Everhour prend en charge le suivi facturable des services RH, mais les factures client doivent tout de même présenter un périmètre, des tarifs, des conditions et des descriptions soigneusement formulées.
Renseignez vos informations, ajoutez des lignes, puis cliquez sur Imprimer une fois prêt.
| Description | Qté | Tarif | TVA | Montant |
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Les responsables RH facturent généralement lorsqu'ils vendent une expertise RH en externe sous forme de conseil, de support RH externalisé ou de travail en tant que prestataire indépendant. La facture transforme le travail de conseil en un relevé de facturation prêt pour le client pour le recrutement, l'administration des avantages sociaux, la coordination de la paie, le support en relations avec les employés, la planification des effectifs, les projets de conformité ou la gestion RH fractionnée.
Une facture RH utile répond rapidement à trois questions pratiques : quel service a été effectué, comment les frais ont été calculés et quand le paiement est dû. Elle doit aussi protéger les informations RH confidentielles. Un poste peut indiquer « appel de conseil en relations avec les employés, 5 mars 2026, 1,5 heure » sans nommer l'employé, le problème ou un détail restreint concernant le personnel.
Chaque ligne de service doit inclure la date du service, la description, la quantité, le tarif et le total. Le travail RH correspond souvent à une facturation horaire, à des forfaits fixes, à des contrats de retenue ou à des factures par jalon. Une ligne de recrutement pourrait indiquer « support à la présélection des candidats, 6 heures à 125 $ par heure, 750 $ ». Une mise à jour de manuel peut plutôt utiliser une phase de projet fixe.
La facture doit également inclure les noms du vendeur et du client, le numéro de facture, la date de facture, les conditions de paiement, la date d'échéance et le moyen de paiement accepté. Net 30 est courant, ce qui signifie que le paiement est dû 30 jours après la date de facture, mais l'accord client contrôle la condition réelle. Les pénalités de retard doivent être appuyées par l'accord signé ou par des conditions de paiement clairement indiquées.
Les factures RH doivent fournir suffisamment de détails pour l'approbation, mais elles doivent éviter les noms d'employés inutiles, les détails médicaux, les faits disciplinaires, les plaintes liées à la rémunération, les documents d'immigration ou les notes d'enquête interne. Le code de la SHRM indique que les professionnels RH doivent protéger les informations restreintes ou confidentielles, donc la description de facturation doit décrire la catégorie de service plutôt que les faits sensibles qui la sous-tendent.
Le remboursement des dépenses exige la même discipline. Un consultant RH indépendant demandant un remboursement doit comptabiliser séparément les dépenses client et conserver les reçus. Une ligne comme « remboursement d'une annonce sur job board, reçu joint, 195 $ » est plus claire que l'intégration des dépenses dans les honoraires horaires. Les directives de l'IRS distinguent les dépenses remboursées correctement justifiées des allocations non étayées.
Une facture ponctuelle suffit pour un seul atelier RH, un court projet de recrutement ou une revue de politique à prix fixe. Elle donne au client une demande de paiement claire et crée un document justificatif pour les registres de revenus. Les États-Unis n'ont pas de régime national de facture TVA ou GST, et le format des factures du secteur privé relève principalement de la tenue des registres et des contrats.
Un workflow géré devient préférable lorsque le travail RH se répète entre clients, projets et règles facturables. Everhour peut séparer le temps facturable et non facturable par projet, marquer des tâches spécifiques comme non facturables, appliquer des tarifs personnalisés par tâche et afficher le temps facturable, le temps non facturable, le montant facturable et le coût dans les rapports d'administration avant la facturation.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Les responsables RH salariés ne facturent généralement pas leur propre employeur pour le travail salarié régulier. La facturation convient aux services RH externes, comme le conseil, l'administration RH externalisée, la direction RH fractionnée, le support en tant que prestataire indépendant, les projets de recrutement, les revues de conformité ou le support de mise en œuvre HRIS vendus à un client.
Les postes courants d'une facture RH incluent le support au recrutement et à l'embauche, l'administration des avantages sociaux, la coordination de la paie, le conseil en relations avec les employés, la planification des effectifs, le support de conformité, les mises à jour de manuel, les revues de rémunération et la gestion de projets RH. Chaque ligne doit afficher la date du service, une description claire, la quantité, le tarif et le total.
Une facture RH doit éviter les noms d'employés sauf si l'accord client ou le processus d'approbation les exige et si la divulgation est appropriée. Des descriptions plus sûres identifient la catégorie de service, le département, le projet ou le type de réunion. Une affaire confidentielle de relations avec les employés peut être facturée sans lister l'employé, l'allégation, le diagnostic ou les détails du dossier personnel.
Net 30 est courant, mais cela dépend du contrat. La facture doit correspondre à la condition de paiement figurant dans la proposition, le contrat-cadre de services, l'énoncé des travaux ou le bon de commande client. Une condition différente, comme paiement à réception, Net 15 ou paiement par jalon, doit apparaître clairement sur la facture.
La taxe de vente dépend des règles étatiques et locales, du nexus, du type de service et du lieu d'origine de la vente. Les États-Unis n'utilisent pas de régime national de facture TVA ou GST. Certains États taxent des services spécifiques, tandis que d'autres taxent généralement les biens meubles corporels et seulement certains services ou frais de main-d'œuvre sélectionnés.
Everhour permet aux administrateurs de définir le statut de facturation d'un projet, de marquer des tâches spécifiques comme non facturables, d'appliquer des tarifs personnalisés par tâche et de définir des exceptions de tarif par membre. Les rapports d'administration peuvent afficher le temps facturable, le temps non facturable, le montant facturable et le coût, afin que le temps de conseil RH puisse être examiné avant la facturation client.
Suivez le travail RH facturable par client, excluez les tâches non facturables et examinez les rapports d'administration avant la facturation. Everhour donne aux consultants RH des totaux de facturation plus propres sans exposer de détails sensibles sur le personnel.
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