Everhour facilita la revisión de la nómina con tarjetas de tiempo y exportaciones, mientras que la nómina manual requiere pasos exactos del bruto al neto.
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El cálculo manual de la nómina responde a una pregunta práctica: cuánto ha ganado un empleado durante el periodo de pago, cuánto debe retenerse y qué importe recibe el empleado. Empiece con los salarios brutos procedentes del salario fijo, las horas trabajadas, las horas extra, los salarios complementarios, las vacaciones pagadas u otros importes pagados. Después aplique la retención federal del impuesto sobre la renta, la Social Security del empleado, Medicare del empleado, cualquier retención obligatoria de Additional Medicare, la retención estatal o local y las deducciones del empleado.
Para la nómina de EE. UU., la base federal usa el Form W-4 del empleado y los métodos de retención de IRS Publication 15-T. Los empleadores también calculan por separado los impuestos a cargo del empleador, incluida la aportación equivalente de Social Security y Medicare, FUTA y el impuesto estatal de desempleo cuando corresponda. La frecuencia estatal de pago, la retención estatal sobre la renta, las bases salariales de SUTA y las obligaciones de permisos retribuidos dependen de la ley estatal, por lo que una comprobación manual de nómina está incompleta sin la ubicación de trabajo del empleado y las normas estatales aplicables.
Para la nómina por horas, multiplique las horas ordinarias por la tarifa ordinaria y después añada las horas extra si corresponden. Los empleados cubiertos no exentos deben recibir pago de horas extra a no menos de una vez y media la tarifa ordinaria por las horas trabajadas por encima de 40 en una semana laboral fija de 168 horas. Promediar horas durante dos o más semanas no está permitido según la norma federal de horas extra.
Por ejemplo, un empleado cubierto no exento gana 20 $ por hora y trabaja 50 horas en una semana laboral fija. El pago ordinario es 40 horas por 20 $, es decir, 800 $. El pago de horas extra es 10 horas por 30 $, es decir, 300 $. El salario bruto es de 1.100 $ antes de impuestos y deducciones. La Social Security del empleado es de 68,20 $, y Medicare del empleado es de 15,95 $, antes de la retención federal del impuesto sobre la renta de Publication 15-T y cualquier retención estatal o local.
La retención federal del impuesto sobre la renta procede del Form W-4 del empleado y del método de tramos salariales o de porcentaje del IRS en Publication 15-T. Para los Forms W-4 de 2020 y posteriores, la retención usa el estado civil fiscal, ajustes por varios empleos, créditos, otros ingresos, deducciones y retención adicional. Los Forms W-4 válidos anteriores a 2020 todavía pueden usar cálculos basados en exenciones o el puente computacional opcional.
Para salarios pagados en 2026, la Social Security del empleado es del 6,2 % solo hasta la base salarial anual de 184.500 $. Medicare del empleado es del 1,45 % sobre todos los salarios cubiertos, sin límite salarial. Los empleadores deben empezar a retener Additional Medicare Tax al 0,9 % en el periodo de pago en el que los salarios pagados a un empleado superen los 200.000 $ durante el año natural. FUTA es solo a cargo del empleador y no reduce el salario neto del empleado.
Un cálculo manual puntual es suficiente cuando necesita verificar un cheque de pago, estimar el salario neto o auditar un periodo de pago. Funciona mejor cuando el empleado tiene una tarifa, una ubicación de trabajo, ninguna deducción inusual y ningún problema de base salarial acumulada en el año. El cálculo manual se vuelve más lento cuando la nómina incluye varias tarifas, salarios complementarios, deducciones cambiantes, tiempo pagado no trabajado u horas extra que deben revisarse antes de la nómina.
Un flujo de trabajo gestionado se vuelve necesario cuando la nómina depende de totales diarios de horas de trabajo, aprobaciones y registros limpios para el traspaso. Las tarjetas de tiempo de Everhour facilitan la revisión de la nómina con totales diarios, semanales y mensuales de horas de trabajo, comparaciones entre horas de proyecto y horas de trabajo, informes de Team Hours y exportaciones en PDF, CSV o XLSX. Esos registros no sustituyen las normas de retención fiscal, pero proporcionan a nómina las horas aprobadas necesarias antes de iniciar el cálculo del bruto al neto.
Este contenido es solo para información general, puede no estar totalmente actualizado y se proporciona sin ninguna garantía ni responsabilidad.
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Necesita los salarios brutos del empleado para el periodo de pago, los datos del Form W-4, la frecuencia de pago, los salarios acumulados en el año, las deducciones antes de impuestos, las deducciones después de impuestos, el estado de trabajo, la ubicación fiscal local si corresponde y cualquier pago salarial complementario. Para empleados por horas, también necesita las horas ordinarias, las horas extra, la tarifa de pago y si el trabajador es un empleado cubierto no exento.
El cálculo manual del salario neto resta del salario bruto las retenciones del empleado y las deducciones del empleado. Los impuestos de nómina del empleador se calculan por separado y no reducen el cheque de pago del empleado. Para 2026, los impuestos federales a cargo del empleador incluyen un 6,2 % de Social Security hasta la base salarial de 184.500 $, un 1,45 % de Medicare sin límite salarial y FUTA sobre los primeros 7.000 $ de salarios, sujeto al crédito estatal por desempleo.
Para los Forms W-4 de 2020 y posteriores, la retención federal cambia cuando el empleado introduce el estado civil fiscal, ajustes por varios empleos, créditos por dependientes, otros ingresos, deducciones o retención adicional. Los Forms W-4 válidos anteriores a 2020 todavía pueden usar exenciones salvo que el empleador aplique el puente computacional opcional. El mismo salario bruto puede producir una retención federal distinta porque los datos del W-4 son diferentes.
La FLSA no exige pago por tiempo no trabajado, incluidas vacaciones, bajas por enfermedad o festivos. Cuando un empleador proporciona pago de vacaciones, ese pago está sujeto a retención como salario. Si el pago de vacaciones se abona como una suma global adicional, puede tratarse como salario complementario en lugar de salario ordinario para la retención federal.
El error más común es mezclar las deducciones del salario neto del empleado con los impuestos de nómina que son solo del empleador. FUTA, Social Security del empleador, Medicare del empleador y el impuesto estatal de desempleo afectan al coste del empleador, no al salario neto que se lleva el empleado. Otro error frecuente es promediar horas entre varias semanas, aunque los empleados cubiertos no exentos deben recibir horas extra federales después de 40 horas en cada semana laboral fija de 168 horas.
Las tarjetas de tiempo de Everhour muestran totales diarios, semanales y mensuales de horas de trabajo para que nómina pueda revisar las horas aprobadas antes de calcular el salario bruto. Los equipos pueden comparar horas de proyecto con horas de trabajo, revisar Team Hours y exportar datos de tarjetas de tiempo en PDF, CSV o XLSX para registros de nómina.
Use las tarjetas de tiempo de Everhour para revisar los totales de horas de trabajo, aprobar el tiempo semanal y exportar registros listos para nómina antes de que el cálculo manual del bruto al neto empiece con horas exactas.
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