Les factures de fabrication nécessitent des détails clairs sur les produits, les PO et les expéditions. Everhour transforme le travail facturable suivi et les dépenses en factures.
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| Description | Qté | Tarif | TVA | Montant |
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La facturation de fabrication consiste à prouver la transaction de la chaîne d'approvisionnement, pas seulement à demander un paiement. Une facture utile donne à l'acheteur le numéro de facture, la référence du PO, le produit ou SKU, la description, la quantité, le prix unitaire, le total de la ligne, les conditions de livraison ou de fret le cas échéant, les conditions de paiement et les détails de règlement. Ces champs permettent aux comptes fournisseurs de comparer la facture du fournisseur avec le bon de commande et le reçu de livraison avant de libérer le paiement.
Les modèles courants de facturation de fabrication incluent les produits finis vendus à l'unité, les séries fabriquées sur commande avec acompte, les expéditions partielles et les commandes B2B avec conditions négociées Net 30 ou Net 60. Une ligne telle que `SKU MFG-204, support en aluminium, 500 unités, 4,80 $ chacun, 2 400 $ au total` donne aux équipes d'achat et de réception suffisamment de détails pour confirmer la charge par rapport à leurs propres registres.
Les acheteurs du secteur manufacturier utilisent couramment le rapprochement à trois pièces, en comparant le bon de commande, l'enregistrement de réception et la facture du fournisseur. La facture doit comporter le numéro de PO, le numéro de facture, les quantités, les prix, les détails de paiement et toute référence de livraison attendue par le client. Un écart entre la quantité commandée, la quantité reçue et la quantité facturée ralentit l'approbation, même lorsque les marchandises ont été produites correctement.
La livraison partielle nécessite une formulation précise. Si un client a commandé 1 000 unités et en a reçu 600, la facture doit identifier la quantité expédiée et le reliquat uniquement lorsque le contrat ou le processus de l'acheteur attend ce détail. L'approbation peut entraîner un paiement partiel ou une retenue de paiement jusqu'à ce que l'exécution soit complète, selon les conditions entre l'acheteur et le vendeur. Évitez de facturer la commande complète comme livrée lorsque seule une partie a été expédiée.
Les factures du secteur privé aux États-Unis ne suivent pas une loi fédérale unique sur le format des factures ni un régime national de TVA/GST. Les factures soutiennent les registres commerciaux, tandis que la sales and use tax dépend des règles des États et des collectivités locales, du nexus, de la taxabilité du produit ou du service, et de l'endroit où le client reçoit les biens ou services. Une facture de fabrication doit indiquer le traitement fiscal utilisé, mais elle ne doit pas inventer un champ d'immatriculation TVA ou GST pour une vente aux États-Unis.
Les biens manufacturés exportés nécessitent plus de détails, car la facture commerciale est utilisée pour le dédouanement à l'importation et à l'exportation. Incluez des descriptions claires des marchandises et envisagez d'ajouter des codes HS, car ils soutiennent la classification des droits et taxes. La liste de colisage doit correspondre à la facture pour l'acheteur, le vendeur, le numéro de facture, la date d'expédition, les quantités, les descriptions, les poids et les dimensions, mais elle ne remplace pas la facture commerciale. Les Incoterms 2020 peuvent définir la responsabilité des coûts et des risques pour les ventes internationales.
Un outil de facturation gratuit suffit pour un PO unique, une petite série ou une nouvelle commande propre lorsque vous connaissez déjà les produits, les quantités, les prix et les conditions. Il fonctionne lorsque vous avez besoin rapidement d'une facture finalisée et que l'acheteur n'exige pas de piste d'approbation plus approfondie, de configuration de facturation récurrente ou de transmission à un système comptable.
Un workflow géré convient mieux lorsque les factures de fabrication dépendent du temps d'ingénierie facturable, du travail personnalisé, du fret, des matériaux, des dépenses et de plusieurs projets clients. Everhour Billing & Invoicing convertit le temps facturable suivi et les dépenses en factures, calcule les montants à partir des taux tout en excluant les tâches non facturables, applique les paramètres par défaut des clients et exporte les factures vers QuickBooks Online, Xero ou FreshBooks avec les détails de statut synchronisés vers Everhour.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Une facture de fabrication doit indiquer le vendeur et l'acheteur, la date et le numéro de facture, la référence du PO, le produit ou SKU, la description, la quantité, le prix unitaire, le total de la ligne, les conditions de paiement, les taxes le cas échéant, les détails de fret ou de livraison le cas échéant, et les instructions de paiement. Les acheteurs utilisent ces champs pour comparer la facture avec le bon de commande et l'enregistrement de réception.
La facture doit indiquer la quantité expédiée, pas la quantité totale commandée, sauf si les conditions entre l'acheteur et le vendeur autorisent une facturation anticipée ou de la commande complète. Par exemple, facturez 600 unités livrées sur un PO de 1 000 unités et gardez les 400 unités restantes hors de la ligne livrée. Le paiement peut être partiel ou retenu jusqu'à ce que la commande soit complète.
Les factures de fabrication aux États-Unis n'utilisent pas de régime national de facture TVA ou GST. La sales and use tax est imposée par les États et les juridictions locales, et le traitement correct dépend du nexus, de la taxabilité du produit ou du service et du lieu de vente. Un vendeur qui réalise des ventes taxables peut avoir besoin d'une immatriculation à la sales-tax au niveau de l'État.
Les factures commerciales d'exportation peuvent inclure des codes HS, car le code fournit aux agents des douanes une description universelle des marchandises pour la classification des droits et taxes. La facture commerciale est requise pour le dédouanement à l'exportation et à l'importation. La liste de colisage doit correspondre aux détails d'expédition de la facture, mais c'est un document distinct qui ne remplace pas la facture commerciale.
Les factures de fabrication utilisent couramment des conditions Net D négociées, en particulier Net 30 ou Net 60. Un escompte pour paiement anticipé tel que 2/10 Net 30 signifie que le client peut prendre une remise de 2 % en payant intégralement sous 10 jours ; sinon, le montant total est dû sous 30 jours. Utilisez les conditions convenues dans le PO ou le contrat.
Everhour Billing & Invoicing convertit le temps facturable suivi et les dépenses en factures clients, calcule les montants à partir des taux et exclut les tâches non facturables des totaux facturables. Les équipes peuvent appliquer les paramètres par défaut des clients, personnaliser les conditions et les lignes de facture, puis exporter les factures vers QuickBooks Online, Xero ou FreshBooks avec le statut de facture synchronisé en retour.
Everhour permet aux administrateurs de marquer des projets comme facturables, de définir des taux par projet, par membre ou par tâche personnalisée, et de marquer des tâches spécifiques comme non facturables dans un projet facturable. Les rapports peuvent afficher le temps facturable, le temps non facturable, le montant facturable et le coût par membre ou par tâche.
Suivez le temps de fabrication personnalisée, les dépenses et le travail de projet facturable avant le jour de facturation. Everhour relie ces registres à la génération de factures, aux conditions client et aux exports comptables.
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