La facturation juridique exige des détails au niveau du dossier, une attention aux comptes fiduciaires et des conditions d'honoraires claires. Everhour prend en charge le flux de travail de suivi du temps qui la sous-tend.
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Les professionnels du droit ont généralement besoin d'une facture finalisée liée à un client, un dossier, une période de facturation, un accord d'honoraires et une échéance de paiement. La facture doit transformer les enregistrements de travail internes en lignes destinées au client, qu'un directeur juridique, un client individuel ou une équipe de comptabilité fournisseurs peut examiner sans demander d'explication séparée. Le travail juridique horaire nécessite souvent des détails sur la date, l'intervenant, la description de la tâche, le taux et le montant.
La même facture doit aussi prévoir de la place pour les dépenses, les provisions, les crédits et les instructions de paiement. Un dossier de contentieux peut inclure le temps d'un avocat, le temps d'un assistant juridique, les frais de dépôt, les frais de coursier et un prélèvement sur provision sur la même facture. La facture doit correspondre aux conditions d'engagement déjà communiquées au client, y compris la base des honoraires, le taux, le traitement des dépenses, le calendrier de facturation, l'échéance de paiement et les conséquences d'un paiement tardif.
Les factures juridiques suivent le modèle d'honoraires prévu dans l'engagement. Le travail horaire nécessite des entrées de temps et des taux. Le travail au forfait nécessite une ligne de périmètre claire, comme « Dossier de dépôt de demande de marque ». Les dossiers avec honoraires conditionnels nécessitent des conditions écrites signées indiquant les pourcentages applicables pour un règlement amiable, un procès ou un appel, et expliquant comment les dépenses de contentieux sont déduites. L'ABA Model Rule 1.5 interdit également les honoraires conditionnels pour la défense pénale et certains résultats en matière de relations familiales.
Les honoraires et dépenses versés d'avance exigent un traitement soigneux. L'ABA Model Rule 1.15 traite les honoraires juridiques et dépenses versés d'avance comme des fonds du client jusqu'à ce qu'ils soient acquis ou engagés ; ils appartiennent donc à un compte fiduciaire client et ne sont retirés qu'à mesure que le travail est acquis ou que les coûts sont engagés. La facture doit distinguer les nouveaux frais, les transferts depuis le compte fiduciaire, les paiements antérieurs, le solde fiduciaire restant lorsqu'il est affiché par la politique du cabinet, et tout montant encore dû par le client.
Les États-Unis n'ont pas de régime national de facture avec TVA ou GST, et les entreprises ordinaires du secteur privé ne suivent pas un formulaire de facture prescrit au niveau fédéral. Les factures servent principalement les dossiers commerciaux et les obligations contractuelles. L'IRS Publication 583 cite les factures comme documents justificatifs qui enregistrent les transactions commerciales et montrent les montants et les sources des recettes brutes, mais elle ne crée pas de modèle universel de facture pour le secteur privé.
Le traitement de la taxe sur les ventes et l'usage dépend des règles étatiques et locales, du lien fiscal, de l'imposabilité du service et du lieu de vente. De nombreuses factures de services juridiques n'affichent pas de taxe sur les ventes, mais la bonne réponse vient de la juridiction applicable et du type de service, pas d'une règle nationale de facturation juridique. Une facture des États-Unis n'a pas non plus besoin d'un numéro d'enregistrement TVA ou GST. Les permis de vendeur d'État ou les comptes de taxe sur les ventes ne s'appliquent que lorsqu'ils sont requis.
Un outil de facturation gratuit suffit pour une facture ponctuelle, un dossier simple au forfait ou une petite facture horaire lorsque vous avez déjà examiné les entrées de temps et les dépenses. Il doit vous fournir un document propre avec les informations du client, le numéro de facture, la référence du dossier, les postes, les conditions de paiement et tout traitement de provision ou de dépense qui doit figurer sur la facture.
Un flux de travail géré devient nécessaire lorsque plusieurs intervenants, des projets de factures mensuels, des approbations d'avocats, des soumissions codées UTBMS ou des exigences récurrentes de clients d'entreprise entrent dans le processus. Everhour peut conserver le temps suivi dans des rapports avec des colonnes pour la tâche, le projet, le client, le membre, les commentaires, le temps facturable, les coûts de main-d'œuvre, le profit, le statut de facturation et les métriques budgétaires. Cette couche de reporting donne aux équipes juridiques un examen de facturation plus propre avant que le temps n'atteigne la facture finale.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Une facture juridique doit inclure le nom du client, la référence du dossier, la date de facture, le numéro de facture, la période de facturation, la base des honoraires, les détails de l'intervenant pour le travail horaire, les lignes de dépenses, l'activité de provision ou de compte fiduciaire le cas échéant, les conditions de paiement et les instructions de règlement. La facture doit correspondre aux conditions d'engagement communiquées au client et éviter les descriptions vagues qui rendent le travail facturé difficile à évaluer.
L'activité de provision doit séparer les fonds reçus, les honoraires acquis, les dépenses engagées, les montants transférés depuis le compte fiduciaire et tout montant restant dû. Les honoraires juridiques et dépenses versés d'avance sont traités comme des fonds du client jusqu'à ce qu'ils soient acquis ou engagés selon l'ABA Model Rule 1.15. Les règles locales de comptes fiduciaires contrôlent le traitement exact ; la facture doit donc suivre la juridiction du cabinet, la convention d'engagement et la politique comptable.
Les factures juridiques des États-Unis n'utilisent pas de numéros de TVA ou de GST, car le pays n'a pas de régime national de facture avec TVA ou GST. Les règles étatiques et locales de taxe sur les ventes et l'usage contrôlent tout traitement fiscal applicable. Un vendeur qui réalise des ventes taxables peut avoir besoin d'un enregistrement au niveau de l'État, mais c'est différent d'un numéro d'enregistrement TVA ou GST.
Les grands clients d'entreprise, les assureurs et les clients institutionnels exigent souvent une facturation électronique au format LEDES. LEDES 1998B est un format de facturation électronique juridique largement utilisé aux États-Unis avec 24 champs ASCII délimités par des barres verticales, et les codes UTBMS classent les services et dépenses juridiques. Les directives de facturation du client doivent indiquer le format requis, les codes, le calendrier de facturation et les règles de rejet.
Les descriptions de tâches vagues provoquent de nombreux litiges sur les factures juridiques, car le client ne peut pas relier le frais au travail du dossier. Des entrées comme « examiner des documents » ou « conférence » doivent inclure suffisamment de contexte pour montrer l'objectif sans divulguer inutilement des détails protégés par le privilège. Une ligne plus solide identifie l'activité du dossier, l'intervenant, la date, le temps passé, le taux et la base des dépenses lorsque les coûts sont refacturés.
Everhour Reporting permet aux équipes juridiques de créer des rapports avec 45+ colonnes, y compris la tâche, le projet, le client, le membre, les commentaires, le temps facturable, les coûts de main-d'œuvre, le profit, le statut de facturation et les métriques budgétaires. Les équipes peuvent regrouper et filtrer le travail par dossier avant l'examen de facturation, puis exporter les rapports en CSV, Excel/XLSX ou PDF pour approbation interne ou justificatif client.
Everhour Billing & Invoicing convertit le temps facturable non facturé et les dépenses en factures client. Les lignes de facture peuvent être regroupées par projet, tâche, personne, date ou autres ventilations disponibles, tandis que le travail non facturable reste exclu des totaux facturables et que le temps facturé est marqué pour empêcher sa réutilisation.
Utilisez Everhour Reporting pour examiner le temps de dossier, les dépenses, le statut de facturation et les métriques budgétaires avant la facturation finale, afin que les factures juridiques proviennent d'enregistrements approuvés plus propres.
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