Los asistentes virtuales reparten el trabajo entre clientes, herramientas y tipos de tareas. Everhour mantiene el tiempo registrado vinculado a presupuestos y facturación.
Introduzca la hora de entrada y de salida de cada día. Las horas extra y el salario bruto se calculan automáticamente.
| Día | Hora de entrada | Inicio del descanso | Fin del descanso | Descanso | Hora de salida | Total |
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La calculadora le da el número — Everhour se encarga del resto.
Un clic y ya está cronometrando. Inicie un temporizador, añada una entrada, edite los detalles. Así es exactamente como se siente en Everhour.
Establezca un presupuesto, asigne tarifas y reciba alertas antes de pasarse.
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Las horas registradas pasan directamente a una factura pulida — sin copiar y pegar, sin cálculos manuales.
Los asistentes virtuales suelen moverse entre correo electrónico, programación de calendarios, planificación de viajes, investigación, trabajo documental, atención al cliente, actualizaciones de CRM, ayuda con contabilidad y coordinación de proyectos en la misma semana. Un registro útil separa esas horas por cliente y tipo de tarea para que un bloque amplio de "trabajo administrativo" no mezcle trabajo facturable y no facturable.
Para el trabajo por horas, cada entrada debe mostrar el cliente, proyecto o línea de trabajo, descripción de la tarea, fecha, tiempo empleado, estado de facturación y tarifa en dólares estadounidenses para clientes de EE. UU. Para el trabajo por hitos de precio fijo, el seguimiento sigue ayudando porque muestra si el trabajo definido se mantuvo dentro del esfuerzo prometido.
Los compromisos de asistentes virtuales suelen encajar en uno de dos patrones de facturación: soporte continuo por horas o hitos de precio fijo para entregables definidos. Upwork enumera los costes de contratación de asistentes virtuales freelance generalmente entre 10 $ y 20 $ por hora, con trabajo administrativo básico a menudo definido entre 20 y 60 horas al mes y soporte especializado entre 40 y 80 horas al mes.
Un registro semanal sólido agrupa el trabajo donde el cliente espera revisarlo. Un asistente virtual que da soporte a la bandeja de entrada, el calendario y los viajes de un cliente puede separar las entradas por tipo de tarea. Un asistente virtual que da soporte a la limpieza de CRM y la contabilidad de otro cliente puede registrar por separado la coordinación de proyectos, el trabajo de registros y el soporte de facturación.
El error común es registrar el tiempo a posteriori como un total diario único sin contexto de tarea. "3,5 horas, administración" obliga al cliente a preguntar qué ocurrió. "Cliente A, limpieza de calendario, 1,25 horas" y "Cliente A, archivo de facturas de proveedores, 2,25 horas" hacen que el mismo total sea más fácil de aprobar y facturar.
El trabajo remoto también necesita un contexto de progreso limpio porque los clientes suelen coordinarse por correo electrónico, teléfono, videollamada y actualizaciones escritas. Una nota concisa sobre el resultado, como "actualizados 18 contactos de CRM" o "preparada la presentación de la reunión semanal", da a la entrada de tiempo suficiente detalle sin convertirla en un informe de estado.
Un registro sencillo basta para un cliente, una tarifa y unas pocas entradas semanales. También funciona para un pequeño proyecto de precio fijo en el que solo necesita comparar el esfuerzo real con un presupuesto de hito antes de enviar la factura.
Un flujo de trabajo gestionado se vuelve necesario cuando da soporte a varios clientes, registra límites mensuales de horas o necesita avisos de presupuesto antes de que un retenedor se dispare. Everhour Project Budgeting realiza el seguimiento de presupuestos basados en horas y en dinero, periodos de presupuesto recurrentes, umbrales de alerta seleccionados, protección de presupuesto y presupuestos a nivel de cliente para que el tiempo de asistentes virtuales no quede atrapado en notas dispersas.
Este contenido es solo para información general, puede no estar totalmente actualizado y se proporciona sin ninguna garantía ni responsabilidad.
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El tiempo facturable de asistentes virtuales es el trabajo aprobado por el cliente que pertenece al compromiso, como gestión de correo electrónico, programación, planificación de viajes, investigación, preparación de documentos, actualizaciones de CRM, atención al cliente, ayuda con contabilidad o coordinación de proyectos. La administración interna de su propio negocio, el trabajo de propuestas y la corrección de sus propios errores evitables suelen mantenerse como no facturables salvo que el contrato diga lo contrario.
El trabajo por hitos de precio fijo sigue necesitando seguimiento del tiempo cuando quiere controlar el alcance. El cliente paga el precio del hito acordado, pero su tiempo registrado muestra si el entregable siguió siendo rentable y si los hitos futuros necesitan un alcance distinto. Mantenga las entradas vinculadas al hito, el tipo de tarea y la fecha para que el registro explique la carga de trabajo.
Una entrada de asistente virtual lista para el cliente incluye el nombre del cliente, proyecto o línea de trabajo, tipo de tarea, fecha, tiempo empleado, estado de facturación, tarifa cuando es por horas y una breve nota de trabajo. El contexto de herramientas también ayuda cuando el cliente tiene sistemas separados, como Google Workspace, QuickBooks, Asana, un CRM, calendarios, hojas de cálculo o VoIP.
Registre primero por cliente, después por proyecto o línea de trabajo y luego por tipo de tarea. Esa estructura respalda facturas, revisiones de retenedores y actualizaciones de progreso sin complicar en exceso la entrada diaria. Un cliente con 20 horas mensuales para administración general necesita que el tiempo de correo electrónico, calendario y documentos esté lo bastante separado para explicar a dónde fueron las horas de soporte.
Los registros de facturación de asistentes virtuales freelance son distintos de los registros de nómina de empleados. Para los empleados cubiertos por las disposiciones de salario mínimo u horas extra de la FLSA, los registros del empleador deben incluir las horas trabajadas cada día laboral y el total de horas trabajadas cada semana laboral. Los empleados no exentos cubiertos deben recibir pago de horas extra después de 40 horas en una semana laboral fija de 168 horas a no menos de 1,5 veces la tarifa regular.
Everhour Project Budgeting permite a los asistentes virtuales establecer presupuestos basados en horas o en dinero para el trabajo de clientes, incluidos periodos recurrentes para retenedores. Las alertas de presupuesto pueden notificar a administradores seleccionados en umbrales definidos, y la protección de presupuesto puede detener temporizadores o bloquear registros adicionales después de que se supere un presupuesto.
Registre las horas de clientes frente a presupuestos antes de que venzan las facturas. Everhour conecta las entradas de tiempo de asistentes virtuales con presupuestos recurrentes, alertas y flujos de trabajo de facturación, dando al trabajo de clientes un camino más claro desde el tiempo registrado hasta los ingresos.
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