Everhour convierte los registros de tiempo de agencias en flujos de informes y facturación, con visibilidad a nivel de proyecto para el trabajo creativo de clientes.
Introduzca la hora de entrada y de salida de cada día. Las horas extra y el salario bruto se calculan automáticamente.
| Día | Hora de entrada | Inicio del descanso | Fin del descanso | Descanso | Hora de salida | Total |
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La calculadora le da el número — Everhour se encarga del resto.
Un clic y ya está cronometrando. Inicie un temporizador, añada una entrada, edite los detalles. Así es exactamente como se siente en Everhour.
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Las horas registradas pasan directamente a una factura pulida — sin copiar y pegar, sin cálculos manuales.
Un rastreador de horas facturables para agencias creativas le ayuda a registrar el tiempo que su equipo dedica al trabajo de clientes y, después, a separar ese tiempo de reuniones internas, ventas, administración y otras actividades no facturables. El objetivo práctico es disponer de un registro utilizable por cliente, proyecto, tarea, persona, fecha y estado facturable, para que las facturas y las revisiones de presupuesto no dependan de la memoria una vez finalizado el trabajo.
Para un equipo de diseño, un día puede incluir trabajo conceptual para una campaña de lanzamiento, rondas de revisión para una guía de marca y una breve reunión interna de planificación. El trabajo del cliente pertenece al proyecto del cliente. La reunión interna pertenece a una categoría no facturable. Esa distinción protege los informes de utilización, porque una fórmula habitual de utilización divide las horas facturables entre el total de horas registradas en el mismo periodo.
Una entrada útil de agencia nombra el cliente, el proyecto, la tarea, la persona, la fecha, el tiempo dedicado, el estado facturable y la tarifa o categoría de facturación cuando se aplican tarifas. Una línea como "Acme Co., campaña de primavera, revisiones del concepto de página de destino, 2,5 horas, facturable" da a un account manager suficiente detalle para revisar el alcance y da a finanzas suficiente detalle para respaldar la factura.
El trabajo creativo suele pasar por conversaciones sobre alcance, presentación de conceptos, revisiones y revisión final. Esas etapas importan porque cada una consume tiempo y afecta al consumo del presupuesto. Un rastreador debe mantener el trabajo vinculado al elemento entregado, en lugar de limitarse a listar un bloque genérico de "diseño". El detalle a nivel de proyecto también ayuda a directores de arte y productores a gestionar múltiples plazos simultáneos sin perder de vista la responsabilidad sobre presupuesto y calendario.
Los equipos de agencia suelen llamar utilización o facturabilidad al rendimiento de las horas facturables. Una versión divide las horas facturables entre las horas registradas, mientras que otra divide las horas facturables entre una capacidad fija, como una semana laboral estándar. Ambas versiones requieren una separación clara entre tiempo facturable y no facturable. Omitir el tiempo interno hace que la utilización parezca mayor de lo que es.
El error común es tratar la actividad no relacionada con clientes como invisible. Un diseñador que registra 30 horas facturables y omite 10 horas internas parece completamente centrado en el trabajo de clientes en un modelo de horas registradas. Registrar la semana completa muestra la combinación real de entrega pagada para clientes y gastos generales de la agencia. Eso da a los propietarios una mejor visión de la dotación de personal, la fijación de precios y si los retenedores están absorbiendo más tiempo de revisión del previsto.
Un rastreador gratuito es suficiente cuando necesita un total a corto plazo para un cliente, un proyecto o un pequeño lote de líneas de factura. Funciona mejor cuando la misma persona introduce el tiempo, revisa las notas y envía la factura. El registro debe seguir conservando los elementos básicos de la agencia: cliente, proyecto, tarea, estado facturable, horas reales y tarifa en dólares estadounidenses cuando se facture a clientes de EE. UU.
Un flujo de trabajo gestionado se vuelve necesario cuando el tiempo registrado alimenta aprobaciones, revisiones de presupuesto, informes de utilización y facturación a clientes. Los equipos de agencia necesitan registros duraderos entre diseñadores, account managers, productores y finanzas. Everhour respalda ese flujo de trabajo más largo conectando el tiempo de tareas y proyectos con informes, presupuestos, timesheets y facturas, de modo que la actividad semanal de la agencia se convierte en un sistema de registro en lugar de un ejercicio de limpieza de hojas de cálculo.
Este contenido es solo para información general, puede no estar totalmente actualizado y se proporciona sin ninguna garantía ni responsabilidad.
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Las horas facturables son horas trabajadas que se cobran a un cliente. Para una agencia creativa, eso suele significar tiempo dedicado a entregables de clientes, revisiones de clientes, trabajo de producción, reuniones de proyecto y gestión de proyectos aprobada vinculada al alcance del cliente. La administración interna, ventas, formación y planificación general de la agencia deben registrarse por separado como tiempo no facturable.
Una entrada de tiempo de agencia debe incluir el cliente, el proyecto, la tarea o entregable, el miembro del equipo, la fecha, el tiempo real dedicado, el estado facturable y la tarifa o categoría de facturación cuando se aplican tarifas. Las notas claras ayudan con el trabajo que implica muchas revisiones, porque muestran si el tiempo cubrió conceptos, comentarios del cliente, ediciones de producción o revisión final.
Las revisiones creativas internas deben registrarse porque consumen capacidad y afectan a la rentabilidad del proyecto. El tratamiento de facturación depende del acuerdo con el cliente y de la política de la agencia. Registre primero el tiempo y, después, márquelo como facturable o no facturable según el alcance aprobado, los términos del retenedor o las reglas de facturación del proyecto.
El mayor error de utilización es registrar solo el tiempo facturado al cliente e ignorar el trabajo no facturable de la agencia. Una fórmula de utilización basada en horas facturables divididas entre horas registradas necesita ambas categorías. Omitir tiempo de administración, ventas, revisión interna y planificación hace que la facturabilidad parezca más fuerte de lo que respalda la carga de trabajo real de la agencia.
Las agencias con empleados no exentos cubiertos por la FLSA deben mantener registros precisos, incluidas las horas trabajadas cada jornada laboral y el total de horas trabajadas cada semana laboral. La FLSA no exige un sistema específico de control horario. Los empleados no exentos cubiertos deben recibir pago de horas extra después de 40 horas en una semana laboral fija de 168 horas, al menos a 1,5 veces la tarifa regular.
Everhour Reporting convierte el tiempo registrado de clientes, proyectos, presupuestos y equipos en informes personalizables con más de 45 columnas, agrupación, filtros, exportaciones, entrega programada por correo electrónico y paneles de rentabilidad. Las agencias pueden revisar tiempo facturable, tiempo no facturable, costes laborales, progreso de presupuesto y estado de facturas sin reconstruir la misma hoja de cálculo cada semana.
Everhour integra el control horario dentro de herramientas compatibles como Asana, ClickUp, GitHub, Jira, Monday, Notion, Trello, Linear y Basecamp. Los diseñadores y equipos de cuentas pueden iniciar temporizadores o añadir entradas manuales en la tarea donde ya vive el trabajo, manteniendo el tiempo del proyecto unido al flujo de trabajo de la agencia.
Registre trabajo aprobado de clientes, tiempo no facturable, presupuestos y registros listos para factura en Everhour Reporting, para que las agencias creativas vean la utilización y la rentabilidad a partir de los mismos datos de tiempo.
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