Las órdenes de compra de Estados Unidos necesitan campos claros de proveedor, impuestos y aprobación. Everhour mantiene organizado el rastro posterior de informes.
Rellene sus datos, añada líneas de concepto y pulse Imprimir cuando esté listo.
| Descripción | Cant. | Tarifa | Impuesto | Importe |
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La calculadora le da el número — Everhour se encarga del resto.
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Use una orden de compra de Estados Unidos para autorizar una compra antes de que el proveedor envíe una factura. El documento debe identificar al comprador, el proveedor, el número de PO, la fecha de emisión, los detalles de entrega, las condiciones de pago y la persona o departamento que aprueba el gasto. Las partidas deben mostrar descripciones, cantidades, precios unitarios, totales y cualquier proyecto, departamento o código de coste necesario para el seguimiento interno.
Una orden de compra no sustituye a la factura del proveedor. Para los registros fiscales federales, las empresas pueden elegir cualquier sistema de conservación de registros adecuado para la empresa si muestra claramente los ingresos y los gastos, y las facturas son documentos justificativos en lugar de un formato de factura del sector privado prescrito a nivel nacional. Una PO respalda el mismo rastro documental al mostrar quién aprobó la compra, qué se pidió y con qué factura debe conciliarse más adelante.
Una PO clara hace posible la conciliación a tres bandas: la orden de compra, la factura del proveedor y el registro de recepción o entrega deben coincidir. Use nombres exactos de artículos, periodos de servicio, cantidades, precios y ubicación de entrega. Añada los datos de contacto del comprador y los datos de pago del proveedor si el proveedor los necesita antes de facturar, pero mantenga la PO centrada en la autorización y no en la prueba de pago.
Para servicios, describa el alcance en términos contra los que el proveedor pueda facturar. Una línea como "Consultoría de implementación, 10 horas a 150 $ por hora, Proyecto ACME-24" es más fácil de aprobar y conciliar que "servicios de consultoría". Para bienes, incluya SKU o números de pieza, condiciones de envío y destino. Adjunte referencias contractuales cuando los precios o las condiciones de pago procedan de un acuerdo separado.
Estados Unidos no utiliza un régimen nacional de facturas con IVA o GST. Las obligaciones estatales y locales de impuestos sobre ventas y uso dependen de la jurisdicción aplicable, el nexus, la sujeción fiscal del producto o servicio y el lugar donde se produce la venta. Washington, por ejemplo, tiene una parte estatal del impuesto sobre ventas del 6,5 % más una parte local que varía según la ciudad o el condado y se recauda en función de dónde recibe el cliente los bienes o servicios.
Una orden de compra para este país debe dejar espacio para el impuesto sobre ventas sin fingir que existe un tipo nacional único. Añada campos para la ubicación de entrega, notas de sujeción fiscal, referencia del certificado de exención e impuesto sobre ventas estimado cuando el comprador espere que el proveedor lo cobre. Los vendedores que realizan ventas sujetas a impuestos pueden necesitar un registro a nivel estatal, como un permiso de vendedor de California para minoristas que ejercen actividad en California y venden bienes personales tangibles sujetos a impuestos.
Una plantilla de PO puntual es suficiente para una compra ocasional, un pequeño pedido a un proveedor o una aprobación interna sencilla. Le proporciona un registro numerado, detalle por partidas y un documento que el proveedor puede citar en la factura. El límite aparece cuando varias personas aprueban gastos, los proyectos necesitan visibilidad presupuestaria o los registros de compra deben conectarse con trabajo facturable de clientes.
Un flujo de trabajo gestionado evita que la PO, los registros de tiempo, los costes y el estado de la factura queden repartidos entre hojas de cálculo. Everhour Reporting puede agrupar y filtrar datos de proyectos, costes, campos de facturación, estado de factura y metadatos personalizados en más de 45 columnas de informes. Eso importa cuando los costes de proveedores aprobados o los servicios comprados deben aparecer en la facturación de clientes, la rentabilidad del proyecto o los informes financieros programados.
Este contenido es solo para información general, puede no estar totalmente actualizado y se proporciona sin ninguna garantía ni responsabilidad.
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Las empresas del sector privado en Estados Unidos suelen usar órdenes de compra como documentos de contrato y control interno, no porque se aplique un formato federal de PO a las compras ordinarias. Una PO firmada o aceptada puede seguir formando parte del acuerdo comercial entre comprador y proveedor, por lo que los campos deben coincidir con el presupuesto, el contrato, las condiciones de entrega y la política de aprobación.
Una orden de compra puede incluir el impuesto sobre ventas estimado, pero no debe aplicar un tipo nacional de IVA o GST. El impuesto sobre ventas y uso es estatal y local. La PO debe capturar la ubicación de entrega, el estado de exención, los artículos o servicios sujetos a impuestos y cualquier permiso de vendedor o dato de cuenta que el proveedor necesite para el estado específico.
El nombre, la dirección, el contacto y los datos de pago del proveedor suelen pertenecer a la PO. Un Número de Identificación del Contribuyente se recopila habitualmente mediante el Form W-9 cuando el pagador lo necesita para declaraciones informativas del IRS, en lugar de imprimirse en cada orden de compra. Los datos de permiso de vendedor estatal o cuenta de impuesto sobre ventas se aplican cuando la transacción los requiere.
La contratación federal tiene reglas posteriores de factura más estrictas que las compras ordinarias del sector privado. FAR 32.905 define los campos adecuados de una factura federal, incluidos los datos del contratista, fechas, número de factura, referencias de contrato u orden, descripciones, cantidades, precios, condiciones de pago, datos de pago y datos de TIN o EFT cuando los procedimientos de la agencia los requieren. Una PO federal debe respaldar esos campos de factura posteriores.
Las partidas vagas causan los retrasos más evitables. Una PO que dice "servicios profesionales" da a cuentas por pagar demasiado poco para conciliarla con la factura del proveedor, el registro de recepción, el presupuesto del proyecto o la intención del aprobador. Use descripciones específicas, fechas de servicio, cantidades, tarifas, ubicación de entrega y el código interno de proyecto o coste del comprador.
Everhour Reporting permite a los equipos crear informes con más de 45 columnas, filtros, agrupación, rangos de fechas y exportaciones. Los responsables de finanzas o de proyectos pueden revisar tiempo facturable, costes, estado de factura, proyecto, cliente, miembro y campos de metadatos en una sola vista de informes en lugar de reconstruir el contexto relacionado con PO a partir de archivos separados.
Registre el tiempo de proyecto, los costes y el estado de las facturas en Everhour; después, use informes personalizables para conectar el trabajo aprobado, los registros de facturación y la rentabilidad del proyecto.
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