Everhour transforme le temps suivi en rapports et en relevés de facturation, tandis qu'une politique claire définit comment les employés enregistrent le travail.
Saisissez vos heures d'arrivée et de départ pour chaque jour. Les heures supplémentaires et le salaire brut sont calculés automatiquement.
| Jour | Arrivée | Début de pause | Fin de pause | Pause | Départ | Total |
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Le calculateur vous donne le chiffre — Everhour prend le relais.
Un clic et le chronomètre tourne. Démarrez un minuteur, ajoutez une entrée, modifiez les détails. C'est exactement la sensation que vous aurez dans Everhour.
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Une politique écrite transforme les saisies de temps quotidiennes en relevés cohérents pour la paie, la facturation et l'examen par les managers. Aux États-Unis, les employeurs couverts doivent conserver des relevés exacts pour les travailleurs non exemptés en vertu de la FLSA, mais la loi fédérale n'exige pas un formulaire ou un système précis d'enregistrement du temps. Votre politique doit nommer les groupes de travailleurs qu'elle couvre, la méthode d'enregistrement du temps et la personne responsable de l'examen.
La politique doit séparer les règles d'enregistrement du temps des promesses de rémunération. Pour les employés couverts par les dispositions de la FLSA sur le salaire minimum ou les heures supplémentaires, les relevés de l'employeur doivent inclure les heures travaillées chaque jour de travail et le total des heures travaillées chaque semaine de travail. Les règles des États sur les salaires, les heures supplémentaires, la protection de la vie privée et la surveillance des employés peuvent ajouter des exigences, de sorte qu'un modèle national doit prévoir un espace pour les règles propres à chaque lieu.
Une politique complète explique les champs requis avant que quiconque soumette une feuille de temps. Incluez le nom de l'employé, la date de travail, le projet ou le service, l'heure de début, l'heure de fin, la pause repas, le total des heures travaillées, le statut facturable ou non facturable, les commentaires pour les corrections et l'approbation du manager. Pour la facturation client, ajoutez les champs client, tâche, taux et statut de facture en dollars américains pour les utilisateurs américains.
La semaine de travail doit avoir une définition fixe. En vertu de la FLSA, une semaine de travail est une période fixe et régulièrement récurrente de sept périodes consécutives de 24 heures, totalisant 168 heures. Les employés non exemptés couverts doivent recevoir une rémunération des heures supplémentaires pour les heures travaillées au-delà de 40 heures dans une semaine de travail, à un taux au moins égal à une fois et demie le taux régulier. Les heures ne peuvent pas être moyennées sur deux semaines de travail ou plus aux fins des heures supplémentaires de la FLSA.
Une erreur fréquente consiste à rédiger une politique qui dit que les employés doivent être exacts sans définir le processus de correction. Indiquez la date limite de soumission du temps, le canal pour corriger les pointages manqués ou les erreurs de projet, et la personne qui approuve les modifications. La politique doit également dire que les managers ne peuvent pas demander aux employés de ne pas enregistrer des heures travaillées.
Le libellé concernant les week-ends et les jours fériés doit être précis. La FLSA n'exige pas de majoration pour heures supplémentaires uniquement pour le travail le samedi, le dimanche, un jour férié ou un jour de repos régulier, sauf si la règle hebdomadaire des heures supplémentaires est déclenchée ou si une autre loi ou un autre accord s'applique. Si une règle d'État, un manuel, un accord syndical ou un contrat de travail accorde une rémunération supplémentaire pour ces jours, la politique doit nommer cette source.
Un modèle convient à une petite équipe qui a besoin d'une règle écrite unique, d'un processus d'examen hebdomadaire unique et d'un relevé de base des heures. Il aide aussi les nouveaux employés à comprendre ce qui compte comme temps de travail, quels champs ils doivent remplir et quel manager approuve leur temps avant la paie ou la facturation.
Un workflow géré convient aux équipes qui ont besoin de rapports récurrents, d'un historique des approbations et d'une visibilité au niveau des projets. Everhour Reporting transforme le temps enregistré, les budgets, les coûts et les données de projet en rapports personnalisables avec plus de 45 colonnes, des filtres, des regroupements, des exportations, l'envoi planifié par e-mail, des tableaux de bord de rentabilité et une visibilité sur les heures supplémentaires via Team Hours et des rapports personnalisés.
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Une politique doit couvrir le périmètre des travailleurs, les champs de temps requis, la définition de la semaine de travail, les délais de soumission, les étapes d'approbation, les règles de correction, la conservation des relevés, les avis de confidentialité et les règles propres à chaque lieu. Pour les employés non exemptés couverts par la FLSA, les relevés doivent indiquer les heures travaillées chaque jour de travail et le total des heures travaillées chaque semaine de travail.
Les règles fédérales de tenue des relevés de la FLSA exigent que les employeurs couverts conservent des relevés exacts pour les travailleurs non exemptés, mais elles n'exigent pas une pointeuse, une application, un formulaire papier ou un système d'enregistrement du temps spécifique. La méthode choisie doit produire des relevés complets et exacts qui soutiennent les obligations relatives aux salaires, aux heures supplémentaires et à la conservation des relevés.
La base fédérale indique que les employés non exemptés couverts doivent recevoir une rémunération des heures supplémentaires pour les heures travaillées au-delà de 40 heures dans une semaine de travail fixe de 168 heures, à un taux au moins égal à une fois et demie le taux régulier. Le droit de l'État, le droit local, les contrats ou les politiques de l'employeur peuvent ajouter des règles d'heures supplémentaires plus protectrices.
Les employeurs doivent conserver les relevés de paie pendant au moins trois ans et les relevés de base du temps et des gains, comme les cartes ou feuilles quotidiennes indiquant les heures de début et de fin, pendant au moins deux ans. Une politique doit attribuer la responsabilité des relevés et décrire où les feuilles de temps approuvées, les corrections et les justificatifs de paie sont stockés.
La politique doit dire quelles données de temps des employés l'entreprise collecte, pourquoi elle les collecte, qui peut y accéder et combien de temps elle les conserve. Les obligations américaines en matière de confidentialité sont sectorielles et dépendent des États. La Section 5 du FTC Act exige également que les entreprises évitent les pratiques déloyales ou trompeuses concernant les informations personnelles.
Everhour Reporting convertit le temps approuvé en rapports configurables avec plus de 45 colonnes, des filtres de métadonnées, des regroupements, des plages de dates et des exportations en CSV, Excel/XLSX ou PDF. Les équipes peuvent utiliser ces rapports pour examiner les heures, le temps facturable, les coûts de main-d'œuvre, le statut des factures, les budgets et la visibilité sur les heures supplémentaires.
Everhour Timesheets permet aux employés de soumettre des heures de projet hebdomadaires ou des heures de travail à l'examen d'un manager. Les managers peuvent approuver, rejeter ou approuver partiellement le temps soumis, et le temps approuvé reste verrouillé pour les membres réguliers, ce qui empêche les relevés de paie et de facturation de changer après l'examen.
Utilisez Everhour Reporting pour relier les saisies de temps approuvées à des rapports regroupés, à l'envoi planifié, aux exportations et à la visibilité sur les heures supplémentaires, afin que la politique produise des relevés utilisables plutôt que des feuilles de temps dispersées.
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