entrée soutient la facturation. Pour la revue de la paie des employés, les employeurs couverts ont aussi besoin de relevés qui indiquent les heures travaillées chaque jour de travail et le total des heures travaillées chaque semaine de travail pour les travailleurs non exemptés en vertu de la FLSA.
Le temps facturable et les heures travaillées sont des relevés différents. Le temps facturable reflète ce que le cabinet peut facturer à un client ou à un dossier. Les heures travaillées reflètent le temps de travail de l'employé pour la paie et la revue des salaires et des heures. Les réunions internes, la formation, l'administration du cabinet et le support client non facturable peuvent compter comme temps de travail même lorsqu'ils n'apparaissent pas sur une facture client.
La FLSA n'exige pas que les employeurs couverts utilisent un formulaire, une application ou un système de pointage particulier pour le suivi du temps. La méthode doit produire des relevés exacts pour les travailleurs non exemptés, y compris les heures quotidiennes travaillées et le total des heures travaillées chaque semaine de travail. Les règles des États sur les salaires, les heures supplémentaires, la confidentialité et la surveillance des employés peuvent ajouter des exigences au-delà du socle fédéral.
Un cabinet d'avocats ne peut pas faire la moyenne de deux semaines de travail ou plus pour éviter les heures supplémentaires FLSA pour les employés couverts non exemptés. Une semaine de travail est une période fixe, régulièrement récurrente, de sept périodes consécutives de 24 heures. Sauf exemption, les employés couverts doivent recevoir une rémunération des heures supplémentaires pour les heures travaillées au-delà de 40 dans cette semaine de travail, à un taux au moins égal à 1,5 fois le taux normal.
Les règles fédérales exigent que les employeurs conservent les relevés de paie pendant au moins trois ans et les relevés de base du temps et des gains, tels que les cartes ou feuilles quotidiennes d'heure de début et de fin, pendant au moins deux ans. Les cabinets d'avocats peuvent conserver les justificatifs de facturation plus longtemps parce que les contrats clients, les obligations professionnelles, les litiges ou la politique interne peuvent exiger une période de conservation plus longue.
Everhour Timesheets collecte les heures de projet hebdomadaires et les heures de travail par personne afin que les managers puissent revoir le temps avant la paie, la facturation ou le reporting. Le temps soumis peut être approuvé, rejeté, approuvé partiellement et verrouillé, ce qui donne au cabinet une étape de revue contrôlée avant que les heures ne passent dans les factures ou les chèques de paie.
Everhour Reporting transforme le temps enregistré, les budgets, les coûts et les données de projet en rapports personnalisables. Un cabinet peut regrouper et filtrer les entrées par projet, client, membre, temps facturable, coûts de main-d'œuvre, statut de facture et autres colonnes disponibles, puis exporter les rapports en CSV, Excel/XLSX ou PDF pour revue.
Utilisez des feuilles de temps approuvées avant la facturation ou la revue de la paie. Everhour garde les heures de projet hebdomadaires et les heures de travail organisées, revues et verrouillées afin que les cabinets d'avocats puissent s'appuyer sur des relevés de temps propres.
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