Everhour verbindet Agenturzeit, Reporting und Rechnungsstellung, während PR-Abrechnung weiterhin von jedem Kundenvertrag abhängt.
Tragen Sie Ihre Daten ein, fügen Sie Positionen hinzu und klicken Sie auf Drucken, wenn Sie fertig sind.
| Beschreibung | Menge | Satz | Steuer | Betrag |
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Der Rechner liefert Ihnen die Zahl — Everhour übernimmt den Rest.
Ein Klick und die Zeit läuft. Starten Sie einen Timer, fügen Sie einen Eintrag hinzu, bearbeiten Sie die Details. Genau so fühlt es sich in Everhour an.
Legen Sie ein Budget fest, weisen Sie Sätze zu und werden Sie benachrichtigt, bevor Sie es überschreiten.
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Jeder Bericht, den Sie brauchen — nach Ihren Wünschen konfiguriert, immer aktuell.
Erfasste Stunden fließen direkt in eine ansprechende Rechnung — kein Kopieren und Einfügen, kein manuelles Rechnen.
Eine Rechnung einer PR-Agentur macht vom Kunden genehmigte Arbeit zu einem klaren Abrechnungsdokument für eine Kampagne, ein Projekt oder einen Retainer-Vertrag. Die Rechnung sollte den Kunden, die Agentur, das Rechnungsdatum, die Rechnungsnummer, die Zahlungsbedingungen, die Engagement-Referenz, den Leistungszeitraum und die konkret abgerechnete Arbeit ausweisen. Für PR-Teams umfasst diese Arbeit üblicherweise Media Relations, Krisenkommunikation, Content-Erstellung, Events, Social Media, Reputationsmanagement, Stakeholder-Engagement, Recherche, Planung, Budgetierung und Evaluation.
Die stärksten Rechnungen spiegeln die kommerzielle Struktur aus Briefing oder Angebot wider. Eine monatliche Retainer-Rechnung kann die Retainer-Gebühr, alle genehmigten Zusatzleistungen und erstattungsfähige Kosten ausweisen. Eine Kampagnenrechnung kann Arbeit nach Launch-Phase, Event, Deliverable oder Meilenstein gruppieren. Eine Projektrechnung kann Strategie, Umsetzung, Reporting und Durchlaufkosten trennen, damit der Kunde den Betrag freigeben kann, ohne eine neu geschriebene Rechnung anzufordern.
Die Abrechnung einer PR-Agentur beginnt in der Regel vor der ersten Rechnung. Ein Kundenbriefing oder RFP definiert oft, ob es sich um eine Kampagne, ein Projekt oder einen Retainer-Vertrag handelt, plus das erwartete Budget, den Pitch-Zeitplan, die Vertragsvereinbarung und das Startdatum. Ihre Rechnung sollte dieser Struktur folgen, anstatt jeden Kunden in dasselbe Positionenmuster zu zwingen.
Ein Retainer-Mandat kann eine wiederkehrende Position wie „Monatlicher PR-Retainer, Media Relations und Account Management, Juni 2026" verwenden. Eine Kampagnenrechnung kann Meilensteinpositionen wie „Media Outreach zum Produktlaunch, Phase 2" verwenden. Genehmigte Durchlaufkosten, etwa für Location, Monitoring, Reise oder Produktion, gehören auf separate Zeilen, wenn der Vertrag sie als zusätzliche Kosten behandelt.
Die Vereinigten Staaten haben kein nationales VAT- oder GST-Rechnungsregime, und Unternehmen der Privatwirtschaft folgen keinem vorgeschriebenen bundesweiten Rechnungsformat. Rechnungen dienen als Belege für Geschäftsunterlagen, und die Behandlung von Sales and Use Tax hängt von Bundesstaats- und lokalen Regeln, Nexus, Steuerpflichtigkeit von Produkt oder Dienstleistung und dem Ort des Verkaufs ab. Eine PR-Agentur sollte vermeiden, eine generische nationale Steuerzeile hinzuzufügen.
Die Steuerpflichtigkeit von Dienstleistungen variiert je nach Bundesstaat und Dienstleistungsart. Kalifornien besteuert im Allgemeinen Einzelhandelsverkäufe von materiellen persönlichen Gegenständen und nur einige Dienstleistungs- oder Arbeitskosten, während Texas 16 breite Kategorien steuerpflichtiger Dienstleistungen definiert. Zahlungsbedingungen und Verzugsgebühren sind bei PR-Agenturarbeit ebenfalls vertraglich definiert. Nennen Sie das Fälligkeitsdatum, die akzeptierte Zahlungsmethode und jede Verzugsgebühr genau so, wie es die Engagement-Vereinbarung erlaubt.
Eine kostenlose Rechnungs-App reicht aus, wenn Sie eine saubere Rechnung für ein einzelnes PR-Projekt, einen kleinen Retainer oder eine vom Kunden genehmigte Auslagenerstattung benötigen. Sie funktioniert, wenn die Abrechnungseingaben bereits feststehen: Leistungszeitraum, vereinbarte Gebühr, erstattungsfähige Kosten, steuerliche Behandlung, Zahlungsbedingungen und der Genehmigungskontakt des Kunden.
Ein verwalteter Workflow ist wichtig, wenn mehrere Account Leads, Kampagnen und Kunden in denselben Abrechnungszyklus einfließen. Everhour Reporting bietet PR-Agenturen anpassbare Berichte mit 45+ Spalten, Gruppierung, Filtern, Exporten und geplanter E-Mail-Zustellung, sodass genehmigte abrechenbare Zeit, nicht abrechenbare Arbeit, Kosten, Kunde, Projekt, Mitglied und Rechnungsstatus die Rechnung stützen können, statt in verstreuten Tabellen zu liegen.
Dieser Inhalt dient nur der allgemeinen Information, ist möglicherweise nicht vollständig aktuell und wird ohne jegliche Gewährleistung oder Haftung bereitgestellt.
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Eine Rechnung einer PR-Agentur sollte Agentur- und Kundendaten, Rechnungsdatum, Rechnungsnummer, Leistungszeitraum, Engagement-Referenz, Positionen, erstattungsfähige Auslagen, Zahlungsbedingungen, Fälligkeitsdatum und Zahlungsdetails enthalten. Positionen sollten zur Vertragsstruktur passen, etwa monatlicher Retainer, Kampagnenmeilenstein, Projektphase, Media Outreach, Event-Support, Reporting oder genehmigte Durchlaufkosten.
Ein Retainer sollte als klare wiederkehrende Gebühr erscheinen, die an den Vertragszeitraum gebunden ist, etwa „Monatlicher PR-Retainer, Juni 2026". Zusätzliche Arbeit sollte separate Zeilen verwenden, wenn der Vertrag sie als außerhalb des Retainers behandelt. Genehmigte erstattungsfähige Kosten sollten ebenfalls separat bleiben, da Kunden Agenturgebühren und Drittanbieter-Kosten oft nach unterschiedlichen Genehmigungsregeln prüfen.
PR-Agenturen in den Vereinigten Staaten verwenden kein nationales VAT- oder GST-Rechnungsregime. Verpflichtungen zu Sales and Use Tax werden von Bundesstaats- und lokalen Rechtsräumen festgelegt. Die Steuerpflichtigkeit von Dienstleistungen variiert je nach Bundesstaat und Dienstleistungsart, daher sollte eine PR-Agentur die steuerliche Behandlung anwenden, die zum Käuferstandort, zur verkauften Dienstleistung, zu Nexus-Regeln und zu jeder Registrierungspflicht auf Bundesstaatsebene passt.
Gemischte Abrechnungszeilen verzögern die Freigabe. Ein Kunde sollte Retainer, zusätzlichen Leistungsumfang, Durchlaufkosten und steuerliche Behandlung nicht manuell trennen müssen. Verwenden Sie separate Zeilen für Agenturgebühren, genehmigte Zusatzleistungen, erstattungsfähige Kosten, Rabatte und Steuern, wo anwendbar. Fügen Sie die genehmigte Kampagne, das Projekt, die PO oder den Vertrag bei oder verweisen Sie darauf, wenn der Genehmigungsprozess des Kunden dies verlangt.
KPI-Reporting gehört auf die Rechnung, wenn der Vertrag es zu einem abgerechneten Deliverable oder einer Meilensteinbedingung macht. PRCA-Leitlinien rahmen PR-KPIs um Outputs, Outcomes und Impact, wobei kommerzielle und Kommunikationsmetriken zu Beginn vereinbart werden. Die Rechnung kann auf den Berichtszeitraum oder das Deliverable verweisen, während der detaillierte KPI-Bericht ein separates Kundendokument bleiben sollte.
Everhour Reporting lässt PR-Agenturen Berichte mit 45+ Spalten, Filtern, Gruppierung, Datumsbereichen und Exporten erstellen. Account Leads können Zeit- und Abrechnungsdaten nach Kunde, Projekt, Mitglied, Aufgabe, abrechenbarer Zeit, nicht abrechenbarer Zeit, Rechnungsstatus, Arbeitskosten, Gewinn und Integrationsfeldern gruppieren, bevor Finance die Rechnung vorbereitet.
Everhour Billing & Invoicing kann Rechnungen aus noch nicht abgerechneter abrechenbarer Zeit und Auslagen generieren. Rechnungsdaten können nach Projekt, Aufgabe, Person, Datum oder anderen verfügbaren Aufschlüsselungen gruppiert werden, während nicht abrechenbare Aufgaben aus abrechenbaren Summen ausgeschlossen bleiben und abgerechnete Zeit markiert wird, um versehentliche Wiederverwendung zu verhindern.
Verwenden Sie Everhour Reporting, um Kunde, Kampagne, abrechenbare Zeit, Auslagen und Rechnungsstatus vor der Abrechnung zu organisieren, damit PR-Rechnungen durch klare Agenturaufzeichnungen gestützt werden.
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