Excel peut calculer l'utilisation à partir de lignes de feuille de temps, tandis qu'Everhour relie le temps suivi à la planification visuelle des ressources.
Mesurez l'utilisation facturable par rapport à la capacité totale et voyez exactement combien d'heures vous laissez de côté chaque période.
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Un rapport d'utilisation Excel répond à une question pratique : quelle part de la capacité de travail disponible d'une personne s'est transformée en travail facturable pendant une période choisie. Le ratio central correspond aux heures facturables divisées par les heures disponibles pour le même employé, rôle, équipe, projet, client ou intervalle de dates. Excel extrait généralement le numérateur des lignes de feuille de temps avec un indicateur facturable et le dénominateur d'un tableau de capacité.
Le classeur doit afficher la politique qui sous-tend les heures disponibles. Un employeur américain définit la capacité à temps plein comme une politique d'entreprise, car la FLSA ne définit pas l'emploi à temps plein ou à temps partiel. De nombreuses entreprises utilisent 40 heures hebdomadaires comme base brute, car les règles fédérales sur les heures supplémentaires exigent que les employés non exemptés couverts reçoivent une rémunération des heures supplémentaires pour les heures travaillées au-delà de 40 dans une semaine de travail fixe de 168 heures.
Excel gère bien l'utilisation lorsque le dénominateur dispose de sa propre colonne au lieu d'être intégré dans une formule masquée. Un modèle de capacité brute peut utiliser 40 heures par semaine ou 2 080 heures annuelles brutes avant les PTO de l'entreprise, les jours fériés, les congés sans solde et les autres absences. Un modèle de temps de travail retire les PTO, les congés maladie, les jours fériés et les absences similaires avant de diviser les heures facturables par les heures disponibles.
Pour une capacité basée sur les dates, `NETWORKDAYS(start_date, end_date, [holidays])` renvoie les jours ouvrés entiers entre deux dates en excluant les week-ends et toutes les dates de jours fériés fournies. Multipliez ces jours ouvrés par les heures de capacité quotidiennes, puis soustrayez le temps non travaillé approuvé par l'entreprise si le rapport mesure la disponibilité nette de travail. Excel effectue les calculs, mais la politique de l'entreprise décide si les congés réduisent le dénominateur.
Utilisez `SUMIFS` pour additionner les heures facturables d'un tableau de feuilles de temps par employé, intervalle de dates, statut facturable, projet, client, rôle ou équipe. Excel prend en charge jusqu'à 127 paires de critères, ce qui suffit pour la plupart des rapports d'utilisation. Les références structurées maintiennent les formules liées aux noms des tableaux et des colonnes, de sorte que le rapport continue de fonctionner lorsque de nouvelles lignes sont ajoutées.
Par exemple, un employé avec 118 heures facturables et 160 heures disponibles a un taux d'utilisation de 73,75 %. Avec un taux de facturation standard de 138 $, ces 118 heures facturables représentent 16 284 $ de valeur facturable avant remises, dépréciations ou ajustements de facture. Pour les rapports d'équipe, divisez les heures facturables additionnées par les heures disponibles additionnées. La moyenne des pourcentages individuels donne un résultat erroné lorsque les personnes ont des capacités différentes.
Un rapport Excel ponctuel suffit lorsque vous avez besoin d'une vue mensuelle rapide, d'une synthèse pour une seule équipe ou d'un classeur pour un examen par la direction. Il fonctionne mieux lorsque les lignes de feuille de temps sont propres, que les indicateurs facturables sont cohérents et que les hypothèses de capacité changent rarement. Le travail manuel augmente lorsque les équipes modifient le temps après l'export, mettent à jour les listes de jours fériés ou maintiennent des tableaux distincts de PTO et de capacité.
Un workflow géré convient mieux lorsque l'utilisation affecte la dotation, les approbations, la revue de la paie ou la facturation client. Everhour Resource Planning affiche des chronologies visuelles, des vues par membre et par projet, la capacité hebdomadaire, les écarts de disponibilité, les congés planifiés et les comparaisons entre temps planifié et temps réel. Cela donne aux managers une vue vivante de la capacité avant que les chiffres n'arrivent dans une feuille de calcul.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Excel doit diviser les heures facturables par les heures disponibles pour la même personne, le même rôle, la même équipe, le même projet, le même client et la même période. Formatez le résultat en pourcentage. Le classeur doit stocker les heures facturables et les heures disponibles dans des colonnes numériques séparées afin que les audits et les synthèses de tableaux croisés dynamiques puissent confirmer le ratio.
`SUMIFS` prend en charge le numérateur des heures facturables, car elle peut filtrer les lignes de feuille de temps par statut facturable, personne, projet, rôle et intervalle de dates. `NETWORKDAYS` prend en charge un dénominateur de jours ouvrés, car elle exclut les week-ends et une liste facultative de jours fériés. Les références structurées maintiennent les formules de tableau stables à mesure que de nouvelles lignes sont ajoutées.
Le dénominateur doit correspondre à la décision que le rapport soutient. La capacité brute utilise un chiffre fixe tel que 40 heures par semaine. Les heures de travail nettes soustraient les PTO approuvés, les congés maladie, les jours fériés, les congés sans solde et les absences similaires. La FLSA n'exige pas le paiement du temps non travaillé, donc le traitement des congés dans le secteur privé américain découle d'une politique, d'un contrat ou d'une autre règle applicable.
Une moyenne de tableau croisé dynamique des pourcentages d'utilisation individuels n'est pas fiable lorsque les membres de l'équipe ont des heures disponibles différentes. Utilisez les heures facturables additionnées divisées par les heures disponibles additionnées. Les tableaux croisés dynamiques résument les champs de valeurs numériques par SUM, et les formules de champs calculés fonctionnent sur les données sous-jacentes additionnées, ce qui convient aux synthèses d'utilisation.
Les heures enregistrées peuvent servir de dénominateur, produisant les heures facturables divisées par le total des heures enregistrées. Ce taux devient gonflé lorsque le travail non facturable n'est pas consigné de manière cohérente. Utilisez un dénominateur à capacité fixe ou à heures de travail nettes lorsque le rapport doit mesurer l'utilisation de la capacité plutôt que la composition des feuilles de temps.
Everhour Resource Planning affiche la charge de travail de l'équipe sur des chronologies visuelles avec des vues par membre et par projet, la capacité hebdomadaire, les écarts de disponibilité, les congés planifiés et les comparaisons entre temps planifié et temps réel. Les managers peuvent examiner la capacité avant d'exporter ou de synthétiser les données d'utilisation pour l'analyse dans une feuille de calcul.
Suivez le travail planifié, les congés et les heures réelles dans Everhour Resource Planning, puis utilisez les données de capacité pour rendre les rapports d'utilisation plus propres et plus utiles aux décisions de dotation.
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