Las agencias creativas gestionan igualas, proyectos y partidas de licencias. Everhour mantiene el trabajo facturable listo para una facturación más clara.
Rellene sus datos, añada líneas de concepto y pulse Imprimir cuando esté listo.
| Descripción | Cant. | Tarifa | Impuesto | Importe |
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Las agencias creativas suelen facturar trabajo basado en proyectos, igualas de agencia principal, entregables por hitos, gastos repercutidos, tarifas relacionadas con medios o una combinación de estos elementos. La factura debe convertir la propuesta, el alcance del trabajo o la aprobación del cliente en partidas de cobro claras. Un sprint de diseño, concepto de campaña, sesión fotográfica, creación de landing page o iguala mensual debe aparecer en términos que el cliente ya reconozca.
Utilice la factura para documentar el evento de facturación, no para renegociar el trabajo. Incluya el nombre de la agencia, el nombre del cliente, la fecha de la factura, el número de factura, la fecha de vencimiento del pago, las instrucciones de pago, la referencia del proyecto o de la orden de compra, las partidas, cantidades u horas, tarifas, descuentos, impuestos cuando correspondan y el total adeudado. Para el trabajo creativo, separe las tarifas de servicios de producción de los cargos por uso, licencias o derechos cuando esos derechos afecten al precio.
Las facturas de agencia basadas en proyectos suelen necesitar una partida de alcance definido, como diseño de identidad de marca para una fase de campaña concreta, además de lenguaje de pago por hito o pago final. Las facturas de iguala suelen necesitar el periodo de facturación, los servicios cubiertos y cualquier trabajo fuera de alcance facturado por separado. Los acuerdos de agencia principal suelen usar cargos mensuales recurrentes, mientras que el trabajo por proyecto puede usar depósitos, facturas de progreso y saldos finales.
Los acuerdos por horas, coste más margen y comisión de medios necesitan suficiente respaldo para explicar el total. Una partida de ejemplo puede decir: director de arte sénior, conceptualización de campaña de marca, 12 horas a 175 $ por hora. Otra partida puede mostrar el uso de una ilustración licenciada para una campaña y plazo especificados. Los costes repercutidos deben identificar la categoría del proveedor, el margen si lo hay y la referencia de aprobación cuando el acuerdo del cliente lo requiera.
Estados Unidos no tiene un régimen nacional de facturas con IVA o GST, por lo que una factura de una agencia creativa de Estados Unidos no debe inventar un número de IVA ni una línea de GST. Las normas del impuesto sobre ventas y uso proceden de jurisdicciones estatales y locales. La tributación de los servicios varía por estado y tipo de servicio, por lo que el mismo servicio creativo puede tratarse de forma distinta según el comprador, la ubicación y el entregable específico.
Las condiciones de pago pertenecen a la factura porque controlan las expectativas de cobro. Los defensores del sector llevan tiempo promoviendo plazos de pago de 30 días para las agencias, pero los clientes pueden negociar plazos de 60, 90 o 120 días. Utilice el plazo del acuerdo firmado o de la propuesta aprobada. Las empresas privadas suelen establecer el método de pago por política o contrato, sujeto a la legislación estatal, aunque las monedas y el papel moneda de Estados Unidos sean moneda de curso legal para deudas, cargos públicos, impuestos y cuotas.
Una factura gratuita funciona para un único proyecto aprobado, una pequeña iguala o un cargo de licencia puntual cuando los totales ya se conocen. Es suficiente cuando necesita un documento pulido, una fecha de vencimiento clara y un registro para el expediente del cliente. No crea una fuente de verdad duradera para cada hora, revisión no facturable, cancelación o gasto no facturado.
Un flujo de trabajo gestionado encaja con agencias que facturan a partir de tiempo facturable registrado por cliente, proyecto, rol, tarea o tarifa de miembro. Everhour admite tiempo facturable y no facturable mediante estado de facturación del proyecto, controles de tareas no facturables a nivel de tarea, tarifas de tarea personalizadas, excepciones de tarifa de miembro e informes de administración para tiempo facturable, tiempo no facturable, importe facturable y coste. Esa estructura mantiene el detalle de facturación conectado antes de crear la factura.
Este contenido es solo para información general, puede no estar totalmente actualizado y se proporciona sin ninguna garantía ni responsabilidad.
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Los campos más importantes son los datos de la agencia y del cliente, número de factura, fecha de factura, fecha de vencimiento, referencia del proyecto u orden de compra, descripción de la partida, tarifa, cantidad u horas, subtotal, impuesto cuando corresponda, total adeudado e instrucciones de pago. Las agencias creativas también deben identificar la campaña, fase, periodo de iguala o entregable para que la factura coincida con el alcance aprobado.
El acuerdo firmado debe guiar la estructura de la factura. El trabajo basado en proyectos suele encajar con facturas por hito, depósito, progreso o finales vinculadas a un alcance definido. Las igualas suelen encajar con facturas mensuales recurrentes que describen el periodo y los servicios cubiertos. El trabajo fuera de alcance debe aparecer por separado para que el cliente pueda ver la diferencia entre el servicio recurrente y el trabajo adicional.
Las facturas de agencias creativas de Estados Unidos no necesitan una línea de IVA o GST porque Estados Unidos no utiliza un régimen nacional de facturas con IVA o GST. Las obligaciones del impuesto sobre ventas y uso son impuestas por jurisdicciones estatales y locales. Un vendedor que realiza ventas sujetas a impuestos puede necesitar registro estatal del impuesto sobre ventas, según el nexo, la tributación y el lugar de la venta.
Los derechos de uso o las licencias deben aparecer por separado cuando afecten al precio o al alcance de los derechos del cliente. Una partida de servicio puede cubrir diseño, copy, fotografía o tiempo de producción, mientras que una partida de licencia puede indicar el activo, uso, territorio, canal o plazo. Esto mantiene las tarifas creativas separadas de los cargos basados en derechos y reduce las disputas de cobro.
Mezclar alcance aprobado, revisiones adicionales, costes repercutidos y licencias en una sola partida vaga crea la mayor confusión. El cliente no puede saber qué cargos proceden de la propuesta original y qué cargos proceden de aprobaciones posteriores. Separe las partidas por fase del proyecto, trabajo basado en roles, gastos y derechos para que la factura coincida con el registro comercial.
Everhour permite a los administradores establecer el estado de facturación del proyecto, marcar tareas específicas como no facturables, usar tarifas de tarea personalizadas y establecer excepciones de tarifa de miembro. Los informes de agencia pueden mostrar tiempo facturable, tiempo no facturable, importe facturable y coste, de modo que los totales listos para el cliente permanezcan separados de revisiones internas, trabajo de ventas o cancelaciones.
Everhour Billing & Invoicing convierte el tiempo facturable registrado y los gastos en facturas de cliente. Las agencias pueden seleccionar tiempo no facturado, previsualizar el desglose, agrupar las partidas de factura por proyecto, tarea, persona, fecha u otros desgloses disponibles, y exportar facturas a QuickBooks Online, Xero o FreshBooks como borradores.
Registre el trabajo creativo aprobado por cliente, proyecto, tarea y estado de facturación. Everhour mantiene organizado el detalle facturable y no facturable para que las facturas de agencia reflejen el trabajo que los clientes aprobaron.
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