Everhour conecta el trabajo de software facturable con la facturación, mientras esta guía explica los campos que esperan los clientes.
Rellene sus datos, añada líneas de concepto y pulse Imprimir cuando esté listo.
| Descripción | Cant. | Tarifa | Impuesto | Importe |
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La calculadora le da el número — Everhour se encarga del resto.
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Una empresa de software suele facturar según uno de cuatro modelos de facturación: servicios por hora, proyectos de precio fijo, suscripciones o entregas basadas en hitos. La factura debe mostrar el modelo de facturación que el cliente aceptó y, después, traducir el trabajo en cargos claros. Una factura de tiempo y materiales puede enumerar proyecto, tarea, persona, intervalo de fechas, horas, tarifa e importe. Una factura por hito puede nombrar la fase completada y la referencia del contrato.
El documento también debe separar la factura de la documentación cercana. Una cotización o estimación ofrece al cliente una expectativa de precio antes del trabajo. Una orden de compra procede del comprador y autoriza el gasto. Una factura solicita el pago después de que el vendedor haya entregado trabajo facturable, un periodo de suscripción, un gasto reembolsable o un hito acordado. Un recibo demuestra el pago recibido después de que la factura se haya pagado.
Una factura de software práctica incluye el nombre y la dirección del vendedor, el nombre del comprador y el contacto de facturación, el número de factura, la fecha de la factura, la fecha de vencimiento, las partidas, el subtotal, la línea de impuestos cuando corresponda, el total adeudado, las condiciones de pago y los datos de remisión del pago. Las facturas del sector privado en Estados Unidos no siguen un formulario federal prescrito, pero las facturas siguen sirviendo como documentos de respaldo para registros empresariales que muestran ingresos brutos e importes de transacciones.
Las partidas necesitan suficiente detalle para evitar retrabajo. Para trabajo de ingeniería por hora, una línea puede decir: soporte de integración de API, 1-15 de mayo de 2026, 18 horas a 125 $ por hora. Para facturación de suscripciones, la línea debe nombrar el producto, el plan, el periodo de servicio, la cantidad y el precio unitario. Para trabajo de implementación, incluya la referencia del proyecto o del alcance de trabajo para que el aprobador pueda vincular el cargo con el acuerdo.
Estados Unidos no tiene un régimen nacional de facturas de IVA o GST, y no existe un número de registro de IVA o GST de Estados Unidos que colocar en facturas ordinarias. El sales and use tax es estatal y local. Una empresa de software necesita comprobar nexus, ubicación del cliente, imponibilidad del producto o servicio y la tasa estatal y local aplicable antes de añadir una línea de impuestos. La imponibilidad de los servicios cambia según el estado y el tipo de servicio.
Las solicitudes de identificadores fiscales por parte del cliente también necesitan el tratamiento adecuado. Un pagador puede solicitar un Form W-9 para recopilar un Taxpayer Identification Number para informes del IRS, pero eso no crea un campo de factura universal para todas las facturas del sector privado. Las facturas de contratos federales son diferentes. Las reglas FAR definen los campos de una factura correcta, incluidos los datos del contratista, la fecha y el número de factura, las referencias del contrato, las partidas, las condiciones, los datos del beneficiario y los datos TIN o EFT cuando los procedimientos de la agencia los requieran.
Una herramienta de facturación puntual es suficiente cuando necesita un PDF limpio para un trabajo pequeño, un solo cliente o una línea de suscripción fija que rara vez cambia. Funciona bien cuando el importe facturable ya está aprobado, el tratamiento fiscal se conoce y la factura no necesita extraer tiempo de los registros de proyecto. El principal riesgo es la limpieza manual si las horas, tarifas, gastos o descuentos cambian después de redactarla.
Un flujo de trabajo gestionado encaja con equipos de software que facturan desde tiempo facturable, separan el trabajo de producto no facturable del trabajo de cliente o necesitan informes antes de facturar. Everhour admite tiempo facturable y no facturable mediante el estado de facturación del proyecto, controles de no facturable a nivel de tarea, tarifas de tarea personalizadas, excepciones de tarifa de miembro e informes de tiempo facturable, tiempo no facturable, importe facturable y coste. Esa estructura mantiene los totales de la factura vinculados al registro de trabajo.
Este contenido es solo para información general, puede no estar totalmente actualizado y se proporciona sin ninguna garantía ni responsabilidad.
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Una factura de servicios de software debe incluir datos del vendedor y del comprador, un número de factura único, fecha de factura, fecha de vencimiento, partidas, subtotal, línea de impuestos aplicable, total adeudado, condiciones de pago e instrucciones de pago. El trabajo por hora debe mostrar el intervalo de fechas, las horas, la tarifa y la descripción del proyecto o tarea. El trabajo de precio fijo debe identificar el hito, entregable o referencia del contrato.
Una factura de software puede combinar suscripciones y trabajo por hora si cada cargo está claramente separado. Use una línea para el periodo de suscripción, plan, cantidad y precio. Use líneas separadas para horas de implementación, soporte, desarrollo o consultoría. Este diseño permite al cliente encaminar correctamente los cargos recurrentes de software y los cargos de servicios profesionales durante la aprobación.
Toda factura de software no necesita sales tax. El sales and use tax de Estados Unidos depende de las reglas estatales y locales, nexus, la ubicación del comprador y si el producto o servicio de software es imponible en esa jurisdicción. Estados Unidos no utiliza un régimen nacional de facturas de IVA o GST, por lo que no se aplica una única tasa fiscal nacional.
El trabajo de ingeniería no facturable debe quedar fuera de la factura del cliente salvo que el contrato requiera informes informativos. Las correcciones internas de errores, el mantenimiento de producto, la ingeniería de ventas y el tiempo de descubrimiento no pagado aún pueden pertenecer a los registros de la empresa. Mezclar esas horas en líneas facturables crea disputas de aprobación y hace que sea más difícil confiar en los informes de rentabilidad.
Las facturas de software de contratos federales siguen el contrato y los requisitos de factura correcta de FAR. FAR 32.905 enumera campos como nombre y dirección del contratista, fecha y número de factura, referencias de contrato u orden, descripciones, cantidades, precios unitarios y ampliados, condiciones de pago, datos de remesa y datos bancarios TIN o EFT cuando los procedimientos de la agencia los requieran. El calendario de pagos de FAR suele usar un estándar de 30 días.
Everhour permite a los administradores establecer el estado de facturación del proyecto, marcar tareas específicas como no facturables, aplicar tarifas de tarea personalizadas y establecer excepciones de tarifa de miembro. Los informes pueden mostrar tiempo facturable, tiempo no facturable, importe facturable y coste, para que los equipos de software puedan revisar qué corresponde incluir en la factura antes de enviarla.
Everhour Billing & Invoicing convierte tiempo facturable y gastos no facturados en facturas de cliente. Los equipos pueden previsualizar el desglose, agrupar líneas de factura por proyecto, tarea, persona, fecha u otra estructura disponible, y exportar facturas a QuickBooks Online, Xero o FreshBooks como borradores.
Registre tiempo facturable aprobado, excluya tareas no facturables y revise importes antes de facturar. Everhour ofrece a los equipos de software registros listos para facturar vinculados al trabajo de proyecto y a las tarifas del cliente.
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