La facturación a clientes necesita registros claros, un tratamiento fiscal correcto y condiciones de pago. Everhour mantiene organizado el tiempo facturable antes de que empiece la facturación.
Rellene sus datos, añada líneas de concepto y pulse Imprimir cuando esté listo.
| Descripción | Cant. | Tarifa | Impuesto | Importe |
|---|
La calculadora le da el número — Everhour se encarga del resto.
Un clic y ya está cronometrando. Inicie un temporizador, añada una entrada, edite los detalles. Así es exactamente como se siente en Everhour.
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Las horas registradas pasan directamente a una factura pulida — sin copiar y pegar, sin cálculos manuales.
Su objetivo es una factura completa que el cliente pueda aprobar sin pedir detalles que falten. Incluya los nombres del vendedor y del comprador, el número de factura, la fecha de emisión, la fecha de vencimiento, las partidas, el subtotal, la línea de impuestos cuando corresponda, el total adeudado, las condiciones de pago y la información de remisión del pago. Una factura de cliente es una solicitud de pago, distinta de un recibo, una estimación, un presupuesto o una orden de compra.
Mantenga la factura vinculada al registro de trabajo que la respalda. Para una empresa de servicios, eso significa notas del proyecto, tiempo aprobado, tarifas, gastos y cualquier condición contractual que rija la facturación. Para una venta de productos, eso significa cantidades, descripciones de artículos, detalles de entrega y tratamiento fiscal. La factura debe coincidir con el acuerdo que el cliente aprobó antes de que se realizara el trabajo o la venta.
Cada partida debe mostrar el trabajo, producto o cargo en términos que el cliente reconozca. Una línea de servicio puede decir `Migración de sitio web, 12 horas a 125 $ por hora`, seguida del total de la línea. Una línea de producto debe mostrar cantidad, precio unitario e importe total. Evite etiquetas vagas como `servicios prestados` cuando el comprador necesita detalle a nivel de proyecto para la aprobación.
La línea de impuestos requiere atención separada. Estados Unidos no utiliza un régimen nacional de facturas de IVA o GST, y no existe un único tipo nacional de impuesto sobre las ventas. Las normas estatales y locales sobre impuestos sobre ventas y uso determinan si se aplica el impuesto, según el nexo, la sujeción a impuesto del producto o servicio y el lugar de venta. La sujeción a impuesto de los servicios también varía por estado y tipo de servicio, por lo que la factura debe reflejar la norma aplicable a la transacción.
Una factura de cliente funciona mejor cuando su estructura coincide con la forma en que el comprador revisa los cargos. Algunos clientes quieren una línea resumida por proyecto. Otros necesitan detalle por tarea, persona, fecha o gasto antes de aprobar el pago. El formato de la factura debe seguir el contrato, declaración de trabajo, orden de compra o instrucciones de facturación que rigen la relación.
El trabajo con contratos federales tiene normas nacionales más estrictas que la facturación ordinaria del sector privado. FAR 32.905 define detalles de factura adecuados, como nombre y dirección del contratista, fecha y número de factura, referencias de contrato u orden, descripciones, cantidades, precios unitarios e importes totales, condiciones de pago, datos de remisión, datos de contacto para defectos y TIN o datos bancarios EFT cuando los procedimientos de la agencia los exijan. FAR 32.904 generalmente utiliza un estándar de plazo de pago de 30 días para la mayoría de los pagos de facturas de contratos federales.
Una herramienta de facturas gratuita es suficiente cuando necesita un único PDF, un cargo sencillo al cliente y ya existen registros de respaldo en otro lugar. También funciona para un trabajo pequeño con una tarifa, un comprador, condiciones simples y sin proceso de facturación recurrente. El riesgo aparece cuando las facturas empiezan a depender de varias personas, trabajo facturable y no facturable mezclado, tarifas cambiantes o proyectos repetidos de clientes.
Un flujo de trabajo gestionado importa cuando el tiempo facturable registrado y los costes del proyecto deben convertirse en la factura. Everhour admite estado de facturación del proyecto, controles de no facturable a nivel de tarea, tarifas de tarea personalizadas, excepciones de tarifa por miembro e informes de administrador para tiempo facturable, tiempo no facturable, importe facturable y coste. Esa estructura mantiene el trabajo no facturable fuera del total del cliente, al tiempo que lo conserva para los informes internos.
Este contenido es solo para información general, puede no estar totalmente actualizado y se proporciona sin ninguna garantía ni responsabilidad.
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Una factura de cliente debe incluir datos del vendedor y del comprador, número de factura, fecha de emisión, fecha de vencimiento, partidas, subtotal, línea de impuestos cuando corresponda, total adeudado, instrucciones de pago e información de remisión del pago. Añada referencias de contrato, orden de compra o proyecto cuando el cliente las utilice para la aprobación. Para facturas ordinarias del sector privado de Estados Unidos, no existe un único estatuto federal de formato de factura.
Una factura de cliente se prepara habitualmente como una factura cuando el vendedor solicita el pago de bienes o servicios. Es diferente de un recibo, que prueba el pago recibido. También es diferente de una estimación o presupuesto, que aparece antes del trabajo o la venta y describe el precio esperado en lugar de un importe ya adeudado.
El impuesto sobre las ventas no se aplica a todas las facturas de cliente. Estados Unidos utiliza impuestos estatales y locales sobre ventas y uso, no un régimen nacional de facturas de IVA o GST. El tratamiento fiscal depende de las normas estatales y locales aplicables, el nexo, el producto o servicio vendido y dónde recibe el cliente los bienes o servicios.
Un TIN o EIN no se exige automáticamente en todas las facturas de cliente del sector privado. Las empresas usan el Formulario W-9 para proporcionar un Taxpayer Identification Number a pagadores que deben presentar declaraciones informativas del IRS. Las facturas de contratos federales incluyen un TIN solo cuando lo exigen los procedimientos de la agencia, por lo que siga la solicitud de documentación del comprador y los términos del contrato.
El problema de aprobación más común es una discrepancia entre la factura y el proceso de revisión del cliente. Una factura resumida puede atascarse cuando el comprador necesita detalle de tarea, fecha, persona, orden de compra o proyecto. Una factura detallada también puede fallar cuando utiliza nombres internos de tareas que el cliente no puede conectar con el acuerdo firmado.
Everhour admite tiempo facturable y no facturable mediante estado de facturación del proyecto, controles de no facturable a nivel de tarea, tarifas de tarea personalizadas y excepciones de tarifa por miembro. Los informes de administrador pueden mostrar tiempo facturable, tiempo no facturable, importe facturable y coste, de modo que los totales del cliente permanecen separados del trabajo interno que no debe facturarse.
Everhour Billing & Invoicing convierte el tiempo facturable registrado y los gastos en facturas de cliente. Los usuarios pueden seleccionar tiempo y gastos no facturados, previsualizar el desglose, agrupar partidas de factura por proyecto, tarea, persona o fecha, y exportar facturas a QuickBooks Online, Xero o FreshBooks como borradores.
Registre el trabajo facturable y no facturable antes de que empiece la facturación. Everhour ofrece a los equipos controles de facturación de proyectos, exclusiones a nivel de tarea, tarifas personalizadas e informes de facturación que respaldan facturas de cliente precisas.
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