Everhour mantiene conectadas las horas, tarifas, presupuestos, alertas y aprobaciones de proyectos de Basecamp para un control práctico de costes.
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Dave Jung0:00:00Alejandro Luna0:00:00Dave JungLa calculadora le da el número — Everhour se encarga del resto.
Un clic y ya está cronometrando. Inicie un temporizador, añada una entrada, edite los detalles. Así es exactamente como se siente en Everhour.
Establezca un presupuesto, asigne tarifas y reciba alertas antes de pasarse.
Medición
Controle su presupuesto por tiempo o por costes
Todos los informes que necesita — configurados a su manera, siempre actualizados.
Las horas registradas pasan directamente a una factura pulida — sin copiar y pegar, sin cálculos manuales.
Usted llegó para ver si un proyecto de Basecamp sigue dentro del plan. La vista útil vincula cada tarea pendiente o lista con las horas registradas, una tarifa de coste o facturable, un objetivo de presupuesto y el margen restante. Un responsable puede ver entonces qué parte del proyecto está consumiendo tiempo, qué trabajo aún no ha empezado y qué elementos necesitan una conversación sobre alcance, sobre asignación de personal o con el cliente.
El resultado debe responder a cuatro preguntas de una vez: horas o importe planificados, tiempo real registrado, coste acumulado y presupuesto restante. Para los equipos de servicios, la misma estructura también separa el trabajo facturable, no facturable, de precio fijo y de tiempo y materiales. Una vista de presupuesto clara ofrece a los propietarios un registro con fecha antes de que las facturas, la revisión de la nómina o un resumen mensual del proyecto usen esas cifras.
Empiece con la forma del presupuesto. Un presupuesto de horas funciona cuando la promesa principal es el esfuerzo, como 120 horas para descubrimiento, diseño e implementación. Un presupuesto monetario funciona cuando el plan es un precio o un límite de gasto, como 18.000 $ para un proyecto de cliente con precio fijo. El objetivo necesita un propietario, un periodo y una regla clara sobre si los gastos cuentan dentro del mismo límite.
Las tarifas convierten el tiempo registrado en coste e ingresos. Las tarifas internas de coste muestran lo que consume el trabajo, mientras que las tarifas facturables muestran lo que se debe cobrar al cliente. Una configuración práctica asigna tarifas predeterminadas por persona y luego sustituye una tarifa de proyecto, miembro o tarea solo cuando el contrato fija un precio diferente para el trabajo. Los periodos anteriores necesitan cambios de tarifa fechados para que los informes de margen pasados conserven la tarifa que se aplicaba entonces.
Las desviaciones necesitan puntos de activación antes del análisis posterior. Un proceso de presupuesto útil compara el esfuerzo planificado con el tiempo registrado y muestra el consumo del presupuesto después de cada ronda de entradas. Los umbrales de alerta definidos por administradores, como 50 %, 80 % u otro porcentaje acordado, dan al propietario del proyecto tiempo para reasignar trabajo, reducir el alcance o plantear una solicitud de aprobación del cliente antes de que se agote el límite.
Las estimaciones de tareas pendientes añaden la capa operativa por debajo del presupuesto del proyecto. Una tarea pendiente puede contener el esfuerzo esperado, y después el tiempo registrado muestra las horas restantes o por encima de la estimación para esa tarea. El error es tratar cada elemento por encima de la estimación como un incumplimiento del presupuesto. Una sola tarea puede alargarse mientras el proyecto sigue dentro del plan, especialmente cuando otra lista queda por debajo de la estimación.
Una comprobación puntual del presupuesto basta cuando necesita una lectura en un momento concreto: el objetivo del proyecto, las horas introducidas hasta ahora, la base de tarifas y el consumo actual. Funciona para un pequeño encargo de cliente, una única iniciativa interna o un responsable que prepara una nota semanal de estado. En cuanto las personas siguen registrando tiempo después de la comprobación, la hoja de cálculo empieza a quedarse desfasada.
El control recurrente del presupuesto necesita que el tiempo revisado alimente las cifras. Everhour incorpora controles de seguimiento en Basecamp mediante su extensión de navegador, sincroniza proyectos, listas y tareas pendientes en informes, y permite a los administradores definir reglas de presupuesto por horas, de precio fijo o para trabajo no facturable con alertas por email configurables. Timesheets añade el paso de aprobación antes de que la facturación, la revisión de la nómina o los informes de costes del proyecto dependan de las horas registradas.
Este contenido es solo para información general, puede no estar totalmente actualizado y se proporciona sin ninguna garantía ni responsabilidad.
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Empiece con un objetivo para el proyecto: horas, dinero o un límite de precio vinculado al contrato. Añada la base de tarifas que convierte el tiempo en coste y después decida si los gastos cuentan dentro del mismo límite. Cada tarea pendiente necesita suficiente contexto para conectar el tiempo registrado con la lista, la persona asignada y el paquete de trabajo correctos.
Use tarifas internas de coste para la mano de obra consumida y tarifas facturables para los ingresos de cara al cliente. Un proyecto de precio fijo sigue necesitando tarifas de coste porque el margen depende del coste laboral, no solo del importe de la factura. Un proyecto de tiempo y materiales necesita la regla de facturación, como tarifa de proyecto, persona o tarea, para que el informe muestre correctamente el valor cobrable.
Las alertas corresponden a porcentajes que dejen tiempo para actuar, como 50 %, 80 % o un umbral personalizado elegido por el propietario del presupuesto. Un umbral demasiado cercano al 100 % crea el aviso después de que la mayoría de opciones hayan desaparecido. Una alerta útil nombra el proyecto, la base del presupuesto, el consumo actual y la persona responsable de la siguiente decisión.
El error habitual es leer el exceso de una tarea pendiente como un exceso completo del proyecto. Las estimaciones de tareas pendientes muestran presión a nivel de tarea, mientras que el presupuesto del proyecto muestra el límite total. Revise primero la lista, la persona asignada, el tiempo registrado y la estimación restante, y luego decida si las horas extra pueden absorberse con ahorros en otras partes.
Use las mismas columnas principales y luego interprételas de forma diferente. Un proyecto de precio fijo necesita coste real, consumo de presupuesto y margen porque los ingresos tienen un límite. Un proyecto de tiempo y materiales necesita importe facturable, tiempo no facturable y trabajo no facturado porque los ingresos cambian con las horas y tarifas aprobadas.
Everhour Timesheets recopila las horas semanales de proyecto y las horas de trabajo por persona, y luego permite a los usuarios presentar el tiempo para que lo revise un responsable. Los responsables pueden aprobar, rechazar o aprobar parcialmente el tiempo presentado, el tiempo aprobado permanece bloqueado para los miembros estándar y los administradores pueden corregir las entradas de los miembros del equipo cuando sea necesario.
Everhour Project Budgeting permite a los administradores definir presupuestos de horas o dinero en proyectos de Basecamp y elegir umbrales de alerta por email, incluidos porcentajes personalizados. Los temporizadores en marcha también pueden detenerse después de que se supere un presupuesto cuando la protección del presupuesto está activada, lo que evita que el tiempo nuevo amplíe silenciosamente el exceso.
Use Everhour Timesheets para revisar cada semana las horas de proyectos de Basecamp, aprobar o rechazar el tiempo presentado, bloquear el tiempo aceptado para los miembros estándar y mantener las horas aprobadas disponibles para la facturación y los informes de presupuesto.
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