Everhour conecta el tiempo registrado en proyectos con los flujos de facturación, para que los gerentes puedan convertir el trabajo aprobado en facturas de cliente más claras.
Rellene sus datos, añada líneas de concepto y pulse Imprimir cuando esté listo.
| Descripción | Cant. | Tarifa | Impuesto | Importe |
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La calculadora le da el número — Everhour se encarga del resto.
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Los gerentes suelen facturar contra un alcance de proyecto, una autorización o un contrato. La tarea práctica consiste en mostrar al cliente qué trabajo se entregó, qué recursos o categorías laborales se utilizaron, qué gastos son reembolsables y qué condiciones de pago se aplican. Una factura clara ofrece a los equipos financieros suficiente detalle para aprobar el pago sin pedir al gerente de proyecto que reconstruya la historia de facturación a partir de correos electrónicos, registros de tiempo y hojas de cálculo.
Para las empresas privadas ordinarias de EE. UU., no existe un único formulario federal de factura. Aun así, las facturas importan como documentos de apoyo para los registros empresariales porque muestran importes y fuentes de ingresos brutos. Los contratos federales son la excepción nacional más clara. Una factura adecuada según las normas FAR incluye datos del contratista, fecha y número de factura, referencias de contrato o pedido, partidas, condiciones de pago, datos de remesa y datos bancarios adicionales de TIN o EFT cuando los procedimientos de la agencia los exigen.
Un proyecto de precio fijo factura el importe acordado por un alcance definido. Esa factura debe hacer que el hito, entregable o fase sea fácil de vincular con el acuerdo. Una línea como "Fase de implementación 2, tarifa fija, 7.500 $" funciona cuando el contrato vincula ese importe a una fase nombrada. La factura no debe dar a entender que el importe cambia solo porque el coste laboral real haya sido mayor o menor.
La facturación por tiempo y materiales necesita más detalle porque el importe procede de horas de mano de obra directa a tarifas horarias fijas especificadas más los costes reales de materiales. La factura de un gerente debe mostrar categoría laboral, horas, tarifa, importe extendido y gastos repercutidos. Un contrato de horas de trabajo elimina la parte de materiales, por lo que la factura se centra en categorías laborales, horas y tarifas fijas. El trabajo con reembolso de costes requiere soporte de costes incurridos admisibles, incluida mano de obra directa, viajes directos, otros costes directos y costes indirectos correctamente asignables cuando el contrato los permite.
Una factura de proyecto basada en contrato debe identificar el contrato o autorización, fecha de factura, número de factura, descripciones de artículos, cantidades, unidades de medida, precios unitarios, precios extendidos, condiciones de pago, datos de remesa y una persona de contacto para defectos cuando el contrato lo exija. La factura también necesita suficiente contexto del proyecto para que el aprobador conecte el cargo con una orden de compra, declaración de trabajo, orden de trabajo o línea presupuestaria del cliente.
Las facturas de EE. UU. no utilizan un régimen nacional de factura de IVA o GST. El impuesto sobre ventas y uso es estatal y local, y el tratamiento correcto depende del nexo, la sujeción a impuestos del producto o servicio y el lugar al que se atribuye la venta. Washington, por ejemplo, tiene una parte estatal del impuesto sobre ventas del 6,5 % más una parte local basada en dónde recibe el cliente los bienes o servicios. California generalmente grava las ventas minoristas de bienes muebles tangibles y solo algunos cargos de servicio o mano de obra, mientras que Texas define 16 categorías amplias de servicios sujetos a impuestos.
Una factura gratuita puntual funciona cuando el gerente tiene un número pequeño de facturas de cliente, datos de origen limpios y un contrato que ya indica el precio, la fecha de vencimiento, el tratamiento fiscal y las instrucciones de pago. También funciona para un hito sencillo de tarifa fija donde una partida y una breve descripción cuentan toda la historia. El riesgo empieza cuando horas, tarifas, gastos, órdenes de cambio y trabajo no facturable viven en sistemas separados.
Un flujo de trabajo gestionado importa cuando el tiempo facturable registrado por cliente o proyecto se convierte en la fuente de la factura. Everhour respalda esa transferencia separando el tiempo facturable y no facturable mediante el estado de facturación del proyecto, controles de tareas no facturables a nivel de tarea, tarifas de tarea personalizadas, excepciones de tarifa por miembro e informes de administrador con tiempo facturable, tiempo no facturable, importe facturable y coste. Esa estructura mantiene la facturación del proyecto más cerca del registro de trabajo aprobado.
Este contenido es solo para información general, puede no estar totalmente actualizado y se proporciona sin ninguna garantía ni responsabilidad.
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El contrato controla el modelo de facturación. El trabajo de precio fijo factura el importe acordado por un alcance definido. El trabajo por tiempo y materiales factura horas de mano de obra directa a tarifas horarias fijas especificadas más los costes reales de materiales. El trabajo por horas de trabajo factura solo horas de mano de obra. El trabajo con reembolso de costes factura costes incurridos admisibles dentro de los términos del contrato y normalmente necesita soporte de costes.
Las facturas ordinarias del sector privado de EE. UU. no siguen un único formato federal de factura fiscal, y Estados Unidos no utiliza un régimen nacional de factura de IVA o GST. Las facturas siguen respaldando los registros fiscales federales porque documentan transacciones empresariales, ingresos brutos y gastos. Las facturas de contratación federal siguen los requisitos FAR cuando el vendedor factura un contrato del gobierno de EE. UU.
Un aprobador del cliente necesita la referencia del contrato o autorización, número de factura, fecha de factura, descripciones de partidas, cantidades, unidades de medida, precios unitarios, precios extendidos, condiciones de pago y datos de remesa. Una persona de contacto para defectos también pertenece a la factura cuando el contrato lo exige. Los gerentes de proyecto deben hacer coincidir la redacción de la factura con la declaración de trabajo o la orden de compra.
Las facturas por tiempo y materiales y con reembolso de costes deben separar la mano de obra de los costes reembolsables. Las líneas de mano de obra necesitan horas, categorías laborales, tarifas e importes extendidos. Las líneas de gasto necesitan la categoría, el importe y el soporte exigido por el contrato. Combinar ambos en una línea vaga dificulta la aprobación y debilita el registro detrás del importe facturado.
El calendario de pago del sector privado procede del contrato, la política del cliente y la legislación aplicable. Los contratos federales de EE. UU. usan un punto de referencia específico: la fecha de vencimiento estándar es generalmente la fecha posterior entre 30 días después de que la oficina de facturación reciba una factura adecuada o 30 días después de la aceptación gubernamental de los suministros o servicios. Los recargos privados por mora siguen los términos del contrato y la legislación aplicable.
Everhour permite a los administradores establecer el estado de facturación del proyecto, marcar tareas específicas como no facturables, usar tarifas de tarea personalizadas y establecer excepciones de tarifa por miembro. Los informes de administrador pueden mostrar tiempo facturable, tiempo no facturable, importe facturable y coste, para que los gerentes puedan revisar el trabajo listo para facturar antes de facturar a un cliente.
Everhour Billing & Invoicing convierte el tiempo facturable y los gastos no facturados en facturas de cliente. Las líneas de factura pueden agruparse por proyecto, tarea, persona, fecha u otro desglose disponible, y las facturas pueden exportarse a QuickBooks Online, Xero o FreshBooks como borradores.
Registre el trabajo de proyecto facturable y no facturable, revise los informes de facturación de administrador y facture desde registros de tiempo aprobados con Everhour, para que la facturación de gerentes permanezca vinculada a la actividad real del proyecto.
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