Everhour integra el seguimiento del tiempo en Basecamp y encamina las horas presentadas hacia revisión.
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El trabajo consiste en convertir el trabajo disperso por proyectos de Basecamp en un registro semanal para cada persona. Necesita fechas, horas efectivamente trabajadas, el proyecto de Basecamp, la lista o tarea pendiente, y notas suficientes para entender el trabajo sin reabrir cada discusión. Una hoja de horas útil da a quien revisa una decisión clara: aprobar, rechazar o pedir una corrección antes de que nómina, facturación o los informes internos usen las horas.
Para un equipo, la hoja de horas también es un punto de control. Todo el mundo puede registrar tiempo durante la semana, pero el responsable revisa los totales frente a las asignaciones, fechas de entrega, ausencias y alcance del cliente antes de cerrar el periodo. El registro debe mostrar quién trabajó, dónde se imputó el tiempo, qué entradas cambiaron tarde y qué horas aprobadas están listas para el siguiente traspaso.
Basecamp organiza el trabajo en torno a proyectos, listas de tareas pendientes, tareas pendientes, asignaciones, subtareas, fechas de entrega, mensajes, archivos y calendarios. Para revisar el tiempo, use la tarea pendiente como unidad principal de seguimiento cuando el trabajo pertenezca a un entregable definido. Los informes de Basecamp de Everhour pueden llevar el proyecto, la tarea pendiente, la lista, el ID de tarea y el estado de la tarea a los informes, para que quienes revisan puedan comparar las horas con la estructura de trabajo que el equipo ya usa.
Una entrada semanal clara tiene una persona, fecha, horas efectivamente trabajadas, proyecto de Basecamp, tarea pendiente o lista, y un comentario breve para excepciones. Use comentarios para el trabajo que comenzó a partir de un mensaje, archivo o elemento del calendario, y después impute el tiempo a la tarea pendiente más cercana que represente el entregable. Separe el trabajo facturable y no facturable antes de la aprobación, porque esa decisión cambia las facturas, los informes de costes y los totales del cliente.
La revisión semanal solo funciona si el periodo se cierra. Fije una fecha límite de presentación, revise los totales diarios y compruebe las entradas que parezcan inusualmente altas, falten o estén fuera de patrón. Las hojas de horas de Everhour permiten que los miembros del equipo presenten horas semanales de proyecto u horas de trabajo, y los responsables pueden aprobar, rechazar o aprobar parcialmente el tiempo presentado. El rechazo debe indicar la entrada exacta que necesita una corrección, como la tarea pendiente, la fecha o si es facturable.
Los periodos bloqueados protegen el registro después de la revisión. El tiempo presentado queda bloqueado salvo que se retire o rechace, y el tiempo aprobado permanece bloqueado para los miembros ordinarios en Everhour. Las correcciones de los administradores siguen necesitando una vía controlada, porque los equipos de nómina y facturación necesitan saber qué totales cambiaron después de la revisión. El historial de actividad, los recordatorios, la codificación por colores y la visibilidad de cambios posteriores dan a los responsables señales concretas antes de que una edición tardía llegue a nómina o facturación.
Una hoja de horas puntual funciona para un proyecto corto con pocos colaboradores, sin ciclo de aprobación recurrente y sin cambios de tarifas. Las filas exportadas pueden responder a una pregunta limitada, como el total de horas por persona para una semana. El riesgo aumenta cuando las mismas horas alimentan la facturación al cliente, el coste laboral, la revisión de horas extra o la preparación de nóminas, porque las ediciones tardías y las reglas mixtas sobre si el trabajo es facturable cambian los totales posteriores.
Un flujo gestionado encaja con equipos que necesitan mantener conectadas las tareas pendientes de Basecamp, las horas presentadas, las tarifas, las aprobaciones, los bloqueos, las correcciones, los informes y las exportaciones. Everhour añade controles de seguimiento basados en navegador dentro de Basecamp y después encamina el tiempo aprobado a informes, presupuestos, facturas y exportaciones de hojas de horas del equipo. Use esa estructura cuando el registro semanal tenga que resistir la revisión, las correcciones y el traspaso a contabilidad o nómina.
Este contenido es solo para información general, puede no estar totalmente actualizado y se proporciona sin ninguna garantía ni responsabilidad.
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Revise el tiempo después de que cierre la semana, antes de que los totales lleguen a nómina, facturación o informes de proyecto. El responsable debe comparar las horas diarias de cada persona con las tareas pendientes de Basecamp asignadas, las fechas de entrega, los comentarios, las ausencias y el alcance del cliente. Las entradas con notas que falten, fechas incorrectas, horas duplicadas o entregables poco claros deben volver a la persona trabajadora para su corrección antes de la aprobación.
Las horas de proyecto explican dónde se realizó el trabajo. Las horas de trabajo explican la asistencia, la capacidad o la revisión de la nómina. Los equipos que facturan a clientes normalmente necesitan horas de proyecto vinculadas a tareas pendientes, listas y proyectos de Basecamp. Los equipos que también revisan la asistencia necesitan horas de trabajo en el mismo ciclo semanal, para que el tiempo remunerado, las ausencias y el tiempo efectivo de proyecto sigan visibles antes de cerrar los totales.
Las ediciones tardías de fecha, persona, tarea pendiente de Basecamp, horas trabajadas, si es facturable o notas debilitan el registro porque cada campo cambia el resultado de la revisión. Las ediciones más perjudiciales se producen después de la aprobación, cuando facturación o nómina ya han usado el total. Un periodo cerrado necesita una vía de corrección visible, no cambios informales en una hoja de cálculo separada.
Registre al nivel de tarea pendiente cuando exista un entregable definido, porque quien revisa puede conectar las horas con el trabajo asignado. Use un resumen de lista o proyecto solo para trabajo que abarque varias tareas pendientes, como la coordinación del proyecto. Las entradas amplias a nivel de proyecto se vuelven difíciles de auditar cuando varias personas trabajaron en distintas partes del mismo proyecto.
Las ausencias pertenecen a la misma vista de revisión cuando los responsables comparan la capacidad programada con las horas efectivamente trabajadas. Manténgalas separadas de las horas de tareas de proyecto, y después revise ambos totales antes de la aprobación. Esa separación evita que las vacaciones, bajas por enfermedad o festivos inflen el trabajo del cliente, sin dejar de dar a quienes revisan nómina o asignación de personal la imagen semanal completa de cada persona.
Everhour mantiene las tarifas internas de coste separadas de las tarifas de facturación orientadas al cliente, y después aplica valores predeterminados por persona o ajustes específicos por proyecto al trabajo registrado de Basecamp. El historial de tarifas por fecha conserva los cálculos anteriores después de un cambio de tarifa, y el trabajo facturable puede valorarse por proyecto, miembro o tarifa personalizada de tarea cuando el contrato del cliente lo requiere.
Everhour admite hojas de horas presentadas, aprobación del responsable, rechazo, aprobación parcial y periodos bloqueados para el tiempo revisado. Las horas presentadas permanecen bloqueadas salvo que se retiren o rechacen, y las horas aprobadas permanecen bloqueadas para los miembros ordinarios, mientras que los administradores pueden corregir entradas de miembros del equipo cuando la revisión de nómina o facturación requiere un cambio controlado.
Registre el trabajo de Basecamp con tarifas que coincidan con el contrato, y después apruebe, bloquee, informe y exporte el tiempo revisado. Everhour mantiene las tarifas de coste y de facturación por fecha conectadas a cada registro semanal.
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