Les factures d'entrepreneurs doivent inclure la portée, les matériaux et les détails de paiement. Everhour transforme le travail facturable suivi en enregistrements prêts à facturer.
Renseignez vos informations, ajoutez des lignes, puis cliquez sur Imprimer une fois prêt.
| Description | Qté | Tarif | TVA | Montant |
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Utilisez cette page pour produire une facture d'entrepreneur qu'un client, un propriétaire ou un contact de facturation peut approuver sans demander de détails manquants. Une facture solide identifie l'entrepreneur, le client, le chantier, le numéro de facture, la date de facture, la date d'échéance, les conditions de paiement et la référence du contrat ou du bon de commande. Elle sépare également la main-d'œuvre, les matériaux, les frais de sous-traitants, les modifications approuvées, les taxes, les remises, les acomptes, la retenue de garantie et le montant final dû.
Les factures d'entrepreneurs sont généralement pilotées par le contrat. L'estimation ou le devis définit la description prévue des travaux, les matériaux, la date d'achèvement et le prix, tandis que l'accord écrit définit la portée, le calendrier de paiement, la responsabilité des permis et tout droit d'annulation requis par la loi de l'État. La facture doit suivre ces documents. Une petite facture de réparation peut nécessiter une ligne de main-d'œuvre et une ligne de matériaux. Une facture d'avancement de construction nécessite généralement plus de détails sur le chantier.
Commencez par un en-tête clair : nom de l'entrepreneur, adresse, numéro de téléphone, numéro de licence le cas échéant, nom du client, adresse de facturation, adresse du chantier, date de facture, numéro de facture et date d'échéance du paiement. Ajoutez les références de contrat lorsque le chantier dispose d'un accord signé, d'un bon de commande ou d'un registre d'ordres de modification. Les instructions de paiement doivent figurer près du total, y compris chèque, ACH, carte ou autres méthodes autorisées par votre politique ou votre contrat.
Les lignes doivent décrire le travail d'une manière que le client peut comparer à la portée. Exemple : « Main-d'œuvre électrique brute, 18 heures à 85 $ par heure », « Câblage en cuivre et boîtes de jonction » et « Ordre de modification approuvé 003, déplacement du panneau ». Le traitement de la taxe sur les ventes dépend des règles de l'État et locales, du nexus, de la taxabilité du produit ou du service et du lieu de vente. Les États-Unis n'utilisent pas de régime national de facture avec TVA ou GST.
La facturation d'avancement nécessite un support plus strict qu'une facture finale sur une seule ligne. Indiquez la valeur du contrat, le travail achevé pendant cette période, le montant précédemment facturé, le montant actuel dû, la retenue de garantie retenue et le solde restant. Sur les contrats fédéraux de construction à prix fixe, les paiements d'avancement sont effectués mensuellement au fur et à mesure de l'avancement des travaux, ou plus souvent si l'agent contractant l'autorise, sur la base d'estimations approuvées des travaux accomplis.
Les détails sur les sous-traitants et les ordres de modification évitent les litiges évitables. Une demande fédérale de paiement d'avancement de construction doit détailler les montants par élément de travail du contrat et lister le montant inclus de chaque sous-traitant, le montant total du contrat de sous-traitance et les montants précédemment payés, ainsi que les justificatifs requis. Les règles des États peuvent également affecter la facturation. Les directives de Californie, par exemple, exigent des ordres de modification écrits pour les changements de prix des contrats de rénovation résidentielle et conservent ces dossiers avec les documents du projet.
Un modèle de facture gratuit suffit pour une réparation ponctuelle, un petit chantier à prix fixe ou un appel de fonds d'avancement que vous pouvez justifier à partir d'un dossier de contrat propre. Il commence à montrer ses limites lorsque les équipes suivent le temps sur plusieurs chantiers, que les matériaux arrivent par lots, que les coûts des sous-traitants changent ou que le client demande un justificatif des heures facturables par date, travailleur, tâche ou phase.
Everhour Billing & Invoicing transforme le temps facturable et les dépenses suivis en factures client, calcule les montants à partir des taux tout en excluant les tâches non facturables, et permet aux équipes de regrouper les lignes par projet, tâche, personne, date ou autres ventilations disponibles. Les factures peuvent inclure des valeurs par défaut client comme les contacts, les taxes, les remises et les conditions de paiement, puis être exportées vers QuickBooks Online, Xero ou FreshBooks sous forme de brouillons.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Une facture d'entrepreneur doit inclure le numéro de licence lorsque le contrat, la règle de l'État, la politique du client ou les documents du projet l'exigent. Les accords d'entrepreneurs documentent couramment le nom, l'adresse, le téléphone, le numéro de licence, les dates, la portée, les matériaux, le prix, le calendrier de paiement, la responsabilité des permis et les droits d'annulation requis. Conserver le même identifiant sur la facture aide le client à faire correspondre la facture à l'accord signé.
Séparez la main-d'œuvre et les matériaux lorsque le client a besoin d'un dossier de chantier clair, que le contrat les tarifie séparément ou que le traitement de la taxe sur les ventes diffère selon le type de projet. Certains travaux d'entrepreneurs combinent des matériaux taxables avec une main-d'œuvre non taxable ou traitée différemment selon l'État et le service. New York, par exemple, traite les améliorations capitales différemment des travaux de réparation et de maintenance, de sorte que la facture doit préserver la catégorie du chantier et le détail des frais.
La retenue de garantie doit apparaître comme une déduction distincte du montant approuvé, avec la retenue actuelle et la retenue cumulée visibles. Le client doit voir la valeur du contrat, le travail achevé à ce jour, les facturations précédentes, la facturation actuelle, la retenue de garantie retenue et le solde restant. Sur les paiements d'avancement de construction fédéraux, la retenue pour avancement insatisfaisant est traitée au cas par cas et ne peut pas dépasser 10 % du montant estimé approuvé.
Les ordres de modification approuvés peuvent apparaître sur la même facture d'entrepreneur lorsque la facture identifie chaque ordre de modification séparément et le relie à l'approbation écrite. La ligne doit afficher le numéro de l'ordre de modification, une courte description, la main-d'œuvre ou les matériaux ajoutés et le changement de prix. Les directives de Californie pour les entrepreneurs indiquent que les changements de prix des contrats de rénovation résidentielle doivent être effectués par ordre de modification écrit et conservés avec les documents du projet.
Les factures d'entrepreneurs aux États-Unis n'utilisent pas de régime national de facture avec TVA ou GST. La taxe sur les ventes et l'utilisation est imposée et administrée par les États et les juridictions locales, avec des taux et une taxabilité dépendant de l'État, du taux local, du nexus, du produit ou service et du lieu de vente. Un entrepreneur réalisant des ventes taxables peut avoir besoin d'un enregistrement de taxe sur les ventes au niveau de l'État, comme un permis de vendeur californien lorsque requis.
Everhour Billing & Invoicing convertit le temps facturable et les dépenses suivis en factures client, calcule les montants des factures à partir des taux et exclut les tâches non facturables. Les équipes d'entrepreneurs peuvent prévisualiser le temps et les dépenses non facturés, regrouper les lignes par projet, tâche, personne ou date, et exporter des brouillons de facture vers QuickBooks Online, Xero ou FreshBooks.
Les rapports Everhour donnent aux administrateurs des colonnes pour le temps facturable, le temps non facturable, le montant facturable, le coût, le statut de facture et les données de projet. Les rapports peuvent être filtrés, regroupés, téléchargés en CSV, Excel/XLSX ou PDF, et utilisés pour conserver la facturation des chantiers, la revue des sous-traitants et les justificatifs client dans une seule couche de reporting.
Suivez le travail facturable des entrepreneurs, les dépenses et le statut des factures dans Everhour, puis envoyez des brouillons plus propres à la comptabilité avec moins de lacunes de facturation manuelle.
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