Los partes de horas de Everhour comparan las horas de proyecto con las horas de trabajo, lo que ofrece a los directores de proyecto datos más limpios para comprobar la utilización.
Mida la utilización facturable frente a la capacidad total y vea exactamente cuántas horas deja sobre la mesa cada periodo.
Horas de trabajo en este periodo
Media del sector para agencias: 75 a 85 %
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La utilización del director de proyecto responde a una pregunta práctica: ¿qué proporción del tiempo de trabajo disponible se dedicó a trabajo de gestión de proyectos facturable al cliente? El numerador es el tiempo facturable del director de proyecto. El denominador es la base de horas disponibles que elija su empresa, normalmente la capacidad semanal fija o el tiempo de trabajo neto tras las ausencias aprobadas.
El trabajo del director de proyecto incluye objetivos, alcance, tareas, entregables, recursos, comunicación con las partes interesadas, control de riesgos, informes y documentación. Una calculadora solo ofrece una tasa útil después de clasificar esas actividades según el acuerdo con el cliente. Las reuniones de dirección con el cliente pueden ser facturables en un encargo y gastos generales internos en otro.
Utilice esta fórmula: tasa de utilización = horas facturables ÷ horas disponibles × 100. Un director de proyecto con 29 horas facturables de proyecto de cliente en una semana de capacidad de 40 horas tiene una utilización del 72,5 %. Las 11 horas restantes cubren planificación interna, informes de estado, coordinación del equipo y otro trabajo no facturable.
Si la empresa registra el valor facturable estándar, multiplique las horas facturables por la tarifa de facturación del director de proyecto. Con una tarifa horaria estándar de 145 $, 29 horas facturables suponen 4.205 $ de valor facturable registrado antes de cualquier reducción, descuento o tiempo de cliente no facturado. La utilización mide el uso del tiempo, mientras que la realización mide el trabajo facturable facturado dividido por el trabajo facturable.
Un denominador de capacidad fija compara las horas facturables del director de proyecto con una base estándar, como 40 horas por semana. Eso ofrece una visión de planificación estable entre personas y periodos. Un denominador de horas registradas compara las horas facturables con las horas registradas, pero el subregistro del tiempo no facturable infla la tasa y hace que los managers parezcan más utilizados de lo que estuvieron.
Un denominador de tiempo de trabajo neto excluye las vacaciones o enfermedades de las horas disponibles, lo que reduce la distorsión estacional. La ley federal de EE. UU. no define el empleo a tiempo completo, y la FLSA no exige el pago del tiempo no trabajado, incluidas vacaciones, baja por enfermedad o festivos. El denominador debe seguir la política del empleador, la categoría del trabajador, los términos del contrato y el propósito del informe.
Un cálculo puntual basta para una comprobación semanal, una conversación sobre dotación de personal o una comparación aproximada con una banda de planificación de recursos de proyecto del 70-80 %. Esa banda deja el 20-30 % del tiempo disponible para trabajo no facturable, aprendizaje, inactividad o contingencia. Es una referencia de planificación, no una regla universal específica para directores de proyecto.
Un flujo de trabajo gestionado importa cuando la utilización alimenta la planificación de capacidad, la revisión de nóminas, la revisión de facturación o los informes de margen de cliente. Los partes de horas de Everhour muestran totales diarios, semanales y mensuales de horas de trabajo, comparan horas de proyecto con horas de trabajo y admiten exportaciones aprobadas antes de que los equipos de nóminas o facturación utilicen los números.
Este contenido es solo para información general, puede no estar totalmente actualizado y se proporciona sin ninguna garantía ni responsabilidad.
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Las horas facturables del director de proyecto son horas vinculadas a trabajo de gestión de proyectos cobrable al cliente según los términos del encargo. Las sesiones de alcance, reuniones con partes interesadas, coordinación de entregas, revisiones de riesgos, documentación e informes cuentan solo cuando el contrato con el cliente las trata como trabajo de proyecto cobrable. Las reuniones internas de estado, el apoyo a ventas, la contratación, la formación y la administración general suelen quedar fuera del numerador facturable.
Una banda del 70-80 % funciona como referencia de planificación de recursos de proyecto cuando los directores de proyecto necesitan tiempo para coordinación, informes internos, aprendizaje y contingencia. No es un objetivo legal de EE. UU. ni una regla universal para directores de proyecto. Los directores de proyecto sénior, responsables de entrega y managers de personas a menudo necesitan un objetivo facturable más bajo porque asumen más responsabilidad de coordinación interna.
El tiempo de elaboración de informes cuenta cuando el encargo con el cliente trata los informes como trabajo de proyecto cobrable. La encuesta State of Project Management 2021 de Wellingtone informó de que aproximadamente la mitad de los encuestados dedicaba al menos un día al mes a generar informes, por lo que los equipos deben clasificar los informes con claridad en lugar de enterrarlos dentro del tiempo administrativo genérico.
Las ausencias aprobadas deben reducir las horas disponibles cuando mide la utilización del tiempo de trabajo. Incluir vacaciones, enfermedad o ausencias similares en el denominador reduce la tasa aunque el director de proyecto no estuviera disponible para trabajo de cliente. Para una visión de capacidad bruta, mantenga la semana completa de 40 horas y etiquete el informe en consecuencia.
La utilización no es lo mismo que el índice de rendimiento del cronograma ni el índice de rendimiento de costes. La utilización mide las horas facturables del director de proyecto divididas por las horas disponibles. SPI equivale al valor ganado dividido por el valor planificado, y CPI equivale al valor ganado dividido por el coste real. Esas métricas de valor ganado miden el rendimiento del cronograma y los costes del proyecto, no el uso facturable de la capacidad del director de proyecto.
Los partes de horas de Everhour apoyan la revisión de nóminas con totales diarios, semanales y mensuales de horas de trabajo, comparaciones entre horas de proyecto y horas de trabajo, informes de Team Hours y exportaciones en PDF, CSV o XLSX. Eso ofrece a los managers un registro más limpio antes de que los resultados de utilización pasen a comprobaciones de nómina, revisión de facturación o informes de capacidad.
Registre horas de trabajo, horas de proyecto, aprobaciones y exportaciones en Everhour para que la utilización de directores de proyecto siga vinculada a la revisión de nóminas, las comprobaciones de facturación y la planificación de capacidad.
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